Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders em Projetos

Atividade individual Matriz de análise
Disciplina: Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders em Projetos	Módulo:
Aluno:  Tiago Barbosa Sacramento	Turma: Professora Marcela Castro
Tarefa: Atividade Individual- Plano de Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders do Projeto do Parque da Ciência.
Introdução
Cada vez mais o mundo está percebendo que tudo que está ocorrendo ao seu redor é feito por pessoas, e nos projetos não é diferente. Um projeto pode possuir todos os requisitos necessários para o sucesso, porém se não houver engajamento e entrosamento entre os stakeholders, o projeto estará fadado ao fracasso. O sucesso para um bom relacionamento entre os stakeholders está baseado na comunicação e na boa gestão de seus interesses. Como foi dito em um projeto há interação de diversas pessoas e instituições, no caso chamamo-los stakeholders. Segundo HARISSON, 2005 stakeholders são os públicos de interesse, grupos ou indivíduos que afetam e são significativamente afetados pelas atividades da organização: clientes, acionistas, fornecedores, distribuidores, imprensa, governo, comunidade, entre outros. Eles possuem pensamentos, objetivos e expectativas diferentes, muitas vezes até contrários ao projeto, sendo assim é necessário um planejamento para gerenciá-los. O primeiro passo para seu gerenciamento é identificá-los, geralmente usa-se os graus de interesse e influência para classificar os envolvidos, dessa forma pode-se enquadrá-los como aliados, bloqueadores, membros da rede e desaceleradores. Com o posicionamento do stakeholder no projeto pode-se criar formas para gerenciá-los. Esse processo é essencial no projeto pois com as devidas ações tomadas reduzirão as chances de não atingir uma expectativa dos stakeholders.   A comunicação pode ser definida como o processo que envolve a transmissão e a recepção de mensagens entre uma fonte emissora e um destinatário receptor, em que as informações são codificadas na fonte e decodificadas no destino com o uso de sistemas convencionados de signos ou símbolos sonoros, escritos, iconográficos, gestuais etc (Fundamentos do Gerenciamento de Projetos, 2014), ou seja, comunicação é a transmissão de ideias entre as pessoas, e em qualquer interação humana pretendesse que essa transmissão não possua ruídos, sendo que para que isso seja minimizado o emissor deve ter atenção em como ele decodificará a ideia e o meio que usará. Nos projetos a comunicação tem papel fundamental em seu sucesso, pois como dito anteriormente um projeto possui muitos envolvidos com visões diferentes do projeto, sendo que algum ruído nessa comunicação poderá acarretar uma oposição ou uma falha de execução. Então para que haja uma boa comunicação para o stakeholder é necessário focar no que se deseja passar, pra quem, o motivo, quando, onde, como e custo. Dessa forma o gerenciamento da comunicação e dos stakeholders é um ponto fundamental em um projeto, já que projetos são formados por um grupo heterogêneo de pessoas e instituições com diferentes visões e expectativas. Para o sucesso de um projeto é necessário o mínimo de engajamento e bom relacionamento entre esse grupo, e para que isso seja possível é necessário atender na medida do possível suas expectativas e uma comunicação sem ruídos.
Desenvolvimento – identificação das ações necessárias para realização do projeto, tendo como foco principal o gerenciamento de stakeholders
Com a finalidade de desenvolver empresas de tecnologia no Estado do Pará, o Governo do Estado, a agência de inovação da Universidade do Estado (Unest) e o Ministério de Ciências e Tecnologia idealizaram um projeto de implementação de um parque de ciências do Pará, onde essas empresas teriam infraestrutura e apoio para crescerem. O projeto foi estruturado por meio de uma parceria entre Unest, a Prefeitura da cidade e o Departamento de Desenvolvimento Econômico, Científico e de Tecnologia do Estado (DECTE), com o apoio do Fundo de Estudos e Projetos (FEP) e do MCT. A empresa W foi contratada pelo DECTE para gerenciar e executar o projeto com uma equipe de 10 pessoas. Os 6 principais stakeholders envolvidos no projeto são: - DECTE (Sponsor) -MCT -Município - Equipe de projetos da Empresa W -Empresas de Tecnologia - Agência de Inovação da Unest Classificação dos stakeholders: Mitchell et al. (1997) identificam três fatores-chave: poder, legitimidade e urgência. Johnson e Scholes (2002) sugerem classificação das partes interessadas em termos de interesse de cada parte interessada em impressionar as suas expectativas a organização, e se eles têm o poder para fazê-lo. Sua "matriz de poder / interesse" permite classificação das partes interessadas em grupos que exigem abordagens variadas. Para a classificação dos envolvidos no projeto foi levado em consideração o interesse no projeto e a sua influência. O gráfico abaixo mostra como os stakeholders se dispõem nesses critérios. [pic 2] Gerenciamento dos Stakeholders Planejar o gerenciamento das partes interessadas é o processo de desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para envolver efetivamente as partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto, com base na análise de suas necessidades, interesses e impacto potencial no sucesso do projeto. O principal benefício deste processo é que ele fornece um plano claro e acionável para interagir com as partes interessadas do projeto para apoiar os interesses do projeto (PMBOK 5ª Edição). Com base nas informações coletadas no Registro de Análise de Partes Interessadas e no Plano de Comunicação, o Gerente de Projeto será responsável por envolver as partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto. O nível de envolvimento exigido para cada parte interessada pode variar ao longo do projeto. Por exemplo, durante os estágios iniciais do projeto, pode ser necessário que o Gerente de Projeto envolva as principais partes interessadas para serem altamente engajadas. Participantes chave altamente engajados nos estágios iniciais do projeto são essenciais para o início do projeto, para alcançar a aceitação do pessoal e para eliminar os obstáculos. À medida que o projeto avança, o nível de engajamento passará das principais partes interessadas para a equipe de projeto mais ampla e para os usuários finais. Com base na classificação feita não há nenhuma parte envolvida que seja contrária ao projeto, sendo assim o principal objetivo da gestão dos stakeholders será lidar com suas expectativas. Segue em anexo a matriz de análise dos stakeholders. Com base na matriz de análise apresentada acima foi confeccionada a matriz de estratégia dos stakeholders, que também segue em anexo.
Considerações finais
Ao final deste trabalho e desta matéria, podemos concluir que o sucesso de um projeto depende de muitas variáveis, porém as partes interessadas e suas interações é uma das mais importantes. Sua gestão deve ser planejada e a comunicação é a base para que seja bem-sucedida. O desenvolvimento do trabalho apresentado foi focado na determinação e classificação dos stakeholders, após a determinação por meio de brainstorming foi feito uma classificação inicial por meio do gráfico Poder x Interesse, de posse dessas informações foi criada a matriz de análise e subsequente foi criada a matriz de estratégia dos stakeholders, todos esses planos somados temos o Plano de Gerenciamento de Stakeholder do Projeto. Como dito anteriormente a comunicação deve ser base dessa gestão, pois terá grande peso na postura do stakeholder durante um projeto, sendo que um stakeholder favorável pode ser tonar contrário e vice e versa por uma comunicação feita erroneamente. Um fator chave para que isso não ocorra é ter sensibilidade e empatia com o stakeholder, sendo que com isso será mais fácil entender a reação atual e futura da parte integrante e com isso gerir uma estratégia com uma comunicação correta para reverter alguma reação não pretendida para o projeto.
Referências bibliográficas
JOHNSON, G. AND SCHOLES, K. (2002) Exploring Corporate Strategy, Prentice Hall, Harlow, England. MITCHELL, R., AGLE B. AND WOOD, D. (1997) ‘Toward a Theory of Stakeholder Identification and Salience: Defining the Principle of Who and What Really Counts’, Academy of Management Review, Vol. 22, No. 4. ROCHA, THELMA, GOLDSHMIDT, ANDREA. Gestão dos Stakeholders. 1 Edição. VALLE, André Bittencourt et al. Fundamentos do gerenciamento de projetos. 3. Ed. Rio de Janeiro: FGV,2014. _____. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). 5. Ed. Newtown Square, PA: PMI, 2013a. EDITORA SARAIVA- Gestão dos Stakeholders- Thelma Rocha, Andrea Goldschmidt- 1 edição

...