Pesquisa sobre organização de arquivos

Teresópolis, 21 de maio de 2016.

NOME: Gustavo Ventura Brum

TUTOR: Marcos Gonçalves

UC: Processos Administrativos

ATIVIDADE: Pesquisa sobre organização de arquivos

Organização de arquivos em uma empresa

Classificações:

1. Método Alfabético:

Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para a alfabetação, através de guias divisórias, com as respectivas letras É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.

Vantagens: Sistema mais simples, lógico e prático, por se tratar de um método direto. 

Dificuldades: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético, quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes

Benefícios: Facilidade de localização de documentos

1. Método Numérico:

Sendo organizado por número de documento, atribui-se a cada individuo firma ou assunto, um número onde todos os documentos são arquivados por esse número dentro da respectiva pasta individual. É considerado um sistema indireto de arquivar, pois há necessidade de referencias a um arquivo de fichas para buscar o numero que foi atribuído por pessoa, empresa o assunto, antes de poder arquivar ou localizar o documento. Pode ser dividido em três tipos: o numérico simples (para cada cliente existe um número), o método numérico cronológico (além do numero observa-se também a data do documento), e o método digita-terminal (os documentos são numerados sequencialmente).

Vantagens: o fato de permitir a classificação de um modo indefinido e sem interrupções; possibilita a detecção imediata da falta de um processo ou documento pela ausência do número sequencial correspondente, já que se torna mais fácil ler números do que letras e permite uma arrumação dos documentos ou processos de forma rápida e expedita.

Dificuldades: torna-se difícil a localização de um documento ou processo quando se lança erradamente um número, e quanto ao método cronológico existe o fato de surgirem dificuldades acerca da data.

1. Método Geográfico:

Método onde os arquivos são classificados e agrupados com base nas divisões geográfico-administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, conselho, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização. Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a um melhor acondicionamento e localização dos documentos e a sua informação.

Vantagens: é direto e de fácil manuseio.

Dificuldades: exige duas classificações – local e nome do correspondente.

1. Método Ideográfico:

Nesse método os documentos são organizados por assunto, podendo ser apresentados por ordem alfabética ou numérica.

Vantagens: Todos os assuntos relacionados a um determinado tópico ficam reunidos em grupos, sejam eles numéricos ou alfabéticos.

Dificuldades: Difícil aplicação porque depende de interpretação dos documentos sob analise e diante disso requer grande conhecimento das atividades instrucionais e da utilização de vocabulários controlados