A Gestão de Tempo

Gestão do Tempo

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Curso: Meios de Comunicação Digital

Índice

Página

Introdução -------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

Gestão do Tempo ----------------------------------------------------------------------------------------- 4

• Planeamento e Priorização de tarefas ----------------------------------------------------- 5
• Desperdiçadores de Tempo ------------------------------------------------------------------ 7

Conclusão --------------------------------------------------------------------------------------------------- 9

Netgrafia -------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

Introdução

O presente trabalho é sobre a gestão do tempo, os processos que a envolve, planeamento e priorização de tarefas, e os maiores inimigos dos mesmos, os desperdiçadores de tempo.

Gestão do Tempo

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A gestão do tempo é um processo de priorização das tarefas mais importantes e organização das mesmas para maior produtividade, eficiência, em menor tempo e custo possível.

Este processo é muito importante tanto para a vida profissional como para a pessoal, pois ajuda a terminar as tarefas em prazos curtos, ou seja, menos stress, menos ansiedade e mais descanso.

Graças ao terminar as tarefas mais rapidamente e eficientemente, acaba-se por aumentar as oportunidades de progressão de carreira, pois dificilmente os superiores vão oferecer um posto mais complexo para um trabalhador que não faça bem a gestão do seu tempo no trabalho.

Apesar de sabermos que é muito importante, algumas pessoas não organizam ou organizam o seu tempo de forma incorreta. As causas podem ser diversas:

• Ociosidade;
• Possuir muitas distrações;
• Priorizar mal as tarefas;
• Fatores de influência externa (problemas familiares);
• Fadiga;
• Falta de concentração;
• Dificuldade em trabalhar em equipa e delegar tarefas;
• Falta de confiança;
• Entre outros.

Estas causas, entre outras, podem levar a consequências graves no local de trabalho como, por exemplo, a insatisfação dos Superiores e dos clientes, horas extraordinárias, mais stress, conflitos com os elementos da equipa de trabalho. E claro que também afeta a vida pessoal, menos tempo para o descanso, amigos e família.  

Para realizarmos uma boa gestão de tempo devemos ter em conta alguns fatores, planeamento de tarefas, desperdiçadores de tempo, procrastinação, agenda tradicional, agenda eletrónica, delegação efocaz, planeamento de priorização, definição de objetivos e assertividade e a gestão do tempo, entre estes, escolhi abordar de uma forma mais aprofundada os temas de planeamento de tarefas, priorização de tarefas e desperdiçadores de tempo.

Planeamento e Priorização de Tarefas
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O planeamento é o primeiro passo a fazer para uma boa gestão de tempo, em que consiste em planear, com o prazo de tempo disponível, as tarefas e as suas metas e objetivos a realizar. Para ajudar no planeamento, vem o segundo passo, a priorização, em que devemos então organizar as tarefas que consideremos mais prioritárias e realizá-las em primeiro lugar.

Para explicar melhor, vamos dividir o planeamento e a priorização por fases:

1ª fase

Na primeira fase, vamos começar com o planeamento, em que, em primeiro lugar, devemos listar todas as tarefas a realizar, pode-se escrever numa folha de rascunho, no computador, o que for mais prático.

2ª fase

Depois da lista criada, juntar na mesma os prazos estabelecidos para cada tarefa, atenção, estes são os limites máximos para concluir as tarefas.

3ª fase

Com as tarefas e os seus prazos listados, vem agora o segundo passo, a priorização, nesta situação devemos organizar as mesmas das mais às menos importantes, por exemplo, dar prioridade às que têm o prazo mais curto. Na folha de rascunho, por exemplo, pode-se escrever à frente de cada tarefa, um número do 1 até ao número de tarefas totais, com o significado que o 1 é o mais prioritário a concluir, o 2 ainda menos, e por aí adiante.

4ª fase

Atribui-se um tempo determinante, que seja justo, realista e inferior ao prazo, para que sirva de incentivo para concluir mais rapidamente e também, para o caso de acontecer imprevistos não adiáveis, tenha-se na mesma tempo para completá-los.

6ª fase

Acrescentamos agora as metas ou objetivos diários para cada tarefa, ou seja, organizar os dias de modo que se tenha tempo de trabalho efetivo, de pausa e pessoal/familiar. Não é aconselhado fazer várias tarefas ao mesmo tempo e, principalmente, não fazer pausas. A pausa serve para recarregar as energias e aliviar o stress, o que o torna muito rentável para a continuação de uma boa produtividade na execução das tarefas, o não o fazer tem o efeito contrário, cansaço, mais stress e má produtividade.

7ª fase

Caso necessário ou se a lista foi feita numa folha de rascunho, aconselha-se a fazer tudo de novo, numa folha nova ou no computador e/ou numa agenda tradicional ou eletrónica, mas mais organizado, ordenar as tarefas por prioridade, os objetivos, entre outros.  

8ª fase

Nesta última fase aconselha-se, depois de ter tudo organizado, e se necessário, rever tudo para confirmar se não faltou alguma informação e se realmente todas as tarefas estão bem organizadas. Depois então pode-se seguir a lista que se criou, focar-se nela e por último, ter atenção aos desperdiçadores de tempo, no assunto a seguir vou explicar melhor o que são esses desperdiçadores de tempo.