O Fluxograma Vendas

 

De modo a otimizar o sistema de arquivamento e facilitar o manuseio dos documentos, estabeleci o seguinte sistema para organizar os arquivos da Academia Saúde e Vida:

1- Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa

Para a organização das planilhas seria ideal utilizar o sistema de ordenamento numérico por data, sendo uma planilha gerada por cada dia de trabalho e guardadas no Arquivo Ativo.

        Caso não haja um sistema eletrônico de ponto que gere arquivos digitais, o arquivamento físico deverá permanecer em uma pasta e guardada em um arquivo com chave.

2- Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa

        Para a organização dos documentos de controle seria ideal manter uma planilha nomeada CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE EPIS E UNIFORMES, tanto digital quanto de forma física e uma declaração individual para cada funcionário, que deverá ser assinada e datada no ato da entrega dos equipamentos e uniformes. As declarações deverão ser guardadas anexadas à planilha, idealmente em um fichário de folhas plásticas para sua melhor conservação, sendo a primeira folha preenchida com a planilha física e as demais com as declarações. Uma cópia da planilha deverá existir em meio digital para acesso rápido. Esses documentos deverão ser arquivados no Arquivo Inativo, considerando que a rotatividade da empresa seja baixa e no Arquivo Ativo caso a rotatividade seja alta.

3-  Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias

         Para a organização dos documentos referentes a pagamentos de funcionários ativos, deve-se arquivar os documentos, após devida assinatura dos mesmos no ato do pagamento, em pastas ordenadas por ordem alfabético numérico pelo sobrenome de cada um e pelo número atribuído ao funcionário. Esses documentos devem ser arquivados no Arquivo Inativo, considerando que a rotatividade da empresa seja baixa. Após o período de 12 meses esses documentos podem ser anexados às fichas de cada funcionário no Arquivo Morto de modo a não acumular papeis muito antigos no Arquivo Inativo e melhor preservá-los.

4- Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais

        Para a organização das pastas dos colaboradores deve-se criar pastas individuais no Arquivo Morto organizadas por ordem alfabético numérico seguindo a ordem sobrenome e nome de cada um e o número atribuído à eles, que possam guardar as cópias físicas das fichas-registros, documentos pessoais e outros documentos pertinentes aos funcionários durante seu período na empresa.