Modelos de Gestão

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO PAULO

ESCOLA PAULISTA DE POLÍTICA ECONOMIA E NEGÓCIOS

ADMINISTRAÇÃO - NOTURNO

TRABALHO FINAL

MODELOS DE GESTÃO

Osasco/SP

2018

Introdução

O seguinte trabalho apresentado como trabalho final na disciplina Modelos de Gestão, lecionada pelo prof. Douglas de Lima Feitosa, tem como objetivo analisar uma unidade de negócio a partir da ferramenta “PDCA”, bem como demonstrar a avaliação da eficácia de uma reunião, em que todos os integrantes do grupo participaram como ouvintes e indicar eventuais soluções propostas para essa reunião.

Pela facilidade de acesso, optamos por participar de uma reunião do Centro Acadêmico de Administração da Unifesp Osasco (CAAD), que ocorreu dia 05/09/2018, referente as preparações finais para a Semana de Administração que ocorreria na semana seguinte. Além disso, foi elaborado um fluxograma com o processo de preparação deste evento.

  1 Case Centro Acadêmico de Administração (CAAD) - UNIFESP

1.1 Centro Acadêmico de Administração (CAAD)

O CAAD é a entidade que representa todos os estudantes do curso de administração da Unifesp Osasco/EPPEN, responsável  por auxiliar na resolução problemas referentes a graduação, em relação aos professores e unidades curriculares e ainda, em questões administrativas. Além disso, o CAAD é responsável pela elaboração de eventos e palestras, com o intuito de complementar e disseminar o conhecimento adquirido pelos estudantes ao longo do curso.

O CAAD possui mandatos de 1 ano e está atualmente na sua 2ª gestão, contando com 15 colaboradores, organizados conforme o organograma abaixo[pic 1]

1.2 Fluxograma e PDCA AS IS

Fluxograma é uma forma de representação esquemática utilizada para descrever e formalizar os fluxos de trabalho nas áreas organizacionais, em que as etapas são representadas por digramas quem caracterizam o trabalho que está sendo executado em cada etada do processo.

O grupo elaborou o fluxograma referente ao processo de organização da Semana de Administração, por se tratar do principal evento realizado pelo CAAD, cujo planejamento engloba praticamente todo o período da gestão e por ser a principal pauta da reunião em que o grupo participou como ouvinte. O fluxograma está disponível no Anexo I.

O PDCA é uma ferramenta usada para promoção de melhorias nos processos empresariais, e sua estrutura é dividida em quatro etapas:

Planejar (do inglês "Plan"): compreende a elaboração do plano de ação quanto a atividade ser executada e identificação do problema;

Executar (do inglês "Do"): executar a atividade conforme o planejado, com monitoria e controle.

Verificar (do inglês "Check"): checar se o que foi feito está em conformidade com o planejado.

Agir (do inglês "Act"): caso tenha ocorrido algo diferente do planejado, deve-se atuar sobre o resultado. Caso haja conformidade, deve-se trabalhar em busca de consolidação e/ou melhorias.

        Para montar o PDCA, iremos utilizar apenas as informações vistas na reunião em que o grupo estava presente, umas vez que não sabemos com exatidão o processo ocorrido antes da reunião acompanhada. No caso da reunião acompanhada, o principal problema apresentado era o de efetuar todos os últimos preparos para a execução da II Semana de Administração, que aconteceria na EPPEN na semana subsequente, entre os dias 10/09 e 14/09. Ainda existiam pendências relacionadas a execução do coffee break, reserva de vagas para os palestrantes, reserva de uma sala para servir de camarim aos palestrantes, definição de métodos de contabilizar presença de quem acompanharia as palestras e definição de pessoal responsável por apresentar os palestrantes ao público e encerramento de palestras. Essas tarefas, segundo o fluxograma, deveriam ter sido realizadas anteriormente, mas devido a falhas na comunicação e, em alguns casos, falta de comprometimento, ainda estavam pendentes.

        Plan - O problema demanda reafirmação de responsabilidade em alguns casos e definição de responsabilidade em outros. Responsáveis por coffee break e reservas, por exemplo, já apresentavam divisão anterior, mas questões relacionadas a contabilização de presença não haviam sido determinadas.

        Do - Para atividades que já estavam encaminhadas de reuniões foram feitos questionamentos  e cobranças referentes ao andamento das tarefas e remanejamento de membros que poderiam ajudar para que as demandas fossem atendidas dentro do prazo. Para atividades que ainda não haviam entrado em pauta anteriormente foi realizada separação de pessoal conforme discussão sobre o que seria mais adequado conforme o perfil dos envolvidos no centro acadêmico. Ao decorrer da reunião ambas as distribuições estavam realizadas. Cada divisão foi responsabilizada para entrega dos projetos citados na contextualização do problema até a data de início da semana.

        Check - Por conta da proximidade do evento e a indisponibilidade de novos encontros por parte dos membros. Toda a checagem de andamento dos projetos seria realizada por WhatsApp. A princípio os encarregados dos projetos manteriam os demais membros atualizados de forma proativa, mas se houvesse preocupação de algum outro membro, poderia haver cobrança para relato do andamento.

        Act - Perceber se houve sucesso na entrega e execução de todas as atividades propostas na reunião. Como o prazo para entrega era curto, em caso de não cumprimento de alguma atividade seria necessário entrar em plano de contingência e utilizar improvisos referentes a questões não entregues conforme planejado.

1.3 Fluxograma proposto e PDCA TO BE

        Após conversar com os membros do CAAD e analisar o fluxograma, o grupo percebeu alguns pontos que poderiam ser melhorados. Os principais problemas que ocorreram ao longo do processo, se deram principalmente por conta de atrasos nas tarefas realizadas por alguns membros, o que muito provavelmente se deu pela falta de prazos e checagem do andamento das atividades. Visando solucionar essa questão, o grupo acrescentou uma etapa para elaboração de um plano de ação após a reunião com o estabelecimento de prazos.