A Administração do Tempo

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Numa época em que a competitividade global determina a capacidade que a empresa terá para sobreviver num mercado de múltiplas escolhas, a racional gestão do tempo resultará em dias menos estressantes, prazos cumpridos e metas alcançadas, em perfeita sintonia com a vida pessoal e profissional. Parece fácil, não é mesmo? 

Mas por que está cada vez mais complicado gerenciar a agenda? Como conciliar os compromissos, sem prejuízo de nenhum deles? Com disciplina, foco no trabalho e planejamento, é possível se atingir a excelência sem maiores desavenças com o relógio. 

O grande segredo é assumir as rédeas da situação e conduzir o processo para se conquistar a autonomia. E, nesse caso, a contribuição da tecnologia, através dos computadores, palmtops e agendas eletrônicas, é ineficaz. Você já deve ter ouvido esta frase: "O meu dia necessita de pelo menos umas oito horas a mais para completar minhas tarefas". 

Tais lamentações podem ter diversas formas semânticas, mas o conteúdo converge para uma só conclusão: a administração do tempo transformou-se numa arte a ser conquistada.

Quantas pessoas, ao término do dia, se perguntam: a que resultados nossa empresa chegou hoje? Fizemos 20 telefonemas, enviamos dez orçamentos, participamos de quatro reuniões com clientes e, não fechamos nenhum pedido. Estamos conseguindo administrar o nosso tempo, de forma a aproveitá-lo da melhor forma possível? Com certeza, estamos longe.

E se há algo que devemos fazer para sermos bem sucedidos no uso que damos ao nosso “pouco" tempo é planejar. E planejar significa, na prática, identificar eventos futuros e trazê-los para o presente, de forma que possamos fazer alguma coisa agora. Na realidade, não podemos controlar tudo, mas podemos ter influência sobre a maioria das coisas se cumprirmos um processo de forma correta, com início, meio e fim.

Nesse aspecto, o planejamento minucioso é o ponto de partida para um sistema eficiente de administração do tempo. Para começar, não perca tempo com coisas que vão empatar seu desenvolvimento profissional e, no segundo momento, frustrá-lo. 

Gerenciar o tempo só dá certo quando o mais importante for feito em primeiro lugar. Porém, aqui há uma armadilha: prioritário não é o mesmo que urgente. Vale ressaltar que o urgente pode incomodar e normalmente não é importante. Já o prioritário consequentemente está relacionado com a busca de objetivos e metas que, por sua vez, pavimentam o crescimento e aperfeiçoamento individual. O domínio desta ferramenta passa pela definição que se deseja dar à carreira aliada à vida pessoal. Trata-se do caminho perfeito em busca da felicidade.

Lembre-se de que a eficácia com que se usa o gerenciamento do tempo pode construir ou destruir negócios tendo ainda um impacto tremendo em nossa vida. Portanto, pense e aja imediatamente.

As rotinas administrativas nas empresas exigem das equipes diretivas a adoção de mecanismos de otimização do trabalho por meio do aproveitamento eficaz do tempo.

Para a boa utilização do fator “tempo”, é importante o estabelecimento de metas para o atingimento dos resultados, pois com os prazos estabelecidos é possível imprimir o ritmo necessário para o alcance dos objetivos.

Nas organizações onde a busca pelo atingimento das metas está sempre na pauta principal da gestão, a condução dos trabalhos deve ser direcionada com o foco nos resultados pretendidos; com isso, é possível trabalhar o dimensionamento dos objetivos parciais que vão sendo alcançados, mantendo ou aumentando o vigor da produtividade, com atenção especial às demandas prioritárias.

Algumas empresas adotam o estabelecimento de metas progressivas; nesses casos, é fundamental buscar atingir resultados em tempos cada vez menores, melhorando as performances e os níveis de satisfação junto aos clientes e consumidores.

Ao mesmo tempo em que as empresas procuram atingir suas metas, é necessário que exista um programa de treinamento junto aos funcionários, para que eles estejam capacitados para desempenhar suas funções de forma eficaz, contribuindo com o atingimento dos resultados organizacionais.

Deve haver, pela parte dos gestores, uma política de esclarecimento junto aos funcionários, no sentido de que eles mantenham o foco constante no trabalho e no desempenho de suas atribuições, evitando toda e qualquer atividade paralela constante ou dispersiva, que possam resultar na redução da produtividade.

É importante, também, que ocorram gratificações à equipe de funcionários pelo atingimento dos resultados, como incentivos financeiros e parcelas de participação nos lucros da empresa. Com isso, é possível manter o quadro motivado e cada vez mais direcionado a superar as metas e melhorar o tempo de execução dos processos.

Uma empresa que consegue atender aos clientes dentro dos prazos prometidos conseguirá manter elevado o seu índice de satisfação junto aos mesmos, o que resulta, também, na fidelização dos clientes, em ganhos diante da concorrência e na conceituação positiva da empresa dentro do mercado.

Para poder administrar o tempo de forma eficaz, utilizando-se do estabelecimento de prioridades e do planejamento como instrumentos de apoio à gestão estratégica, faz-se importante, também, o uso de ferramentas como agendas e aplicativos, onde é possível programar as tarefas, reuniões e compromissos de trabalho, de forma a organizar as rotinas e visualizar as prioridades. Uma agenda organizada possibilita uma organização qualificada dos processos, evitando situações de esquecimento, atrasos e ausência de direcionamento das atividades e compromissos. Com a utilização da agenda, pode-se programar os fluxos de trabalho de modo a distribuir as demandas de acordo com o cronograma, podendo ser destacadas as questões que envolvam prioridade, devendo essas receber atendimento preferencial. Como instrumento de apoio à organização do tempo, também é indicada a utilização de blocos de notas, onde podem ser registradas informações e anotadas ideias conforme o executivo vá se deparando com as mesmas durante o desempenho de suas funções. A agenda e o bloco de notas são ferramentas que auxiliam os profissionais a organizar o seu tempo e, com isso, melhorar seus resultados.

É importante que a administração do tempo no âmbito profissional esteja alinhada com o âmbito pessoal, considerando que, além das rotinas de trabalho, as pessoas possuem também os seus afazeres particulares, que incluem: tarefas de banco, atividades com a família, compras, viagens, academia, programações com os amigos, entre outras. A utilização adequada do tempo no trabalho, de modo a cumprir prazos e evitar longos expedientes para além do horário de saída, possibilita o melhor aproveitamento das atividades pessoais, resultando, também, em mais qualidade de vida, com dedicação de maior tempo de convivência junto à família e a abertura de espaço para atividades que envolvam saúde, esporte e cultura, por exemplo.