Gestão de processos e indicadores de desempenho

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IBGEN – INSTITUTO BRASILEIRO DE GESTÃO DE NEGÓCIOS

Gestão de Processos e Indicadores de Desempenho

Porto Alegre, Junho 2015

A construção do Sistema de Mensuração de Desempenho da empresa “X” foi feita a partir de 8 (oito) fases:

Fase 1: Definição da áárea de excelência ou empresa:

Setor de Logística. Porque detém alto valor agregado ao custo, necessita de estratégia para diminuir os gastos.

Fase 2: Definição dos objetivos estratégicos da área de excelência ou empresa;

Cliente: 

• Reduzir o prazo de espera dos clientes em 95℅;
• Aumentar a cobertura de atendimento do interior do estado em 30℅.

Financeiro: 

• Reduzir os custos com manutenção de frota em 20%.
• Reduzir o número de horas extras dos motoristas em 40%.

Fornecedores: 

• Reduzir o número de produtos acabado no setor de produção em 0% (distribuição).
• Reduzir o tempo de espera de insumos para manufatura da produção em 10%.

Processo: 

• Reduzir o tempo de caminhões parados no pátio em 40%
• Elaborar roteiro otimizado para coletas e entregas.

Funcionários: 

• Reduzir o número de funcionários sem cunha em 95% até 2017.
• Reduzir quadro de operadores logístico em 25% até 2016

Meio ambiente: 

• Atender a Iso 14000 em 99% dos requisitos.
• Reduzir a emissão de gases nocivos ao ambiente em 80%.

Responsabilidade social:

• Destinar um dia do ano para coletas e entregas de donativos
• Destinar 0,5% dos ganhos em redução de custos em logística para entidades carentes.

Fase 3: Definição dos Indicadores que irão medir os objetivos estratégicos da área de excelência ou empresa e seus respectivos responsáveis;

Cliente: 

• Prazo de entrega em no máximo dois dias úteis
• Expandir o negócio p\ trimestre

Financeiro: 

• Manutenção de frota p\mês

Fornecedores:

• Entrega de produtos acabados p\mês
• Entrega de matéria prima p\mês

Processos:

• Caminhões parados no pátio p\mês
• Roteiro otimizado p\mês

Funcionários: 

• Funcionários s\cnh p\sem

Meio ambiente: 

• Iso 14000 p\ sem
• Combustível biodiesel p\ mês

Responsabilidade social: 

• Donativos para pessoas carentes p\ ano
• Entidades carentes p\ ano

Fase 4: Definição dos objetivos Operacionais “Ações” (o que dificulta ou ajuda a atingir os objetivos estratégicos);

Clientes:

• On Time: Trânsito / Roteirização
• Coletas no Prazo: Transportadora coletar no horário agendado

Financeiro:

• Dias de Pagamento: Recebimento do produto sem atrasos.

Fornecedores:

• Atendimento do pedido realizado: Conferência no ato da entrega
• Tempo de entrega dos produtos: Atrasos/Avarias na entrega

Processo:  

• Cost Avoidance: Organização e cumprimento do plano solicitado.
• Devoluções: Excesso de retrabalho e possíveis avarias

Funcionários:

• Acuracidade do Inventário: Organização do estoque, criação de ruas de controle
• Produtividade: Funcionários desmotivados

Fase 5: Definição dos indicadores que irão medir os objetivos Operacionais;

Clientes:

• On Time: Mede % de entregas realizadas no prazo acordado com o cliente
• Coletas no prazo: Calcula o % de coletas realizadas dentro do prazo acordado

Financeiro:

• Dias de Pagamento: Mede o prazo médio de pagamento a fornecedores

Fornecedores:

• Atendimento do Pedido Realizado: Reflete se o fornecedor esta entregando a quantidade de produtos solicitados.
• Tempo de Entrega dos Produtos: É o tempo que o fornecedor leva para entregar um pedido

Processo:

• Cost Avoidance: É a economia obtida por se evitar um gasto que já estava planejado
• Devoluções: Total de devoluções parciais ou totais com relação ao volume de vendas

Funcionários:

• Acuracidade do Inventário: Corresponde à diferença entre o estoque físico e a informação contábil de estoque
• Produtividade: Mede a eficácia da Operação

Fase 6: Definição da formula de cálculo dos indicadores Operacionais;

Clientes:

• On Time: Entregas no prazo / Total de entregas realizadas
• Coletas no prazo: Coletas no prazo / Total de coletas

Financeiro:

• Dias de Pagamento: Data efetiva de pagamento menos data do recebimento do produto

Fornecedores:

• Atendimento do Pedido Realizado: Quantidade de produtos entregues / Quantidade de produtos pedidos.
• Tempo de Entrega dos Produtos: Data e/ou hora de entrega do pedido menos data e/ou hora da realização do pedido.

Processo:

• Cost Avoidance: Valor orçado menos valor efetivamente gasto
• Devoluções: Quantidade devolvidas / Quantidade faturada

Funcionários:

• Acuracidade do Inventário: Estoque físico atual por SKU menos Estoque contábil/sistema
• Produtividade: Volume movimentado / por equipe ou por turno ou por atividade.

Fase 7: Definição dos responsáveis dos indicadores Operacionais;

Clientes:

• On Time: Transportadora / Supervisor Logístico
• Coletas no prazo: Transportadora / Supervisor Logístico

Financeiro:

• Dias de Pagamento: Gerente Financeiro / Supervisor de Logística

Fornecedores:

• Atendimento do Pedido Realizado: Fornecedor Contratado
• Tempo de Entrega dos Produtos: Fornecedor Contratado

Processo:

• Cost Avoidance: Supervisor de Logística / Encarregado Expedição
• Devoluções: Faturista/Encarregado Expedição

Funcionários:

• Acuracidade do Inventário: Encarregado de Expedição
• Produtividade: Supervisor de Logística / Encarregado de Expedição

Fase 8: Definição da Rotina de Gestão dos indicadores Estratégicos e Operacionais Dinâmicos "reunião de análise crítica".

Local da Reunião: Sala de reuniões da Diretoria

Frequência: Quinzenal

Participantes: Diretoria Geral, Supervisor de Logística, Encarregado de Expedição, Gerente Financeiro.

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