Os Fundamentos do Gerenciamento do Projeto

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo: 1 ao 6
Aluno: Camila Tasca Leitão	Turma: 1
Tarefa: 1
Características do projeto
De acordo com as definições de projeto, podemos destacar algumas características importantes presentes em todos os projetos: eles são temporários, produzem entregas singulares e são elaborados de forma progressiva. Ou seja, possuem data prevista para iniciar e terminar, com duração finita, além disso os projetos produzem entregas singulares, ou seja, os produtos, serviços ou resultados possuem características que os fazem únicos e finalizando mas não menos importante o projeto se desenvolve de forma sequencial em etapas e por incrementos, o que faz com que as características do produto ou serviço sejam determinadas paulatinamente, por meio de um processo de refinamento e detalhamento que ocorre continuamente ao longo da duração do projeto.  Parte indispensável, na elaboração de um projeto o gerente de projetos desempenha um papel crítico na liderança de uma equipe de projeto para atingir os objetivos do mesmo. Este papel é claramente visível ao longo do projeto. O gerente de projetos fornece à equipe do projeto a liderança, o planejamento e a coordenação por meio da comunicação. Considerando que irá atuar do início ao fim do evento, sendo o principal responsável por: custo, prazo, escopo, qualidade, solução de problemas ou questões impeditivas, cronograma, definição da equipe, relacionamento com os envolvidos (conhecidos como stakeholders), processos de melhoria e relatórios periódicos sobre o andamento e status do projeto.   A organização de um evento possui os atributos típicos que a caracterizam como um projeto, e para que a execução de um dele seja bem feita, os líderes devem definir suas prioridades, delegar as funções corretamente e traçar um fluxo de informação rápido e eficaz.  A escolha da empresas pela realização de um evento seja ele de grande porte ou evento local vai muito além da sua identificação com determinada cultura, outros objetivos visam ser alcançados. Atualmente o consumidor está sempre querendo um diferencial, não basta apenas ter um produto de qualidade com um bom preço. O produto e a empresa precisam causar uma nova experiência ao consumidor, agregar valor, proporcionar um momento único de prazer e satisfação. O cliente está interessado na responsabilidade social da empresa, no cuidado que ela tem com o meio ambiente, com a satisfação dos seus funcionários e o meio em que ela vive, isso faz com que a empresa se diferencie de seus concorrentes, inserindo novidade de ações em sua comunicação agregando valores positivos e tendo a aceitação desejada pelo público.   Uma boa maneira de fortalecer seus conceitos e se posicionar no mercado é a utilização de ações culturais que podem ser uma estratégia de projeção da imagem da empresa para seu público, essa visa adquirir vantagem competitiva e, consequentemente, investir em conhecimento, entretenimento, crenças, moral e costumes da organização para atingir o seu público alvo.   Claro que investir em eventos culturais exige dos funcionários um grande conhecimento da área de atuação, para perceber o que tem potencial, e o que é relevante. Por isso, terceirizar essa organização do evento foi a aposta da empresa CCC, assim a DT Produções foi contratada para conduzir esse novo projeto, diferente dos colaboradores internos, os profissionais da produtora de eventos estarão 100% focados em atender o evento e garantir uma estrutura de qualidade, sempre de olho no planejamento e no orçamento. Em resumo, a contratação da produtora pela empresa CCC faz com que possa se dispor de mão de obra especializada e focada em garantir o sucesso do evento e preservar a imagem da empresa.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
O que pude analisar com essa separação das fases do eventos pelos processos de gerenciamento foi que, além de ter uma visão global do planejamento e saber em qual tarefa se deve dispor de maior atenção em determinado momento é que no gerenciamento de um evento podemos separar a intensidade de energia e coordenação da seguinte forma: Pré-evento 30%, Evento 60%, Pós-evento 10%, o boom do projeto se dá no dia do evento, ele terá que ser construído e desconstruído em pouquíssimo tempo, além disso evento em si tem uma duração curta, em comparação com o tempo dispensado para que ele seja colocado em prática. As fases antecessoras e sucessoras, não menos importantes, são os pilares do evento, sua sustentação. É imprescindível o planejamento detalhado e minucioso de cada etapa da fase de pré-evento, para que o evento em si se concretize com louvor, as comunicações precisam ser claras, as partes envolvidas precisam estar em sintonia e a equipe precisa estar ciente das suas tarefas, o mesmo se repete na fase de pós-evento com um pouco menos de tensão por já ter o evento concretizado mas necessário o mesmo empenho para uma finalização de sucesso, captação e análise das métricas para demonstração de resultado para o cliente. É uma grande orquestra, que precisa estar com seus músicos afinados e um maestro de grande talento para apresentar um belo espetáculo ao público. [pic 3]
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
A empresa CCC se caracteriza por ter a estrutura funcional, por ter contratado uma empresa terceirizada (DT Produções ) para gerenciar o projeto e executar o evento, além disso não apresenta um PMO para fazer a gestão do evento necessitando de uma empresa especializada e enaltecendo a estrutura organizacional funcional.   Já a empresa DT apresenta uma estrutura projetizada, por ter sido contratada para realizarum projeto específico, tendo sua equipe divididas por projeto e, cada um tem a responsabilidade de entregar a demanda que lhe foi atribuída   Ao fim desse estudo, podemos confirmar a crescente a quantidade e importância da organização e produção de eventos, dos mais variados portes e segmentos, sejam técnicos, sociais ou corporativos a nível mundial. Consequentemente, a gestão dos mesmos por profissionais devidamente qualificados é a receita para que a realização seja considerada um sucesso por todos os envolvidos em sua organização, principalmente os patrocinadores e os clientes, público alvo dos mesmos. Assim a empresa CCC terá um evento elaborado com as prática, os princípios e boas práticas da área de gerenciamento de projetos, tornando seu trabalho mais formal, moderno e profissional.   A contratação da produtora DT, uma empresa especializada, capaz de gerenciar um evento e tomar decisões rápidas fará com que o show aconteça de forma fluida com um serviço profissional que ajudará na redução riscos e custos, e visa superar as expectativas do cliente apresentando um evento de muita qualidade e sucesso.
Referências bibliográficas
- Guia PMBOK 6a edição; - Fundamentos do Gerenciamento de projetos – 3ª edição – FGV Editora Ide; - Ciclo de vida dos eventos, por Luiz Augusto Brum, https://www.linkedin.com/pulse/ciclo-de-vida-dos-eventos-luiz-augusto-brum/. - Gestão de eventos - https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/   - Habilidades de um Gerente de Projetos aplicado ao Profissional da Área de Gestão de Evento. https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/Gerenciamento%20de%20Eventos.aspx

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