FUNDAMENTOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETO

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos-0419-9_7-PGO_FGPPOSEAD-36_29042019_7	Módulo: 1 ao 6
Aluno: Othon de Carvalho e Silva	Turma: 7
Tarefa: ATIVIDADE INDIVIDUAL
Características do projeto
As caracteristicas que tornam o evento promovido pela CCC, show em Porto Alegre, um projeto pela definição PMI/PMBOK, são: Realizados por pessoas; Com resursos limitados; Desenvolvidos em etapas (progressividade), e segue sendo desenvolvido com a colaboração progressiva dos stakeholders (público estratégico e descreve uma pessoa ou grupo que tem interesse em uma empresa, negócio ou indústria, podendo ou não ter feito investimento. Em inglês stake significa interesse, participação, risco. Holder significa aquele que possui); Temporariedade, tem data de início e fim definidos; Este evento foi planejado, executado e controlado; Entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos (singularidade);
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
O ciclo de vida do projeto têm três fases (pré-evento, evento e pós-evento), no qual há superposição entre a primeira e a segunda fases e uma relação sequencial entre a segunda e a terceira fases, sendo que em cada fase também ocorrem os cinco grupos de processos. Plano de gerenciamento riscos do projeto: Quantidade de recursos planejados, tanto da CCC quanto dos apoiadores; Atingir o público alvo, verificar os custos da campanha de marketing; Fechar contrato com as bandas dentro do valor e data planejados no orçamento; Conseguir todos os fornecedores com a documentação regular. TAP:            O termo de abertura do projeto, documento que autoriza o início do projeto, delega autoridade para o gerente de projetos, documenta requisitos que atendam às necessidades das partes interessadas e estabelece uma parceria entre a organização executora e a entidade solicitante. Pré-evento             No início cerca de meses antecedentes ao evento é preciso já iniciar algumas tarefas primordiais, como definir temas, público, local e iniciar os orçamentos. Essa é a etapa da iniciação é considerada a principal e define-se o trabalho a ser feito, o pessoal envolvido na sua execução, tendo durante o ciclo de vida os processos: iníciação, em seguida ficam em paralelo o planejamento, execussão, monitoramento e controle, essencial em qualquer tipo de evento. Tarefas e subtarefas (estes itens precisam estar nominados na matriz de responsabilidade com data limite para entrega): Maquete para a apresentação e identificação de cada área, apresentar aos patrocinadores CCC e parceiros Fast Food, Bebidas e outros; Solicitar documentos e apoios como alvará de funcionamento, ART (Anotação de Responsabilidade Técnica), Polícia Militar, CET (Companhia de Engenharia de Tráfego), Corpo de Bombeiros, Prefeitura (publicidade, lei do silêncio, outros); Assinar contratos com todas as bandas e os fornecedores do evento (geralmente são os patrocinadores que farão as vendas dos produtos de seu ramo de atividade, como: Cerveja, Refrigerante, Água, Comida, outros; Contratar seguro geral; Contratar equipe de primeiros socorros e ambulância; Realizar uma avaliação de riscos e criar um comitê de riscos; Criar plano de gerenciamento de riscos e/ou crises e que contemple notificações para polícia militar e brigada de incêndio; Estabelecer normas gerais de segurança do trabalho (principalmente na fase de montagem) e compartilhar com fornecedores; Escrever um plano de contingência para casos como chuva forte no dia do evento, trânsito forte e/ou baixa presença de público; Contratar equipe de segurança e prevenção; Ter um plano para controle de multidão (grandes eventos, principalmente) ou evacuação do local; Estabelecer um local seguro para armazenar dinheiro vivo (caso receba pagamentos em espécie no local) e contabilizar/reconciliar caixa, em geral os locais alugados não são exatamente como precisamos e a adequação do lugar também gera custos que precisamos incluir no orçamento; Desenvolver plano de gerenciamento de resíduos; Promover coleta seletiva e redução do desperdício; Desenvolver plano de tráfego incluindo: sinalização, estacionamento geral - necessidades especiais - VIPs, acesso pedestres - transporte público - convidados especiais - taxi - aplicativos, acessos/portas principais, secundárias e de serviço; Contratar fornecedores, caso o Centro de Eventos FIERGS não forneça; Checar permissões e alvarás dos prestadores de serviços; Levantar requisitos essenciais de funcionamento como pontos de energia, água&deságue; Traçar plano de logística incluindo cronograma de data entrada-saída de fornecedores durante a montagem, mapa e planta baixa do evento; Realizar visita técnica no momento da entrega "das chaves"; Realizar ensaio (precursora) para entender e mapear o fluxo de todos os participantes; Realizar ensaio (precursora) com equipamentos de áudio e vídeo, entre outros; Contratar equipe de limpeza para as fases de montagem, realização e desmontagem do evento; Contratar banheiros químicos ou temporários, se necessário; Ter um plano de manutenção do local durante a montagem, realização e desmontagem do evento; Criar e dividir equipes por especialidades/assuntos: credenciamento/ bilheteria, segurança, gestão geral, a&b, limpeza, montagem, fazer testes de utilização para garantir todos os imprevistos. Agendar e preparar reunião de briefing com todos os fornecedores contratados, fazer perguntas aos participantes da reunião, verificar e resolver todas as dúvidas; Agendar e preparar reunião de briefing com a equipe fixa, voluntários e terceirizados, todos precisam estar integrados; Alinhar com marketing quais ações do plano de marketing e comunicação impactam ou coincidem com a operação do evento; Verificar alinhamentos com outras equipes; Planejar, se necessário, o funcionamento de uma recepção geral e/ou bilheteria para atender dúvidas, vender ingressos ou inscrições, receber guarda-volumes, achados e perdidos, etc; Instalar aplicativo e configurar os aparelhos (celular ou tablete) de check-in; Determinar o nome de cada dispositivo (celular ou tablete) para identificar os dados gerados pelo aplicativo de check-in; Avaliar necessidade de um sistema para validar participantes que comparecem por vários dias; Considerar uma rede W-Fi privada e protegida bem como fonte de energia para equipamentos de check-in; Configurar um processo de entrada separado para VIPs, convidados especiais, imprensa e outros; Credenciar todos os fornecedores e prestadores de serviços antes ou durante a fase de montagem; Organizar materiais como: canetas, marcadores de texto, pincéis atômicos, folhas sulfite, pranchetas, elásticos, cabos e adaptadores, impressora, etc; Checar tipos, quantidades, tamanhos e limpeza; Determinar sistema de entrega/devolução do uniforme, se necessário; Crie uma agenda com os contatos do time e lideranças dos fornecedores, circulando a agenda entre todos; Certificar-se que todas as caixas de materiais que serão transportadas até o local do evento estão identificadas e devidamente acondicionadas, além de ter um descritivo dos itens afixado na parte externa;       Ao final do checklist damos o nome de processo de encerramento, na fase do encerramento as entregas serão revistas, o resultado é validado ou rejeitado, autorizando o projeto a avançar para a próxima fase ou então demandar ajustes antes de seu prosseguimento. Evento        Essa parte começa quando se move a organização para o local do evento e tem início a montagem das instalações temporárias do mesmo. Aqui você irá certificar as etapas de produção antes do início e durante o evento. Detalhes importantíssimos, como checar e definir as praças de trabalho da sua equipe e acompanhar as atrações do evento, e a ordem descrita conforme aprovação e planejado, contudo devemos sempre levar em conta os imprevistos e ter neste caso uma banda menos famosa para entrar durante os atrasos no palco. Essa etapa é a mais intensa, requer maior nível de coordenação e supervisão, as funções e tarefas delegadas a cada um dos responsáveis, com a logística bem planejada e com uma agenda a ser seguida, os processos de monitoramento e controle são em tempo real. Abaixo segue a sequencia de tarefas que na prática segue com a matriz de responsabilidade de todos os stakeholders. Montagem ￫ Credenciamento de participantes ￫ Agenda de atividades do evento Tarefas e subtarefas: Repassar cronograma geral do evento, grade horária, responsáveis, outros; Verificar estado do local, fornecimento de energia, água, ar-condicionado, internet, outros; Concluir instalação de sinalização, decoração que foram previstos além do fornecido pelo local; Realizar, antes da abertura, um rápido treinamento técnico com as equipes principais, direcionados na matriz de responsabilidade; Receber fornecedores com autorização de entrega para o dia do evento, muitas bandas utilizam a sua aparelhagem e não abrem mão disso; Revisar com fornecedores os planos de segurança e emergências, sempre tenha opções claras em relação aos acidentes, pelo menos uma rota de fuga além da fornecida pelo local do show; Supervisionar cumprimento de normas de segurança (fase: realização do evento) importante acompanhar o show da ilha, principalmente o retorno do som; Testar equipamentos diversos como áudio, vídeo e outros; Recepcionar as atrações: palestrantes, músicos, bandas, mestre de cerimônias, convidados especiais, equipe de palco de cada banda; Realizar auditoria para avaliar possíveis falhas operacionais, caso necessário um equipamento completo de som de reserva; Monitorar principais métricas como check-in, vendas de ingressos/inscrições na porta e participação total (caso necessário, acione seu plano de contingência); Enviar pesquisa de satisfação a todos os envolvidos: equipe, fornecedores, patrocinadores, público, etc.       Ao final do checklist concluímos o processo de encerramento do evento, na fase do encerramento as entregas serão revistas, o resultado é validado ou rejeitado, autorizando o projeto a avançar para a próxima fase ou então demandar ajustes antes de seu prosseguimento. Pós-evento.      Essa etapa é tão importante quanto as anteriores, uma vez concluído o evento, torna-se importante avaliar e analisar seus resultados e metas alcançadas.      O tempo ideal para realização de uma avaliação é durante a primeira semana pós-evento.      Além da avaliação interna, é importante agradecer por escrito aos participantes e colaboradores de todas as diferentes atividades. Tarefas e subtarefas: Iniciar e supervisionar desmontagem do evento; Supervisionar cumprimento de normas de segurança; Recolher e despachar materiais e estruturas do evento; Verificar e entregar espaço; Enviar nota de agradecimento a todos os fornecedores, equipe e outros profissionais que se destacaram na operação do evento; Realizar reunião de debriefing/avaliação pós-evento com a equipe (é um conjunto de informações ou uma coleta de dados passados em uma reunião para o desenvolvimento de um trabalho ou documento); Liquidar pagamentos em aberto e saldos de contas a pagar/receber; Fechar contas do evento e elaborar um border, que é o documento onde são relacionados os cheques pré-datados e/ou duplicatas que foram negociados com a empresa de factoring e bancos.       Nesse momento, é iniciada a transição do projeto para a organização de operações e suporte. O momento de encerramento é ideal para registrar lições aprendidas, para que a organização continue num processo de melhoria contínua, reforçando experiências de sucesso e deixando seus processos mais robustos para evitar a repetição de erros cometidos.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
A estrutura da empresa CCC é Funcional, e a estrutura da empresa DT Produções é Projetizada. A empresa CCC possui a estrutura funcional, é um tipo de estrutura organizacional em que o critério utilizado na departamentalização é o da divisão por funções ou áreas do conhecimento, neste tipo de estrutura existe um alto grau de especialização dos departamentos e acabam não conversando, perdendo o senso comum de empresa, visão holística zero. A empresa DT Produções possui a estrutura projetizada, sua atividade fim é fazer projetos, nesse tipo de estrutura o gerente de projetos possue grande independência e autoridade.
Referências bibliográficas
Fundamentos do gerenciamento de projetos / André Bittencourt do Valle...[et al]. – 3. ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014; PMI - Project Management Institute® ... O Guia PMBOK® – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos do PMI está em sua 6ª edição; Risco – determinado evento ou conjunto de circunstâncias que, ao ocorrerem, terão efeito sobre a concretização dos objectivos do projecto – APM (1997, pág.16); A Guide to the Project Management Body of Knowledge, copyright page, edition 2 ISBN 1-880410-12-5 (free .pdf edition), e a terceira edição em 2004 ISBN 978-1-930699-45-8, e quarta edição em 2008 ISBN 1-933890-51-7;  IEEE (2011), IEEE Guide--Adoption of the Project Management Institute (PMI(R)) Standard A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK(R) Guide)--Fourth Edition;  PMI (2012), A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 5th Ed.  Vargas, Ricardo (2014). Manual Prático do Plano de Projeto 5 ed. [S.l.]: Brasport. ISBN 9788574526805;

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