Relaçao entre o executivo e secretaria

Universidade Paulista – UNIP

Secretariado Executivo Bilíngue

Projeto de Pesquisa

Relação entre Secretária(o) e Executivo

Orientador: Prof. Diva Ferro

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Sumário

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Resumo

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Objetivos

• Como obter uma comunicação eficaz?
• Como um boa comunicação pode ajuda no meio Corporativo?
• Como pode-se buscar uma boa comunicação?
• Qual conflito é causado pela má comunicação?

Objetivo

Obter uma melhor comunicação; profissionais de Secretariado e seus Executivos/Subordinados.

           Identificar erros cometidos na comunicação.

           Analisar princípios básicos da comunicação e suas ferramentas.

           Reconhecer as prioridades, na interação da linguagem adequada.

           Apresentar motivos que atrapalham a boa comunicação.

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Justificativa

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1. Comunicação Interpessoal

        

1. Relações Humanas e Conflitos nas Relações Interpessoais

Segundo o autor Pierre Weill (2009, p. 7), as relações humanas resumem- se em convívio social humano.

“Onde houver dois indivíduos em convivência constante com certeza teremos caracterizado um relacionamento.”

                                                                                                       

Os relacionamentos existem por vários motivos sejam eles pessoal ou profissional o que realmente se leva em conta é o seu propósito para que não haja conflitos nas interpretações. Poderíamos evitar muitos problemas dentro das organizações se os profissionais soubessem relacionar se entre si, assim havendo  harmonia entre o homem e o seu trabalho.

Segundo Linda Borges (2009, p. 9):

“A base concreta para se relacionar bem é ter percepção dos nossos deveres, obrigações, limites e regras , que fazem da relação social uma relação harmônica. Aprender  aceitar a personalidade dos outros indivíduos, pois cada pessoa tem a sua característica própria”.

Os conflitos no ambiente de trabalho geralmente acontecem por falta de comunicação entre os indivíduos que sofrem com as relações interpessoais, pois esses indivíduos não conseguem se relacionar consigo mesmo. A autora afirma que sendo assim o que temos é um círculo vicioso que pode acarretar sérios problemas quando encontrados e não tratados em locais de trabalho.

2.  Relação entre o Executivo e a Secretária

O profissional de secretariado passou a ser assistente do executivo, ou seja seu braço direito nas organizações onde ajuda, auxilia o executivo a tomar decisões, e resolver problemas.

Entende que o executivo e o profissional de secretariado formam um tipo de conjunto a dois, parceria segundo a autora Natalense (1998, p. 10):

“A secretária e o gerente formam uma equipe de dois, o passo fundamental para a administração participativa”.  

Para o sucesso profissional e da empresa a secretária deve conhecer a si mesma, os fatores que influenciam o comportamento do executivo, a organização em que trabalha, o clima, a filosofia, a cultura da organização- e diversos campos como: Administração, Planejamento, Comunicação, Liderança, e entre outros. Que pode contribuir para o desempenho das atividades cotidianas possibilitando um bom relacionamento com o executivo.

As pessoas têm formas diferentes de reagirem diante de determinadas situações. No ambiente de trabalho não é diferente, o profissional de secretariado se depara com diversos tipos de personalidades e deve adaptar-se e saber lidar com todo o tipo de temperamento no qual se convive a maior parte do dia.

Segundo o autor Ribeiro existem vários tipos de chefe (1990, p. 52 e 53):

• Chefe que assusta – parece estar “de mal com o mundo”, seu mau humor não se dirige a alguém especial, nem mesmo a seus funcionários, razão pela qual não devem ser alimentados ressentimentos;
• Chefe acessível – que usa a franqueza e a confiança como bases do relacionamento, que se torna fácil e entusiasma ao trabalho;
• Chefe indiferente – provoca no funcionário o sentimento de inutilidade, quando ele não vê seus esforços reconhecidos e, em consequência, sente-se desestimulada para o trabalho;

 

A capacidade de se relacionar é uma competência importantíssima para a secretária, sendo assim este profissional deve estar bem disposto para lidar com diversos perfis, cuidando para que todos se sintam respeitados e bem atendidos.

Matos (2004, p.15), afirma que:

“Conhecer seus superiores, ou seja, seus objetivos, planos, ações e preocupações é uma das propriedades básicas para o profissional de secretariado que quer trabalhar em estreita colaboração com a chefia, em uma relação de confidencialidade”.

O livro “Manual da Secretária” (2006) destaca algumas indicações que poderão ser úteis para o relacionamento entre o executivo e o profissional de secretariado tais como:

• Contornar situações difíceis. Se o executivo estiver irritado e pedir para transmitir palavras grosseiras a alguém, procure esfriar a situação e jamais repita suas palavras.
• Evitar entrar, atropeladamente e a todo instante, na sala do executivo para transmitir informações que podem ser acumuladas e transmitidas de uma só vez;
• Quando o executivo se ausentar, pergunte se ele gostaria que informasse às pessoas onde poderá ser encontrado;
• Lembre-se e avise ao executivo do aniversário das pessoas com quem trabalha. Não é necessário preocupar-se com presentes, mas cumprimentar ou enviar uma mensagem é demonstrar atenção;
• Não recusar trabalhos que nunca fez;
• Jamais dar a impressão que conhece tudo. Quando desconhece alguns procedimentos, deve informar-se antes de executar a tarefa;
• Manter a impaciência longe do local de trabalho;
• Procurar desempenhar o trabalho de forma eficiente e profissional, para manter o relacionamento em alto nível;
• Saber aceitar críticas, ainda que inoportunas.

Outro ponto importantíssimo no relacionamento, na parceria entre o executivo e a secretária no ambiente de trabalho é a comunicação. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexível de acordo com a cultura de ambas.