A Gestão da Informação

CURSO TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO EAD

MODULO III

ATIVIDADE DISCURSIVA - AP1

Assista o vídeo abaixo sobre um exemplo prático de planejamento, execução e controle. 

https://www.youtube.com/watch?v=kSUTNtRDNnc

Com base no vídeo acima, no conteúdo disponibilizado para estudo e em suas análises, responda as seguintes questões:

a) Quando nos referimos à capacidade de organizar informações nos remetemos muito ao conceito organizacional, porém esse é um fator muito importante não só dentro das empresas, mas também em nossa vida social, a capacidade de organização pode nos proporcionar melhores resultados a curto, médio e longo prazo. Nos dias atuais, a agilidade é primordial para a sobrevivência das organizações, mas ser ágil só é possível se as informações estiverem sempre à mão, ou seja, que seja de conhecimento de todos. Uma prática adotada por muitas empresas é o uso da intranet, onde neste caso a empresa consegue agilizar e facilitar o compartilhamento de dados, tornando mais fácil e seguro seu acesso.

A partir das informações disponibilizadas para estudos e com base no vídeo acima, descreva quais são as medidas e procedimentos que a empresa do personagem deveria praticar caso uma intranet fosse implantada na empresa. Justifique sua resposta.

Resposta: Após a implantação de um sistema de intranet dentro de uma empresa, o próximo passo é definir uma política de segurança, para garantir o sigilo das informações dentro da empresa. A política de segurança é um Instrumento utilizado para a definição das normas a serem utilizadas na organização, práticas a serem exercidas/aplicadas aos ativos (funcionários, clientes, prestadores de serviços, fornecedores, informação, hardware, software) da empresa. Protege para obter a integridade e confidencialidade da informação. Controla para a melhor utilização, e evitar riscos provenientes da má utilização dos recursos, monitora sempre verificando se as normas estão sendo utilizadas adequadamente e se necessita de alguma mudança na política, garantindo sempre a disponibilidade. Após o procedimento de segurança define-se quais funcionalidades a intranet terá, é importante mapear aquelas mais simples que podem ser aplicadas em todos áreas e as funcionalidades mais direcionadas. A criação de um perfil para cada colaborador também é de grande importância, para que assim ele tenha acesso apenas ao que lhe convém.

b) Analise o problema abaixo.

PROBLEMA:

A cada ano a empresa que você trabalha tem de comprar mais armários e estantes para acondicionar a crescente quantidade de papéis. Existe muita coisa que poderia ser descartada, porém devido à falta de informação e conhecimento, os funcionários nao sabem ao certo o que pode e o que não pode ser descartado, optando neste caso em guardar todo tipo de documento gerado pela empresa. A falta de procedimentos faz com que cada funcionário arquive do seu modo os documentos, sendo comum encontrar documentos em cima das mesas, nos armários, em gavetas e até mesmo em caixas sem nenhum tipo de identificação. Você que desempenha hoje a função de Estagiário Administrativo sempre obteve destaque na empresa por ter seu ambiente de trabalho organizado e bem identificado, o que para a grande parte da equipe não era algo comum.

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