O Gerenciamento de Aquisições em Projetos

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Atividade individual        

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Aquisições em Projetos	Módulo: 1 ao 6
Aluno:	Turma:
Tarefa: Plano de Aquisição Software BPMS
Contextualização do caso
A execução desse plano de aquisições visa atender a necessidade da área de processos da empresa onde uma digitalização deles é necessária. Hoje, os processos são desenhados e acompanhados de maneira manual e, muitas vezes, fica dependente de pessoas e equipes específicas. Com a compra desse software a ideia é automatizar e digitalizar tanto o desenvolvimento quanto o acompanhamento do processo. Sendo assim, acreditamos que a compra de um software voltado para BPM (Business Process Management) resolva esses problemas. Quando falamos de BPM, estamos focando justamente nesse gerenciamento de processos e projetos de maneira digital e cada vez mais independetes de erros e imprevistos. Para o software ser selecionado, foi realizada uma etapa chamada de software selection onde conseguimos elencar requisitos essenciais tanto do lado funcional quanto do lado técnicos. Após essa análise tanto funcional quanto técnica (voltado para Tecnologia da Informação e Segurança da Informação), é decidido qual software será contratado assim como o tipo de contrato e outras características aqui descritas.
Escopo da compra e critérios de aceitação
O escopo do contratado está muito relacionado no conjunto de serviços e produtos que devem ser entregues para essa aquisição. No caso do presente trabalho, estamos comprando um software de BPMS em que precisamos basicamente de um software pronto (não é necessário a criação de um novo) que tenha como características principais as seguintes: Criação de novas demandas Acompanhamento dos processos Acesso externo para criar demandas (não é necessário um login) Criação de relatórios Criação de dashboards Visualização do processo em workflow Integrações simples (emails, mensagens e outras plataformas) Integrações mais complexas (sistemas internos da empresa) Acompanhamento por parte da empresa por 6 meses Em relação aos critérios de aceitação, só será aceito o software solução que atenda os requisitos funcionais e técnicos considerados essenciais e que não comprometam a segurança e uso dos sistemas e equipamentos da empresa, os mesmos serão elencados no tópico critérios obrigatórios e facultativos.
Tipo de contrato
Como o tipo de serviço prestado é a compra de um software que será responsável pela gestão de processos, conseguimos prever quantas licenças e quantos processos iremos realizar ao longo de um determinado tempo. Sendo assim, o tipo de contrato escolhido foi o de valor fixo. Ou seja, dentro de um período de 12 meses, pagaremos um valor fixo para termos acesso à plataforma/software contratado. Sabendo que existem subdivisões dos contratos de preços fixos, o ideal para esse projeto é o mais escolhido entre as empresas; o contrato de Preço Fixo Garantido (PGR). Esse contrato traz uma certa segurança para a empresa contratante já que a garantia e o serviço estão bem estipulados e alinhados por ambos os lados.
Critérios obrigatórios e facultativos
A escolha da proposta mais vantajosa se dará depois da aplicação dos critérios de avaliação obrigatórios estabelecidos abaixo. Dentre as empresas que atendem esses critérios obrigatórios, é necessário olhar para os critérios facultativos para então tomar a decisão para o melhor fornecedor. Critérios Obrigatórios Plataforma No Code ou Low Code Possibilidade de criação de formulários personalizáveis Acompanhar status das solicitações Possibildiade de dashboards personalizáveis Possibildiade de integrações Criação e gestão de hierarquias Automatização de processos Sinalização de processos atrasados Controle de tempos de realização das atividades Controle de acessos Relatórios personalizáveis Lógicas condicionais Fluxo de aprovações Auditoria de processos Critérios Facultativos/Classficatórios Possibilidade de navegação Mobile – Peso: 10% Notação BPMN – Peso: 7% Ser em português – Peso: 3% Ambiente de teste de processos – Peso: 20% Repositório de documentação – Peso: 8% Controle de versionamento de processos – Peso: 5% Controle de acessos – Peso: 5% Campo de sinalização de tarefas – Peso: 7$ Integração com MS Teams – Peso: 15% Interagação com outras ferramentas MS – Peso: 20%
Cronograma e desembolso de pagamento
Para a contratação da solução, alguns marcos do projeto foram especificados para que possam Item Descrição Início Fim 1 Contato com fornecedores 16/08/2021 20/08/2021 2 Envio de Processo exemplo 30/08/2021 03/09/2021 3 Envio de requisitos/critérios funcionais e tecnológicos 16/08/2021 03/09/2021 4 Apresentação da solução/software 06/09/2021 17/09/2021 5 Envio das informações para a proposta comercial 20/09/2021 24/09/2021 6 Elaboração da proposta comercial 27/09/2021 01/10/2021 7 Análise dos fornecedores 04/10/2021 15/10/2021 8 Assinatura Contrato 18/10/2021 22/10/2021 9 Pagamento 25/10/2021 28/10/2021 Por ser um contrato de valor fixo e uma contratação que dependerá dos processos e do número de licenças que serão necessárias, o pagamento será realizado apenas uma vez quando o fornecedor for selecionado. Sendo assim, não é necessária essa divisão entre as etapas em um aspecto financeiro.
Riscos do processo
Alguns dos principais riscos do projeto podem ser vistos abaixo, assim como também algumas opções de como evitar ou, no mínimo, mitigar os impactos dos riscos mencionados. Atraso na entrega da proposta comercial: um jeito de mitigar esse risco é a definição de um calendário antes da realização da proposta comercial e deixar claro que as chances de contratação do fornecedor serão baseadas, também, em relação ao respeito de SLAs. Não aderência das áreas com o sistema: realizar um levantamento prévio de quais áreas estão interessadas em adquirir um software com essas características e quais os impactos positivos e negativos. Problemas no escopo da proposta: O escopo e desenvolvimento do mesmo deve ser realizado antes do contato com os fornecedores, para que esse erro seja no mínimo mitigado. Sendo assim, quando a prospota comercial for realizada a mesma já estará mais bem definida Baixa qualidade do software escolhido: Esse erro deve ser mitigado colocando alguns parâmetros de qualidade nos critérios obrigatórios e facultativos Não possibilidade de realizar integrações com sistemas específicos da empresa: para que esse risco não ocorra, é necessário estudar as principais integrações que possam ser realizadas antes da contratação e antes das conversas iniciais com os fornecedores. Assim, os fornecedores já conseguem avaliar as possíveis integrações. Não assistência a médio e longo prazo do fornecedor: Junto á proposta comercial, solicitar uma assistência e auxílio a curto e médio prazo com a garantia de uma extensão e diferentes canais para auxílio como blogs, sites, WhatsApp entre outros. Além disso, pode ser incluída uma clausula no contrato que garente essa assistência por um número X de meses.
Itens fora do escopo
Os itens fora do escopo nesse em qualquer outro projeto são itens em que o fornecedor não deve considerar na resposta e que não dis respeito à ser uma entrega. Quando falamos desse projeto em especíico estamos focados na contratação de um software de workflow que atuará como um BPMS (Business Process Management). Sendo assim, alguns itens que podem ser considerados fora do escopo são: Compra ou aluguel de hardwares ou máquinas; Criação de um sistema Criação de Aplicativos Terceirização da criação de processos Uso de RPAs Compra de licenças automáticas (LAs)
Responsabilidade das partes
Da parte do fornecedor algumas responsabilidades além do fornecimento em questão são: (1) respeito aos prazos estipulados; (2) Assistência a curto e médio prazo incluídas; (3) Assistência a longo prazo plausível; (4) Suporte técnico por quanto tempo durar o contrato; (5) Treinamento da ferramenta; (6) Auxilo durante realização dos primeiros MVPs e (7) Estabilidade do software. Em relação ao contratante (nossa empresa em questão) algumas das principais responsabilidades são: (1) permitir a entrada mais suave do software; (2) auxiliar durante treinamento; (3) divulgar a área e ferramenta para outras áreas da empresa; (4) Vender a ideia desse software assim como focar nas melhorias que o mesmo pode trazer e (5) comprometimento de feedback sobre o software com o fornecedor.
Forma de gestão do contrato
A gestão do contrato é de extrema importância para o funcionamento da parceria e exitem algumas subetapas que podem ser nomeadas como o gerenciamento das relações das aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e a realização de mudanças quando necessário. Um jeito de monitorar e de certa forma medir o desempenho das aquisições é por meio da criação de KPIs que poderão ser acompanhados para cada processo. Diferentes relatórios serão criados para acompanhar os serviços. O principal KPI seria o tempo necessário para a realização de um processo. Além disso, será realizada uma pesquisa de satisfação com os usuários para avaliar o software para a renovação do contrato futuramente. Outras ações devem ser tomadas visando a efetividade do contrato e do acompanhamento dos serviços prestados pelos fornecedores como: (1) Fazer o acompanhamento de todas as ações corretivas; (2) Documentar as comunicações relevantes (3) Realizar reuniões produtivas. (4) Documentar as lições aprendidas e promover a sua difusão na empresa.

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