O Arquivo de Prosseguimento

Documento

O que é um documento?

É uma declaração escrita que se reconhece oficialmente como prova de um estado ou condição, habilitação, fato ou acontecimento. Texto ou qualquer objeto que se colige como prova de autenticidade de um fato e que constitui elemento de informação.

Arquivo

Segundo Sólon Buck, arquivo é um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou empresa no decorrer das suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, trata da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados para constituir, organizar, desenvolver e utilizar arquivos.

Os arquivos se classificam nos seguintes tipos: correntes, intermediários e permanentes:

Tipos de Arquivamentos

• Diretos              
• Indiretos
• Alfabético nominal;
• Alfabético geográfico;
• Alfabético específico por assunto(Ideográfico);
• Alfanumérico;
• Numérico;

Tabela de Temporalidade

A tabela de temporalidade limita o tempo de arquivamento dos documentos. Geralmente as empresas públicas ou privadas adotam a sua própria tabela de temporalidade, porém a maioria segue os padrões do CONARQ.

CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Evitar comer ou beber;

Evitar o uso de  clipes, grampos ou “bailarina” de metal;

Evitar rabiscos e utilização de fitas adesivas para pequenos reparos,  fitilho ou barbante;

Evitar o uso de papéis pardo;

Empacotar documentos, usar papel branco.

Caixas e pastas usados para a guarda de documentos devem ter o tamanho suficiente para que os mesmos sejam guardados abertos;

Caixas devem ser de poliondas;

Bibliografia:

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_publicacoes.php

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.html

Lei 8159  de 8 de janeiro de 1991

Secretariado II – Telecurso TEC