Os Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Atividade individual Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos 0517-7_7	Módulo: 06
Aluno: Bruno Marchesini de Carvalho	Turma: MBA_FGPEAD  24_22052017_7
Tarefa:  Show de Rock
Introdução
Para o desenvolvimento do Show de Rock na cidade de Porto Alegre, executado pela empresa CCC, serão analisados todos os conceitos relacionados a Gerenciamento de Projeto que envolverão o projeto, buscando atingir o objetivo final de fortalecer a marca da empresa. De modo a manter uma organização e melhor entendimento de todos os processos deste projeto, a análise será divida em ciclos de vida, com os grupos de início, planejamento, execução, controle e encerramento, contemplando as principais ações, responsabilidades e documentos de cada fase, sempre em sintonia com as melhores práticas recomendadas na quinta edição do guia PMBOK®. Durante os ciclos de vida do projeto, também serão abordados as 10 áreas de conhecimento de projeto, também do guia PMBOK®, apresentadas de forma clara e contendo temas e técnicas que auxiliam no desenvolvimento do projeto.
Desenvolvimento – análise do caso da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos
Por definição, o evento (Show de Rock) da empresa CCC deve ser tratado com um projeto por possuir as 3 características essenciais segundo (DO VALLE, 2014), sendo elas temporariedade, pois possui data prevista para encerrar (final do ano), singularidade, pois é um show específico, único, e progressividade, já que será feito por etapas, até que esteja pronto antes de seu encerramento. Iniciação O início do projeto ocorre com a elaboração do TAP (Termo de abertura do projeto). Neste documento temos os primeiros passos que iniciarão a caminhada da equipe para o estabelecimento das metas e objetivos. O gerente de projetos, líder responsável pelo evento, já deve ser nomeado neste instante, gerando total liberdade para que o mesmo inicie suas atividades, conforme referencia DO VALLE (2014, p. 50). O escopo inicial também é criado, identificando as principais necessidades que o projeto precisará acompanhar, sendo um evento musical na cidade de Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, ocorrendo no final do ano. Um processo extremamente importante, e que muitas vezes não é executado com qualidade é a identificação das partes interessadas (Stakeholders). Essa listagem de todos os envolvidos no projeto, desde as áreas internas na empresa (membros da equipe, diretor, vendas, marketing, etc.), como externas (público alvo, vizinhança, Fast-food, órgãos governamentais, bombeiros, centro de evento, etc.) é necessária para que no decorrer do projeto eles possam ser classificados e executado um trabalho para manter todos esses envolvidos com um bom engajamento e sendo catalisadores do projeto. Planejamento Segundo Cleland e Ireland (2002, p.187), planejamento é o processo de análise e explicitação dos objetivos, metas e estratégias necessários para que o projeto, durante seu ciclo de vida, possa alcançar plenamente seus objetivos de custo, cronograma e desempenho técnico. O gerente de projetos, neste início de etapa, deve estabelecer os integrantes da equipe, as funções e responsabilidades, além das relações hierárquicas e, para isso, deve determinar a estrutura que será organizada sua equipe. A empresa CCC, atuante no mercado brasileiro de atacado de roupas, possui uma estrutura matricial fraca por possuir uma forte rede de lojas e um gerente funcional situado em cada loja, tendo também equipes de apoio/recursos disponíveis de forma flexível dependendo da demanda de cada loja e também gerentes de projeto atuando nos diversos programas e projetos da empresa, porém com menor poder que o gerente funcional. Considerando a estrutura da empresa CCC, a alta diretoria e o gerente de projetos devem avaliar a nova estrutura da equipe da empresa DT produções, para se adequar a sistemática e conseguir obter um bom nível de transferência de informações entre as partes interessadas. Sendo toda a equipe da DT produções alocada para execução de novos projetos (Ex.: show de rock) e sem a participação nas atividades operacionais, este setor deverá ser organizado na forma de estrutura projetizada, tendo como benefícios a total autonomia e autoridade do gerente de projetos, facilidade na estruturação e determinação de metas para a equipe, facilidade no controle e grande oportunidade de aprendizado. Com o plano de gerenciamento de recursos humanos definido, é necessária a criação do Plano de Gerenciamento do Projeto, no qual, de acordo com  DO VALLE (2014), temos a definição, preparação e coordenação de todos os planos auxiliares do projeto. Para o projeto de realização do evento mencionado, um plano de gerenciamento estruturado na ferramenta Project Model Canvas é recomendado, contemplando os processos recomendados pelo guia PMBOK divididos em blocos e apresentados em uma folha A1. “O Project Model Canvas tem por objetivo permitir a cocriação do plano de projeto com o engajamento e participação das principais partes interessadas. A metodologia auxilia na elaboração de um planejamento macro do projeto, onde o resultado auxiliará o Gerente de Projetos e sua equipe a detalhá-lo melhor.” (CARVALHO,2017) [pic 2] Figura 1 - Project Model Canvas Com a participação de toda a equipe, o gerente de projetos deve iniciar o preenchimento do plano de gerenciamento com relação aos seguintes pontos abordados: Por que realizar o projeto? O que o projeto fará? / Quais atividades serão executadas? Quem são as partes interessadas? / Quem são os envolvidos? Como será feito? / Qual a quantidade de participantes? Quando será entregue? / Quanto custará?    Respondendo a essas perguntas, será possível inserir essas informações nos seus respectivos blocos no Canvas. [pic 3] Figura 2 - Project Model Canvas Alguns cuidados devem ser tomados nesta etapa, como avaliação das restrições em relação à entrega final, premissas em relação aos riscos listados além de ações para os riscos mais relevantes. Com base neste planejamento, outros planos auxiliares serão gerados para prover maior interação das informações recebidas, como o EAP, Cronograma, Responsabilidades, Plano de Gerenciamento de Stakeholders, Plano de Comunicação e Plano de Riscos. O EAP (Estrutura Analítica de Projetos) facilitará o gerenciamento através da divisão das entregas. Através da definição do escopo, listadas as atividades e suas respectivas durações e seqüências, um cronograma será elaborado, auxiliando na estimativa de recursos e custos do projeto. A classificação dos stakeholders em ordem de poder, influência e posicionamento, através da identificação em etapa anterior, proporcionará a criação de um plano para aumentar/manter o engajamento desses envolvidos, de acordo com a estratégia de abordagem escolhida. Os riscos listados deverão passar por uma análise quantitativa e qualitativa, de forma a gerar um plano de ação para os itens críticos identificados. Com o Plano de Gerenciamento criado, o mesmo deve ser divulgado para os Stakeholdes (Inclusive as empresas Fast-food, o responsável pelo centro de eventos, etc.) conforme determinação do Plano de Comunicação, podendo ser por reuniões, relatórios e vias informais. Também deve contemplar no plano de comunicação toda a divulgação necessária para a realização do show, tendo o setor de marketing especial envolvimento neste processo em conjunto com a área de comunicação. O acompanhamento e apoio da alta diretoria em reuniões e apresentações são fundamentais para que o gerente de projetos possa mostrar o andamento do projeto, manter nível de engajamento da equipe e solicitar recursos quando necessário. Execução  “Executar o projeto significa colocar em prática o que foi definido em seu plano de gerenciamento, de forma a executar e concluir o trabalho de acordo com o que foi planejado e especificado.” (DO VALLE, 2014, p. 40) O gerente de projetos, nesta etapa, deve estruturar a equipe de execução de maneira a cumprir o escopo determinado conforme estabelecido no cronograma, atentando-se aos custos e recursos necessários para execução com a qualidade definida. A fase de instalação da estrutura do show, assim como fase de preparação e realização devem conter os recursos necessários conforme planejamento, como seguranças, equipe de limpeza, empresas de fornecimento de comida, assistência técnica para eventuais problemas, entre outras. O papel de líder do gerente será constantemente testado, pois a interação entre os membros da equipe propiciarão conflitos e dúvidas, devendo ele apresentar uma gestão de conflitos, avaliação individual de desempenho e realização de feedbacks. As interfaces com os stakeholders devem acompanhar o determinado pelo plano de comunicações, através do reporte diferenciado para cada categoria de partes interessadas. Principalmente na fase de instalação das estruturas, mudanças poderão ser requeridas (por stakeholders) ou necessárias conforme necessidade, devendo o gerente de projetos atuar de forma rápida e eficaz para eliminar ou reduzir este risco. Dependendo da criticidade, reuniões emergenciais deverão ser conduzidas caso o prazo, custo ou qualidade sofram alterações significativas. “Os fatores críticos de sucesso são, freqüentemente, organizados na forma de uma relação de itens a serem observados durante os processos de planejamento e execução, visando aumentar a possibilidade de sucesso do projeto.” (DO VALLE, 2014, p.23) Portanto, presença do gerente de projetos in loco, redução da burocracia, comprometimento da equipe de projetos e metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com tempo determinado) devem ter atenção especial na etapa de execução do projeto. Controle O gerente de projetos, nesta etapa, deve estruturar a equipe de controle, de maneira a monitorar o andamento das atividades, verificando se o escopo caminha conforme estabelecido no cronograma, atentando-se aos custos e a qualidade necessária. Em ocasiões onde foram detectados alterações no prazo, custo ou qualidade, a atuação do gerente de projetos é exigida, e os desvios devem ser comunicados a níveis hierárquicos diferentes dependendo do seu impacto. Fases como vendas de ingressos, obtenção de patrocínios, entre outras, devem ser monitorados com softwares adequados e possuam capacidade para gerir o projeto. Segundo (EVEN3, 2017), centralizar as informações do seu evento em uma única plataforma que permita inscrições, pagamentos on-line seguros e emissão de certificações, garantirá uma rapidez e maior facilidade para acesso. De acordo com definição do Plano de Comunicação e de Stakeholders, reuniões devem ser realizadas em tempos determinados para divulgação e acompanhamento do cronograma por parte dos stakeholders, assim como discussões sobre mudanças recentemente realizadas e aprovações de mudanças requeridas. O gerenciamento das aquisições, tendo atenção para os fornecedores (equipamentos de som, gráfica fornecedora dos convites, etc.) e para os compradores (clientes) deve ser mantido nesta etapa, sempre avaliando o desempenho conforme meta ou contrato. Encerramento Após o término do evento, o projeto ainda não está encerrado, com presença de várias ações a serem tomadas para finalização e satisfação de todos os stakeholders. Etapas de finalização com fornecedores e desmobilização da equipe estão contempladas, de modo a garantir que nenhuma reivindicação permaneça aberta. No Plano de Comunicação de Gerenciamento dos Stakeholders, deve conter uma ferramenta de feedback para avaliar qual a opinião dos participantes em relação ao evento apresentado, mantendo todo esse histórico registrado no sistema e organizado como lições aprendidas para futuras consultas. A reunião de encerramento formal deve ser executada após a conclusão de todas as etapas, relatando o alcance dos objetivos e os benefícios obtidos.
Considerações finais
Através do presente trabalho é possível avaliar a importância dos conceitos de gerenciamento de projetos, não só em organização de eventos, mas nas diversas situações em que necessitamos executar mudanças temporárias, singulares e progressistas, independentemente do ambiente ou cultura em que é aplicada.  Com um gerenciamento adequado, utilizando as ferramentas de maneira correta, teremos maiores chances de conseguirmos o objetivo final, com escopo, prazo, custo e qualidade dentro do especificado. Nota-se também a contribuição para o processo de decisão, com otimização da gestão de mudança e minimização dos riscos. As partes interessadas, denominadas de stakeholders, através dos conceitos apresentados, receberão apenas as informações que os interessam e de forma clara e precisa, aumentando o interesse do mesmo de forma a influenciá-lo a apoiar o projeto. Portanto, considerando as áreas de conhecimento relatadas (escopo, tempo, custo, qualidade, risco, comunicação, aquisição, R.H., stakeholders e comunicações), a aplicação dos conceitos de gerenciamento de projeto nos dá a oportunidade de obter excelentes resultados mesmo em projetos de extremo risco.
Referências bibliográficas
CLELAND, D.I.; IRELAND, Lewis R. Gerência de Projetos. Rio de Janeiro: Reichmann & Affonso, 2002. DO VALLE, André Bittencourt; CIERCO, Agliberto Alves; SOARES, Carlos Alberto Pereira; FINOCCHIO JR., José. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. 3ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014. Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK , 5a. edição, 2014, PMI. CARVALHO, L. Planejamento de projetos com Canvas. Disponível em: http://gerenciandoriscosemprojetos.com/planejando-projetos-com-project-model-canvas/. Acesso em 24 jun.2017. Autor desconhecido. EVEN3. 6 dicas para gestão de eventos.Disponível em: https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/. Acesso em 22 jun.2017.

...