A Administração - Controle

Introdução Primeiramente para maior compreensão do presente trabalho faz-se necessário explicar e definir o controle nas organizações, antes de tratar de sua importância. Deste modo, as funções básicas de um gerenciamento organizacional podem ser divididas em 4 processos, sendo eles, planejamento, organização, comando e controle. Ressalta-se que tal processo foi criado por Henry Fayol, e é chamado de processo funcional. Assim, apenas para contextualizar, tais processos podem ser definidos da seguinte forma, segundo GRIFFIN (2015): Planejamento: definir as metas da organização e tomar as decisões da melhor forma possível. O autor ainda considera que tomadas de decisões fazem parte do processo de planejamento, que envolve escolher o caminho certo a ser seguido, dentre de uma vasta gama de alternativas e ter um objetivo é essencial Organização: determinar como as atividades serão realizadas e distribuir os recursos disponíveis conforme critérios estabelecidos pela organização. Comando: liderar a organização e fazer com que os funcionários se motivem e trabalhem juntos pelos interesses da organização. Controle: monitorar se os objetivos estão sendo alcançados, bem como o desempenho da organização. Contudo, conforme o tema do presente trabalho, o processo de controle nas organizações exige uma definição mais aprofundada, com isso pode se dizer que o controle, segundo GRIFFIN (2015) e COULTER, DECENZO e ROBBINS (2016) é a regulamentação e monitoramento das atividades executadas dentro da organização visando assegurar que as tarefas estejam sendo realizadas em conformidade com o plano da organização, procurando por erros e desvios para então corrigi-los, assim ajustando esses desvios que oferecem problemas no desempenho, produtividade, na área financeira entre outras dificuldades, visando sempre consecução dos objetivos traçados pela organização através de um sistema de controle eficaz. Entretanto, conforme salienta CHIAVENATO (2003) a palavra controle pode ter 3 significados diferentes dentro da administração, podendo imprimir a ideia de (1) função restritiva e coercitiva, para limitar atitudes e desvios inapropriados, sendo também conhecido como controle social; (2) significa um sistema de auto regulação, mecanismos que controlam as irregularidades do processo de produção por exemplo; (3) controle como parte do processo administrativo citado anteriormente (planejamento, organização, comando e controle). Além disso, COULTER, DECENZO e ROBBINS (2016) explica que para determinar a eficácia de um sistema de controle é necessário que ele alcance suas metas com facilidade. Desta forma, conforme exemplifica GRIFFIN (2015) a FedEx tinha como objetivo de desempenho ter apenas 00,1% de pacotes entregues fora do prazo, assim totalizando 99,9% de entregas dentro do prazo. E através do sistema de controle, caso essa as entregas atrasadas aumentassem para 00,3%, os gerentes eram notificados sobre o problema e com isso poderiam fazer as implementações requeridas a fim de entrar em conformidade com o objetivo de desempenho estabelecido. Assim, através do exemplo é possível entender que o planejamento e as metas são melhores asseguradas com o uso de um sistema de controle que segundo CHIAVENATO (2003) e GRIFFIN (2015) e MAXIMIANO (2000) é composto por 4 fases e opera de maneira cíclica, a saber: Estabelecimento dos padrões Definir os critérios que devem ser a base para guiar as decisões dentro da administração. Padrões esses, que podem se relacionar com qualidade, quantidade, tempo, dinheiro, custos por meio de índices. Ora, CHIAVENATO (2003) explica que existem técnicas para proporcionar bons padrões sendo elas: Padrões de quantidade Volume de produção Níveis de estoque Número de horas trabalhadas Padrões de qualidade Garantia de qualidade e especificações do produto e das matérias primas Especificações do produto Padrões de tempo Tempo usual de produção e estocagem Padrões dos dividendos Padrões de custo Custos de produção e de estocagem Custos médios Observação do desempenho Mensurar o desempenho é uma tarefa que deve ser realizada de forma continua e rotineira. por exemplo, para medir o desempenho das vendas é necessário conhecer os números de vendas diárias, semanais e mensais a fim de ajusta-los aos padrões estabelecidos. Comparação do desempenho com o padrão estabelecido Isto é, comparar o desempenho medido com os padrões já estabelecido a fim de verificar irregularidades ocasionais e geralmente são ilustrados através de gráficos, porcentagens relatórios e estatísticas, sendo importante determinar os limites dessas variações, ora pois as variações certamente ocorreram e é preciso entender quais delas são normais e aceitáveis e quais delas não. Segundo MAXIMIANO (2000) o desempenho pode ser conforme o esperado, neste caso premiar os funcionários para incentiva-los é algo que pode ser feito. O desempenho pode ser também abaixo do esperado, e encontrar medidas para corrigir como aplicar mais recursos podem ser a solução. Ademais o desempenho pode ser maior do que o desejável. Ora, quando a performance do marketing de um evento é muito alta, podem ocorrer superlotações e prejudicar o funcionamento do evento ou caso a empresa limite a entrada para um padrão pré-estabelecido, aqueles que compraram o ingresso primeiro vendem por preços hiperinflacionados causando frustações aos potenciais clientes. Assim, diminuir a performance da publicidade do evento poderia ter um resultado positivo. Ação corretiva A etapa final do processo de controle tem como objetivo manter tudo conforme o planejado e assim o objetivo é atingido da maneira que era pretendida. Para isso é necessário que os administradores tenham ótimas habilidades analíticas e de diagnostico.

A importância do controle nas organizações Como visto na introdução, o planejamento tem como fim definir as metas para alcançar determinados objetivos, assim, COULTER, DECENZO e ROBBINS (2016) esclarece que para que tais metas sejam alcançadas de maneira eficiente, é necessário ter o controle, visto que é uma forma de garantir que os objetivos da organização está sendo cumprido e quais ações futuras devem ser feitas. Sendo assim uma das razões da importância do controle nas organizações. E ainda nesse sentido, GRIFFIN (2015) entende que um sistema de controle pode minimizar os custos de mão de obra, melhoria na produção e desperdício de materiais e insumos. Além disso, COULTER, DECENZO e ROBBINS (2016) esclarece que o controle também é importante para empoderar os funcionários, visto ter um sistema de controle forte permite que os gerentes deleguem mais tarefas e poder aos subordinados sem tomar tantos riscos pois através de informações e feedbacks geradas por tal sistema, é possível minimizar a chance de potenciais problemas. COULTER, DECENZO e ROBBINS (2016), ainda afirmam que o controle é importante pois ele funciona como uma proteção para a organização e para seus ativos. Assim usando controles abrangentes e planos de backup podem ajudar as empresas em ameaças como desastres naturais, epidemias ou pandemias, violência no local de trabalho, escândalos financeiros, interrupções na cadeia de suprimentos, violações de segurança ou ataques terroristas. Ademais, para GRIFFIN (2015) o controle possibilita que as organizações limitem a acumulação de pequenos erros, que caso se acresçam podem prejudicar gravemente a saúde financeira da organização. Deste modo, corrigir esses erros antes de se acumularem podem fazer grande diferença nos resultados da empresa.

Conclusão Por fim, o que pode se concluir  é de que o controle  tem papel essencial nas organizações, pois ele funciona como uma forma de garantir que os objetivos traçados sejam atingidos da melhor maneira possível, nesse sentido pode se dizer que o planejamento sem o controle não funciona corretamente, visto que não basta planejar e criar metas sem que haja ferramentas de controle que conseguem adequar possíveis desvios. Razão pela qual, o sistema de controle possui 4 fases e é cíclico pois assim sempre consegue aprimorar as atividades e o comportamento humano que em sua natureza é suscetível ao erro.

Referências bibliográficas CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7. Ed. Editora Campus, 2003. GRIFFIN, Ricky W. Fundamentals of Management. 8.ed. Florence: Cengage Learning, 2015. MAXIMIANO, Antonio Cesar A.  Introdução a Administração. 5ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 2000. ROBBINS Stephen P, DECENZO David A., COULTER Mary. Fundamentals of Management: Management Myths Debunked!, 10. Ed. Global Edition: Pearson, 2016. TOLEDO, José Carlos de. O sistema japonês de controle de qualidade. Disponível em: < http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901986000300009>. Acesso em: 29 set. 2017.

*Esta matriz serve para a apresentação de trabalhos a serem desenvolvidos segundo ambas as linhas de raciocínio: lógico-argumentativa ou lógico-matemática.

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