O Gerenciamento de Portfólio e Projetos

ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Portifólio e PMO	Módulo: Atividade individual
Aluno:	Turma:
Tarefa: Case Argo Menthor
Introdução
A competição em um mercado global é influenciada por rápidas mudanças, inovações e tempo de chegada de um produto/serviço até o mercado, o que faz com que as empresas gerenciem cada vez mais projetos. Sendo assim, faz-se necessário o desenvolvimento de métodos para coordenar e gerenciar projetos e acompanhar esse ambiente de mudanças. O PMI (Project Management Institute) define projeto como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” Alinhar os projetos às metas estratégicas da empresa tornou-se uma tarefa fundamental. O clima econômico atual não tem precedentes em termos de mudanças tecnológicas, concorrência global e incerteza financeira. Essas condições tornam o alinhamento de estratégia/projeto ainda mais essencial para o sucesso da empresa. O resultado disso é a necessidade na utilização das práticas de gerenciamento de projetos, que é definido pelo PMI como “a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos.” Para desenvolver as melhores práticas em gerenciamento de projetos, promover a padronização dos processos de governança e gerenciamento de portifólio, faz-se necessário à implementação de uma estrutura organizacional conhecida como PMO (Project Management Office). Dessa maneira, é possível maximizar o desempenho no ganho de eficiência em cada projeto, e também na captura de sinergias da relação dos projetos entre si e da relação de cada projeto com a estratégia da organização. Neste contexto, o diretor-presidente e CEO da Argo Menthor, sr. Jason Higgins, solicitou o desenvolvimento de gerenciamento do portfólio na companhia, com a intensão de otimizar o alinhamento entre os projetos e às estratégias da empresa para alcançar os objetivos da organização. Com essa finalidade foi formado um Comitê de Governança de Portfólio (CGP) com quatro membros: O Diretor Financeiro Max Johanson, a Diretora de Recursos Humanos Natacha Barth, o Diretor de Sistemas de Informação Sebastian Lommez, e Kimberly Parker, que ocupará o cargo de Diretora de Projetos. Será criado ainda um PMO que responderá diretamente à Diretora de Projetos Kimberly Parker. O trabalho em questão, tem como objetivo evidenciar a importância da implementação de um PMO para a Argo Menthor, evidenciando suas contribuições para o alcance dos objetivos da organização, relacionados a seguir com seus respectivos patrocinadores: Aumentar a receita com os projetos, Diretor Financeiro; Aumentar o índice de lucratividade dos projetos, Diretora de Projetos; Melhorar o índice de satisfação dos clientes, Diretor de Sistemas de Informação; Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores, Diretora de RH.
Desenvolvimento – Identificação das funções do PMO que podem contribuir para o alcance dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo Menthor.
A implementação bem sucedida da gestão de projetos cria uma cultura que pode mudar segundo as demandas de cada projeto e se adaptar rapidamente a um ambiente dinâmico e em constante mudança. Conforme F. L.E.W.G 2016 o gerenciamento de projetos proporciona às pessoas um conjunto poderoso de ferramentas que aprimoram sua capacidade de planejar, implementar e gerenciar atividades para alcançar objetivos organizacionais específicos. Um PMO ou EGP (Escritório de Gestão de Projetos) é uma estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projetos. O PMO pode ser corporativo, departamental ou operacional e deve oferecer orientações, métodos e ferramentas para os gerentes de projetos conduzirem seus projetos. O PMO corporativo abrange todos os projetos da organização, normalmente ligados à estratégia da empresa. Por sua vez, o PMO departamental ajuda determinada área a entregar resultados através de um portfólio de projetos. Já o PMO operacional é o escritório de projetos que gerencia exclusivamente um projeto ou programa e geralmente é descontinuado ao fim da iniciativa. O escritório a ser implantado na Argo Menthor, se caracteriza como PMO do tipo corporativo, pois deve responder a alta gestão e gerenciar todo o portifólio de projetos da empresa. Um PMO, tem como principal função fornecer suporte aos gerentes de projetos de diversas formas, como por exemplo: Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos os projetos administrados pelo PMO; Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento de projetos; Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão; Monitoramento da conformidade com as políticas, procedimentos e modelos padrões de gerenciamento de projetos por meio de auditorias do projeto; Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários e outras documentações compartilhadas do projeto (ativos de processos organizacionais); Coordenação das comunicações entre projetos. Seguem relacionadas a seguir, as funções específicas que podem contribuir com o alcance de cada um dos objetivos organizacionais da Argo Menthor: Aumentar a receita com os projetos: Desenvolvimento do pensamento sistêmico e do foco nos resultados; Alinhamento dos projetos desenvolvidos com as estratégias da organização; Identificar, selecionar e priorizar projetos (em particular aqueles com maior expectativa de receita); Desenvolver e implementar metodologias para aumento de eficiência no gerenciamento de projetos e, portanto, de resultados financeiros dos projetos; Implementar e gerenciar banco de dados de riscos, viabilizando melhor tomada de decisão. Aumentar o índice de lucratividade dos projetos: Maximização do lucro e do crescimento sustentável; Conquista das metas da organização; Melhoria na gestão de recursos críticos entre projetos, priorizando aqueles com maior impacto sobre a lucratividade da empresa; Capturar lições aprendidas com projetos finalizados. Desenvolver e implementar metodologias para aumento de eficiência no gerenciamento de projetos e, portanto, de resultados financeiros dos projetos; Melhoria do clima organizacional por meio da definição de responsabilidades, da ampliação da visão do negócio e da alegria de atingir novos resultados. Melhorar o índice de satisfação dos clientes: Implementar e gerenciar sistemas de informação para gerenciamento de portfólio; Monitorar e reportar o desempenho do próprio PMO, viabilizando controle e melhoria da estrutura; Delegar autoridade suficiente ao representante do cliente, especialmente na tomada de decisões; Desenvolver uma clara compreensão da importância relativa de custos, cronogramas e objetivos de desempenho técnico Gerenciar interface com clientes e outros stakeholders externos. Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores: Fazer os membros da equipe-chave auxiliarem na tomada de decisões e na solução de problemas; Desenvolver estimativas e metas realistas de custo, cronograma e desempenho; Empregar um conjunto viável de ferramentas de planejamento e controle de projetos; Mostrar disposição para coordenar esforços; Demonstrar disposição para manter a flexibilidade estrutural; Mostrar disposição para se adaptar a mudanças; Realizar um planejamento estratégico eficiente; Manter a harmonia; Dar a ênfase adequada às experiências passadas; Fornecer buffering externo; Comunicar-se rapidamente e com precisão; Exibir entusiasmo; Reconhecer que os projetos, na verdade, contribuem com as capacidades de toda a empresa; Desenvolver e manter linhas de comunicação curtas e informais; Realizar treinamentos e promover competências dos colaboradores; Executar atividades especializadas em suporte direto às atividades dos gerentes de projetos.
Considerações finais
O presente trabalho tem como finalidade apresentar uma breve introdução sobre o contexto do genrenciamento de projetos e sobre a implementação do PMO. Em um segundo momento, foram relacionadas funções específicas, a fim de coontribuir para o alcance dos objetivos organizacionais da Argo Menthor. Tornou-se evidente a essencialidade da implementação de um PMO nesta empresa para estabelecer o gerenciamento de portifólio através das melhores práticas alinhadas às estratégias organizacionais.
Referências bibliográficas
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