Atividade Individual Gestão de Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Gestão de Projetos	Módulo: MBA_GPRJMBAEAD
Aluno: Bruno Campos Lima	Turma: 24_25112019_1
Tarefa: Análise do Evento da CCC sob a ótica da Gestão de Projetos.
Características do projeto
Segundo disposto no Guia PMBOK (PMI, 2013a:3) Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo Já conforme disposto pela (ABNT, 2000:2) É um processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos. A empresa CCC tem um perfil tradicional, atua no segmento de roupas no atacado. Identificou um gap referente ao marketing da empresa, e pensando em fortaceler sua marca, adquiriu a empresa DT Produções principalmente pelo know-how que possue, sendo responsável em elaborar e executar este projeto. Para ser denominado um projeto, o evento que será patrociando pela CCC e executado pela DT Produções, deve possuir características essenciais para ser reconhecido com tal, que segundo (DO VALLE et. al,2014) são: Temporariedade, singulariedade e progressividade. Temporariedade: Indica que todo projeto, tem um prazo de início e de fim bem estabelecidos. Conseguimos identificaro o fim do projeto, quando os objetivos estabelecidos são alcançados, ou quando temos uma situação inversa, na qual os objetivos não foram alcançados, portanto não é viável continuar com o projeto. Sobre o evento musical, temos um prazo para início bem definido, que é o final do ano, e os objetivos a serem alcançados, é agregar valor para a marca e conquistar vantagem competitiva perante aos concorrentes. Singulariedade: Projetos entregam serviços, produtos ou resultados únicos, independente se houver características semelhantes de outros projetos, a entrega será única. O Projeto em questão, é bem específico pois ocorrerá com bandas de rock dos anos 80, parceria com empresas de fast food e no Centro de Eventos FIERGS. Progressividade: Planejar a entrega do projeto gradativamente é uma característica essencial de um projeto, ou seja, o escopo que foi definido no início, se torna cada vez mais detalhado conforme as etapas vão se concluindo. No caso do evento musical, a DT Produções irá planejar e coordenar detalhadamente o projeto, buscando atingir o objetivo que a CCC demandou, com custos e prazos definidos previamente. Concluo que fica claro que o evento musical é um projeto, pois possui temporiedade, tem prazo para ser iniciado e concluído. Tem singularidade, por trata-se de um evento musical com bandas de rock dos anos 80, praça de alimentação com empresas de fast food, localizado Centro de Eventos FIERGS. E por final possui progressividade, será planejado com fases a serem cumpridas gradativamente, com objetivos a serem cumpridos.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
A CCC em conjutto com a DT Produções, vão promover o evento musical, a CCC será a patrocinadora master e a DT Produções terá como desafio criar, planejar, executar/controlar e finalizar este evento. Sendo assim, devemos conhecer como funciona os ciclos de vida de um projeto, que fornecerá toda a estrutura detalhada, para a realização do mesmo. De acordo com (JUSTO, 2018) o ciclo de vida de um projeto, é um conjunto de fases pelas quais um projeto passa do início ao fim, sendo que um projeto estruturado traz um melhor gerenciamento, permitindo uma compreensão e visualização do gerente de projetos, para definição em qual fase ele deve aplicar mais energia, afim de entregar o resultado esperado pelo cliente/patrocinador. Procurando potencializar as etapas do projeto em questão, devemos dividi-lo nas seguintes fases: FASE I – Iniciação do Projeto Segundo (DO VALLE et. al, 2014) é o processo responsável por iniciar o projeto, nomear o Gerente de Projetos, identificam os stakeholders internos e externos, autorizar os recursos financeiros, definição de exclusões, premissas, restrições e riscos do projeto,  formalizam a criação do projeto para as partes interessadas e definem escopos e objetivos. O Gerente de projetos deste evento, deve possuir know-how nesta área de eventos musicais, para definir escopo, mensurar o custo total deste evento, ter networking para realizar uma boa parceria com as bandas envolvidas e ter uma boa gestão de pessoas, pois irá lidar com várias equipes ao mesmo tempo. FASE II - Planejamento De acordo com (JUSTO, 2018) esta etapa, deve ter o maior detalhamento possível do escopo e dos riscos,  realizar uma análise crítica para mitigação e contingenciamento dos riscos, elaborar a estrutura analítica do projeto, avaliar-se a necessidade de aquisições para que o projeto evolua, construção do cronograma com as atividades e seus respectivos prazos, identificar os recursos necessários para execução do projeto e elaboração da estratégia de comunicação com as partes interessadas. Esta estapa deve possuir o maior engajamento possível das partes interessedas, para evitar mudanças nos processos anteriores a este. Deve ser muito bem formalizado os itens que foram acordados nesta fase, para criar um compromisso entre as partes, podendo ser pelos meios de comunicação presentes ex: e-mails, calls e reuniões presenciais com as partes. No projeto em questão, a DT Produções que irá planejar o evento, deve atriubuir a equipe responsável  elaborar um plano que mostra como eles irão contratar as bandas de rock, como será seito a logística de pessoas e equipamentos, segurança do evento, o plano de marketing para divulgação do evento, venda dos ingressos físico e online, definir programação musical com data e horário, equipe de limpeza e manutenção em geral, como será feito a parceria com as empresas de fast food, aluguel do Centro de Eventos FIERGS e atividades que sejam necessárias algum tipo de atuação por meio da equipe. FASE III – Execução e controle do Projeto Conforme (DO VALLE et. al, 2014) esta fase tem o intuito de executar e entregar o projeto, por meio da integração das pessoas, organizações e recursos envolvidos. A execução na prática das etapas planejadas nas fases anteriores são materializadas, o progresso deve ser gradativo e acompanhado de perto pelo gerente de projetos, pode ser feito por meio de reuniões ou feedbacks espontâneos, sendo importante o registro dessas ações para avaliação posterior. Todos os stakeholders devem ser envolvidos e direcionados, para que tudo o que foi planejado anteriormente seja seguido, devendo ser emitidos relatórios que contemplem informações como prazos, custos, evolução e problemas. Conforme cada entregável é construído, uma série de processos de monitoramento e controle são ativados para garantir a assertividade do produto do projeto. Aplicando esta fase de execução, no evento musical, deve-se realizar a organização no Centro de Eventos FIERGS, estabelecer prazos aos fornecedores, montagem da praça de alimentação e equipamentos, orientar equipe de segurança, teste operacionais tanto para as atrações artísticas quanto para as operações que necessitem de testes, disposição da organização do estacionamento para os convidados, recepção dos convidados, distribuição de bebidas e comidas e realização dos shows. Ainda nesta fase, o gerente de projetos deve monitorar o progresso do que está sendo executado  utilizando a linha de base definida anteriormente no planejamento, podendo identificar qualquer tipo de desvios e início de mudanças necessárias. Os relatórios de acompanhamento irão avaliar se: Crogograma foi cumprido, qualidade do serviço prestado e os custos foram adequados. Após este acompanhamento, pode extratificar as performances das tarefas no evento, e se tudo ocorreu conforme planejado, ou seja, se o cliente final ficou satisfeito com o evento, logo, encaminharemos o projeto para a última fase. No dia do evento, o gerente de projetos deverá acompanhar e monitorar todo o andamento do projeto, tratando-se de um evento, o foco total desta fase será neste dia. Além de monitorar e acompanhar o projeto neste dia “D”, o gerente de projetos, caso necessário, deverá atuar com sua equipe para resolver algo que saia fora do planejado (não conformidade), afim de evitar que o evento seja prejudicado. FASE V – Encerramento do Projeto Portanto (JUSTO, 2018) sugere que, nesta fase aconteça o encerramento de contratos com os fornecedores de forma clara e ética, apresentação dos resultados para os stakeholders, para que todos tenham ciência de como foi a performance, listagem das lições aprendidas, ou seja, tudo que deu certo e errado, que foi relatado pelo time durante as fases anteriores do projeto e comunicação do encerramento do projeto. Sendo assim, o objetivo desta fase é a entrega do produto ou serviço final para o cliente, com os documentos necessários consolidados, realizando a desmobilização correta da equipe, encerramento dos contratos com os fornecedores e como aprimoramento, para futuros projetos analisar o documento de lições aprendidas com a equipe. Em relação ao evento, o gerente de projetos, terá que apresentar para os stakeholders os resultados do tipo: Bilheteria, praça de alimentação, se houve algum incidente, satisfação em geral do público presente e etc. Encerrar o contrato com as empresas parceiras do ramo de fast food, “devolver” o espaço da FIERGS, desmobilizar todo o time e analisar o documento de lições aprendidas, já que a CCC está patrocinado este tipo de evento nível Brasil, podendo utilizar as melhores experiências para eventos futuros.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Conforme (DO VALLE, et. al 2014) temos diversos tipos de estruturas existentes, as que são mais utilizadas são: funcional, matricial (forte, equilibrada ou fraca) e projetizada. Estrutura Funcional: De acordo com (DO VALLE, et al 2014) é o tipo de estrutura mais tradicional atualmente, os especialistas trabalham em suas respectivas áreas, e quando surge um projeto eles são supervisionados pelo gerente de projetos ou se coordenam em conjunto. Neste tipo de estrutura os objetivos são a longo prazo, todos os níveis de execução são subordinados funcionalmente aos seus correspondentes níveis de comando funcional e necessidade básica é a especialização. Se encontra uma chefia para cada função, ou seja, os subalternos exercem mais de uma funçãoficando sob o comando de mais de um chefe. A principal vantagem na minha opinião é que os especialistas são constatemente alocados em grupos de trabalho, compartilhando experiências, conhecimento e trabalhando em diversas equipes. E como desvantagem, vejo que, como não há um time voltado apenas para o projeto, o foco pode ser alterado durante o processo do projeto, já que os componentes exercem mais de uma função. Estrutura Matricial: Segundo (PRATES, Wlademir Ribeiro, 2014) esta estrutura é a que tem estágio mais desenvolvido dentre a que foram citadas, pois faz a combinação entre estruturas funcionais e por produtos. Assim ela busca satisfazer as necessidades organizacionais de especialização e de coordenação, principalmente porque a coordenação lateral ganha forças e a vertical fica enfraquecida. Podemos concluir que esse tipo de estrutura busca maximizar as virtudes e minimizar os defeitos dos outros tipos de estrutura. Esta estrutura apresenta diversas vantagens mais como principal, cito o equilíbrio dos objetivos com a coordenação, entre os setores funcionais, através do gerente de projetos. Sobre as desvatangens a principal é o conflito da liderança de dois chefes, ou seja, receber ordens do chefe funcional e do gerente de projetos. Dentro da estrutura Matricial, podemos classifica-la como (fraca, equilibrada ou forte). Matricial fraca, é quando o gerente funcional tem mais poder de descisão do que o gerente de projetos, nesse caso a organização em relação a projetos está tímida e com poucos projetos concluídos ou em andamento; Matriz equilibrada, a organização percebe que os dois gerentes devem ter o mesmo peso na estrutura organizacional, para a empresa evoluir em todos as áreas, criando um alinhamento projetos e departamentos; Matriz forte, a empresa já esta madura o suficiente em projetos, tem um histórico positivo com projetos, logo, o gerente de projetos irá responder diretamente para a diretoria, que lhe concede maior poder de descisão perante aos departamentos funcionais. Estrutura Projetizada: Este tipo de estrutura é orientada por projetos, geralmente a empresa já nasce com este tipo, não sendo migrada de outro tipo de estrutura. A principal atividade das empresas que possue esta estrutura, é gerenciar projetos, atuando em diversos projetos ao mesmo tempo, possuindo diversos gerentes de projetos em sua estrutura, mesmo assim, possuem departamentos funcionais, porém, como princípio, buscam apoiar as equipes para a entrega dos projetos. Como principal vantagem identifiquei o know-how que os integrantes dos times adquirem, por participar em diversos projetos de diferentes objetivos. Já a desvatangem, a incerteza que os profissionais dessas equipes carregam durante o andamento do projeto, pois, em alguns casos, quando o projeto é concluído, eles podem ficar sem projeto e até sem emprego. Quando analisamos a CCC, podemos identificar que ela utiliza uma estrutura funcional, é uma empresa mais tradicional no mercado que atua, tem departamentos que focam na sua atividade, conforme o case. Ao adquirir a DT Produções ela demonstra mais indícios que é funcional, por não ter na área de marketing/publicidade, projetos voltados para o que a DT Produções executa (Eventos). No caso da DT Produções, indetifiquei um tipo de estrutura projetizada, pois a sua atividade principal são eventos, ou seja, todo o seu time está voltado para projetos, e quando se conclui o projeto em andamento, parte para outro.
Referências bibliográficas
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO 10.006: Gestão da qualidade – Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: ABNT, 2000. DO VALLE, André Bittencourt...[et al]. Fundamentos do gerenciamento de projetos– 3. ed. – Rio de Janeiro, RJ: FGV IDE, 2014. JUSTO, Andreia Silva. Ciclo de Vida de um Projeto: o que é e quais as suas principais características. Disponível em: https://www.euax.com.br/2018/11/ciclo-de-vida-de-um-projeto/. Acesso em: 21/01/2020 PRATES, Wlademir Ribeiro. Principais tipos de Estruturas Organizacionais. Disponível  em: https://www.adminconcursos.com.br/2014/07/estruturas-organizacionais.html. Acesso em 23/01/2020. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK®). 5. Ed. Newtown Square, PA: PMI, 2013a. http://movimentoimpactoglobal.com.br/fases-do-projeto/. Acesso em 23/01/2020

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