ORGANIZACAO, SISTEMAS E MÉTODOS

Problemas a serem solucionados

1) Não existe organograma.

O organograma é muito importante dentro da organização, ele ajuda a organizar de forma clara cada departamento da empresa e seus colaboradores, garantindo a agilidade da percepção das áreas de negócios. É uma ferramenta indispensável, para que as atividades da empresa sejam realizadas em ordem, cada uma com seu grau de importância e prazo a ser cumprido, pois auxilia no arranjo da organização, fazendo com que fique claro quem é o responsável pelo departamento e quais podem crescer e para onde os colaboradores podem almejar uma evolução.

• A relação de autoridade existente entre as unidades é caótica. A subordinação é indistinta. O chefe de pessoal dirige-se ao diretor administrativo e dele recebe ordens. Essas ordens nem sempre combinam com o que é desejado pelo diretor financeiro, e assim por diante.

Esse problema pode ser resolvido com a ajuda do organograma, pois, o mesmo mostra a estrutura hierárquica da empresa desde o presidente, passando pelos diretores, gerentes e colaboradores, todos os cargos e funções estão lá, a medida que as ordens não são cumpridas pelos diretores a empresa fica desorganizada. As ordens devem ser cumpridas e o relacionamento entre os diretores deve ser bom para que problemas venham ser solucionados mais rápido, fazendo com que a empresa fique mais organizada, estabelecendo os níveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empresa.

2) Não existe nenhum manual administrativo.

O manual administrativo é essencial para empresa, pois nele contém o conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos e orientações que devem ser obedecidas e cumpridas pelos funcionários da empresa, bem como a forma como estas serão executadas. Esse manual ajuda a organizar os cargos da empresa, deixa a divisão do trabalho mais regular, evitando que uns trabalhem mais do que outros executando a mesma função. É importante que o manual esteja sempre atualizado.

• Os formulários são confusos e o fluxo de cada um deles é tarefa para ser descoberta por alguém. Os formulários não estão ruins no que diz respeito à sua diagramação, mas há problemas.

É preciso ter um formulário organizado, atualizado e padronizado, pois eles deverão ser uteis a todas as unidades em conjunto. Aplicando todo o desenvolvimento cientifico para que não precise está fazendo vários para cada setor. Formulários ruins e desorganizados podem fazer com que a empresa perca tempo demais em problemas que poderiam ser resolvidos rapidamente.

• Os três diretores não tem formação profissional adequada.

Ao criar o manual administrativo, possibilita o treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa, fazendo com que os diretores se aprimorem, ou seja, possibilitar maior e melhor treinamento e capacitação a determinado grupo funcional da empresa. Com uma formação adequada fica mais fácil para eles analisarem a divisão de trabalho.

• A divisão do trabalho é irregular. É fácil de encontrar funcionários da mesma sessão executando o mesmo trabalho, mas sempre com um ou dois trabalhando mais do que o restante.

Com o manual administrativo