Relatorio de Estagio Supervisionado

UNILAGO

União das Faculdades dos Grandes Lagos

RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO

                                        ALINE DE SOUZA CARVALHO

Relatório de estágio supervisionado,  apresentado à União das Faculdades dos Grandes Lagos , sob orientação da Profª. Ms. Marcia Roberta de Carvalho, para obtenção do título de Graduação em Administração.

São José do Rio Preto

2016

INTRODUÇÃO

        A unidade concedente do estágio tem a razão social DATA MANAGER BAURU CONSULTORIA E INFORMATICA LTDA, nome fantasia TOTVS Oeste Paulista e é localizada na Rua Silva Jardim, número 3604, Bairro Jardim Santa Cruz, em São José do Rio Preto – SP.

A empresa atua no segmento de tecnologia, de software, serviços, plataforma e consultoria. Desenvolve soluções em sistemas de gestão integrada, bem como sua estruturação, implantação e manutenção em diversos módulos de acordo com a necessidade do cliente. Seus principais produtos são o Protheus e o Fluig.

O estágio foi realizado no período de 01/02/2016 à 14/04/2016, diariamente, exceto em fins de semana e feriados, das 13 horas às 18 horas, totalizando trezentas horas.

A TOTVS Oeste Paulista possui cerca de 150 funcionários.  Presidida pelo CEO, há três diretorias. Abaixo da diretoria de Capital Humano, temos os cargos consultoria e assistente. Sob a diretoria Administrativa/Financeiro, submetem-se os gestores Administrativo/Financeiro e de Departamento pessoal, com seus respectivos auxiliares, assistentes e analistas. Na diretoria de Atendimento, Relacionamento e Serviços, compreendem o gestor, executivos de atendimento e relacionamento, consultores de treinamento, coordenadores de projetos, analistas de sistemas e comercial, e estagiários. Também abaixo do CEO há o analista de projetos e o assistente administrativo de serviços, bem como o gestor de desenvolvimento de mercado, tendo em sua competência o arquiteto de solução, os analistas de inteligência de mercado e venda, o assistente de marketing e o auxiliar de vendas.

 A TOTVS OP atende, estrategicamente, a todo o Oeste Paulista em conjunto com a franquia de Bauru – SP, há mais de 16 anos. Possui mais de 400 clientes e está entre as franquias TOTVS com o melhor índice de atendimento ao cliente. É uma multinacional presente em 39 países com capital aberto.

DESENVOLVIMENTO

O estágio foi realizado nas áreas administrativas e de serviços. O estagiário teve acesso aos softwares necessários para a realização as atividades, com login e senha próprios e acesso a toda o espaço físico da empresa, incluindo as máquinas, equipamentos, materiais e pessoas, ou seja, todo o suporte essencial para a realização das atividades e tarefas. O acompanhamento de líderes e subordinados das áreas que correspondiam às atividades foi feito via Skype, e-mail, telefone e presencialmente.

Foi proporcionado um treinamento para adquirir o conhecimento e habilidades fundamentais das atividades, e-learnings realizados online e integração para apresentação dos princípios da empresa.

As atividades de arquivamento, escaneamento de arquivos, controle de documentação da área administrativa foram efetuadas devido à necessidade de preservar os títulos. Os documentos foram emitidos pela área comercial, como as propostas de licença de uso do software; e área de serviços, como as validações, manuais, atas de reunião, solicitação de mudanças no escopo do projeto, e demais comprovantes emitidos no processo de implantação do software.

Essa tarefa é feita uma ou duas vezes na semana, com o uso de equipamento de scanner, pastas, etiquetas e armários para arquivos físicos, e pendrives e servidor para arquivamento digital.

O sistema de arquivamento físico priorizava a ordem alfabética pelo nome do cliente e, o digital, era feito pelo código do cliente previamente cadastrado no sistema pelo PMO. Houve manuseios esporádicos de documentos do setor de gestão de pessoal, como holerites, contratos de trabalho, cartões de ponto, rescisões e aqueles correspondentes às férias.

As atividades de controle de documentação RDA (Relatório de Despesas de Atendimento) mensal referem-se à recepção, confirmação de entrega, conferência e liberação para pagamento e, quando necessário, cobrança dos mesmos. São emitidos pelos analistas e, no caso dos EARs (Executivos de Atendimento e Relacionamento); chama-se RDV (Relatório de despesas de Vendas). O primeiro é realizado até o segundo dia útil do mês subsequente, e o segundo, quinzenalmente. A cobrança do documento é feita quando a emissão consta no sistema, porém, o documento físico não é entregue.

O RDA e o RDV são o espelho de gastos feitos no atendimento ao cliente no mês corrido e é reembolsado mediante apresentação dos comprovantes originais. É um documento amarrado às Ordens de Serviços no caso dos analistas, e às atividades registradas no CRM (Customer Relationship Management) no caso dos EARs. São encaminhados ao departamento financeiro assim que os lançamentos são conferidos e confirmados, com um protocolo, para agendamento do pagamento em conta juntamente ao banco.

  Foi realizado o controle de entrega das documentações referentes aos projetos de implantação realizados pelos analistas da área de serviços, chamadas MIT (Metodologia de Implantação TOTVS), sendo necessária sua digitalização, arquivamento e baixa no sistema fluig. Para tanto, houve contato com as práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e a atividade teve continuidade conforme demanda das documentações.  

As MITs foram responsáveis pela maior parte do tempo dedicado ao estágio e das atividades realizadas e toda documentação tratada pelo estagiário precisava estar disponível e classificada corretamente para eventuais consultas. Esses documentos passavam por quatro etapas: conferência de assinaturas, baixas em dois sistemas e digitalização até seu arquivo.

Quanto ao monitoramento e controle de apontamento de Ordem de Serviços, diz respeito à cobrança e baixa das mesmas, que é feito via sistema ERP (Enterprise Resourse Planning) Protheus e uma vez na semana, conforme demanda de entregas.