Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo: Online
Aluno: Caroline Medeiros – A56247093	Turma: T3
Tarefa: Atividade Individual
Características do projeto
O termo projeto, segundo o PMBOK é um esforço empreendido para realizar determinada tarefa, que é temporária e que pode ser um produto, serviço ou resultado exclusivo, neste sentido é possível identificar os três atributos básicos dos projetos: Temporariedade: Por temporário quer-se dizer que há datas de início e fim definidas. Singularidade: Por buscarem resultados únicos, inéditos ou inovadores, dispõe de um caráter de exclusividade, por meio de desenvolvimento de novos produtos ou serviços, implementação de um novo sistema de gestão ou simplesmente desenvolvendo o conteúdo para um programa de treinamento para funcionários. Progressividade: Progressivo porque desenvolve por etapas, havendo fases para diversas entregas. A partir destas considerações, é possível aplicar os conceitos ao caso analisado da CCC. Atuando há muitos anos no mercado de atacado de roupas e acompanhando as necessidades contínuas do mercado, a CCC investiu em marketing para sustentar seu posicionamento competitivo, e com isto, adquiriu a DT Produções com um propósito maior.   O plano para DT Produções surgiu por meio dessa tendência atual de inovação, com o intuito de promover um grande evento musical, cujo recursos seriam fornecidos pela própria CCC, a rede alimentícia sucedido ao convite para um ramo de fast food e sediado no Centro de Eventos FIERGS, que já contava com tecnologia em equipamentos para iluminação, sonorização, multimidia, internet e outros meios. O plano de promover este grande evento cultural em Porto Alegre, é decorrente de todo o programa de investimento em marketing da CCC, evidenciando de fato que se trata de um projeto, na qual a temporariedade se destaca por meio do prazo determinado de ocorrer no final daquele ano. A característica de singularidade é destacada pelo tema do evento e sua programação, com as principais bandas de rock da década de 80, o que faz dele único. As etapas do projeto, isto é, do evento, vão desde a escolha da empresa para realização, definição de recursos financeiros, local adequado até a rede de parcerias, qualificando o terceiro e último atributo de progressividade. A caracterização e a gestão de projetos, aliada à gestão estratégica das organizações, atuou como fator decisivo nos desafios da CCC, que foi possível identificar a necessidade atual do mercado, estabelecer os objetivos claros e também alcançáveis, balanceando as demandas e volume de recursos. Importante ressaltar a figura do gerente de projeto ou PMO, responsável por aplicar de seu conhecimento, competências, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, tendo em vista o cumprimento dos requisitos vitais.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
O conceito de ciclo de vida do projeto é muito útil para a gestão de projetos, isto é, por mais que intuitiva, trata-se de uma divisão em fases ou etapas que se pode aplicar pontos de controle e verificação bem definidos no tempo, cujas entregas muitas vezes tangíveis, servem para criar um elo entre o início e fim. Um projeto pode ser planejado por completo em seu início ou em iterações sucessivas, é o que se conhece por incremento, a cada período que corresponde a uma fase, o projeto pode sofrer alterações significativas que ditarão os próximos passos. Ele pode ser melhor explicado através dos processos que o compõem, que podem ser reunidos pelos grupos de processos de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento, e também em noves áreas de conhecimento (gerenciamento da integração do projeto, do escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos e gerenciamento dos fornecimentos de bens e serviços). Alusivo ao caso estudado da CCC, é possível fazer um paralelo entre as fases supracitadas com as do evento promovido pela empresa, o processo de iniciação representa as fases preliminares de identificação da necessidade, definição de missão e objetos do projeto, os primeiros passos são muito intensivos e importantes para uma execução futura bem-sucedida, porque formam a base para o detalhamento posterior de todos os demais aspectos do projeto, tais como custo e prazo. A necessidade identificada da CCC foi rente a observação do fato de quem investe em marketing cultural obtém vantagens competitivas no mercado de atacado, definindo por meio deste o processo de identificação da missão e os objetivos a serem traçados, como a formalização e criação do plano para realizar um grande evento musical em Porto Alegre, definição do escopo em termos de local do evento, existência da tal praça de alimentação e stakeholders e nomeação da DT Produções como gestor do projeto, ou PMO. A partir disto, o processo de planejamento tem por razão planejar e organizar o trabalho para cumprir as necessidades do projeto ou da fase, em outros termos desenvolver o plano com  uma sequência de atividades a serem implementadas, incluindo a definição da metodologia de gestão de projetos a ser aplicada, tais como a previsão de recursos como o local para sediar o evento e equipamentos necessários, dimensionamento de custos, definição da equipe integradora do projeto e das bandas de rock que irão se apresentar, definição de competências, elaboração de um cronograma e análise de viabilidade. Definido tais atividades, estimativa de duração do evento e custos operacionais é necessário planejar o gerenciamento da qualidade, estabelecer uma comunicação entre as partes envolvidas, identificar os riscos, planejar a resposta aos riscos e gerenciar futuras aquisições. Uma vez definido é possível redesenhar o escopo para melhor atender as necessidades do projeto, por isto, as fases de execução e controle é onde todas as etapas anteriores são colocadas em prática para ajustar o realizado, durante a execução, com o planejado. É também neste ponto que a DT Produções validará o escopo do projeto e a articulação do controle dele, deixando em evidência que nesta fase é primordial controlar o cronograma, custos, qualidade e recursos, tudo isso de forma a realizar o gerenciamento integrado de mudanças oriundas da execução.   Por fim, no processo de encerramento, em que o projeto ou fase é aprovado formalmente, e então encerram-se as atividades, contratos e desmobilização da equipe, gera-se um relatório final de avaliação com a consolidação dos resultados alcançados e lições aprendidas. Há dois aspectos relevantes na fase de encerramento de um projeto, formal que implica encerrar administrativamente o projeto e aspecto organizacional e pessoal, no qual se vê uma oportunidade de aprendizagem futura. Em compatibilidade com o conteúdo aqui descrito, existe uma analogia simples sobre o ciclo de vida de um projeto semelhante ao de um humano. Nasce, cresce e se desenvolve, morre, pode deixar filhos. Os filhos são ideias e outros projetos derivados do original, bem como lições e ensinamentos para aqueles que com o projeto conviveram. O projeto também deixa uma herança: nada mais que o produto, serviço ou resultado gerado (ou a ausência destes se fracassou). Diante disso, devemos pensar que os impactos da conclusão de um projeto podem ter alcance no longo prazo. É por isso que há muita ênfase moderna na satisfação do cliente como critério de sucesso de um projeto. As metas de escopo, custo e prazo são relevantes, pois também compõem essa satisfação. Mas cada vez mais estão em igual condição com as metas de qualidade e satisfação geral dos clientes e usuários para com os produtos, serviços ou resultados gerados. (Cavalcanti e Silveira, 2016, p. 218). Com base nos aspectos analisados, é possível concluir que assim como os produtos, os projetos também apresentam um ciclo de vida, que representa desde seu nascimento, seu desenvolvimento e consolidação até seu encerramento.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Consideram-se que os projetos são executados em organizações dentro de um contexto, e não de forma isolada, este conceito é o que se conhece por estrutura organizacional. A forma como uma organização está estruturada influencia sua maneira de gerenciar os projetos, e por isto se faz necessário destacar as características das estruturas mais conhecidas. Estrutura Funcional: Se identifica através da divisão de áreas ou departamentos dentro de uma empresa por especialização, ou seja, funcionários que cuidam de pessoas estarão alocados no setor de RH, outras que lidam com o faturamento e finanças estarão alocadas na área do financeiro e assim sucessivamente. Estrutura Projetizada: Nesta estrutura as equipes são reunidas por projeto, não existem a ideia de gerentes funcionais ou pessoas alocadas por especialização e sim pessoas alocadas por projeto e ao gerente responsável para um determinado projeto, pois o projeto pode depender de múltiplas competências e ser interdepartamental. Estrutura Matricial: É um meio-termo entre a organização do tipo funcional e projetizada, há o reconhecimento oficial da atividade de projetos na organização e a existência do gerente do projeto com respectiva autoridade. O ponto central da estrutura matricial é a manutenção de dois focos em paralelo, o funcional e o dos projetos, e o grau de prioridade de um foco sobre o outro, para a estrutura matricial “fraca” o gerente de projeto não tem autoridade integral, isto continua sob responsabilidade do gerente funcional, e há a estrutura matricial “forte” cuja unidades funcionais existem como apoio para o projeto e o gerente exerce o máximo controle, incluindo o de custos e dos recursos humanos. Mesmo sem as informações do organograma da CCC, é possível identificar que se trata de uma organização cuja estrutura é matricial, coexiste duas características dentro da mesma organização, isto é, há projetos atendidos por meio do programa de âmbito nacional com a finalidade de patrocinar eventos culturais ao mesmo tempo em que se mantém uma estrutura hierárquica organizacional, propriamente descrita em funcionais. A DT Produções é de modo evidente uma organização projetizada, pois tem seu enfoque direcionado a execução de projetos e eventos, na qual desenvolve seu papel de PMO, motivo pelo qual levou a CCC a aquisição, visando à sustentação e expansão do negócio e o ganho das vantagens competitivas para o seu negócio.
Referências bibliográficas
PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Guia PMBOK 5ª Ed. – EUA: Project Management Institute, 2013. CAVALCANTI, Francisco Rodrigo; SILVEIRA, Jarbas. Fundamentos de gestão de projetos: gestão de riscos. São Paulo: Atlas, 2016. KERZNER, Harold. Gerenciamento de Projetos: Uma Aborgagem Sistêmica para Planejamento, Programação e Controle. New York: Editora Edgard Blucher Ltda, 2013. CAMARGO, Marta. Gerenciamento de Projetos: Fundamentos e Prática Integrada 2ª Ed. São Paulo: GEN Atlas, 2018. XAVIER, Carlos Magno da S. Gerenciamento de Projetos: Como Definir e Controlar o Escopo do Projeto 3ª Ed. São Paulo: Editora Saraiva, 2016.

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