A Organização E Controle De Fluxo De Documentos

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SENAC EAD

Curso Técnico em Administração

Aluno (a): Lídia Aparecida Oliveira

Atividade 1 – Organização e controle de fluxo de documentos

Contexto: A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com mais de dez filiais em todo o estado. Essa academia tem se destacado no mercado devido à sua administração. Há nela diversos setores, entre eles o de RH.

Proposta de Organização e Controle de Fluxo de Documentos para o Setor de RH da Academia Saúde e Vida

Organização dos Documentos

A Organização de Documentos ou Arquivos é um serviço que visa acondicionar e catalogar seu acervo documental através de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente gerenciamento destes documentos e arquivos como: tipificação dos arquivos e documentos, catalogação, tabela de temporalidade, organização em ordem cronológica e alfabética, tratamento e recuperação dos documentos físicos e armazenagem do acervo em suportes adequados como caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.

Método de Arquivamento: Físico e Digital

Justificativa: É importante utilizar uma abordagem híbrida, combinando métodos de arquivamento físico e digital, para garantir a eficiência, integridade e sigilo dos documentos do setor de RH da Academia Saúde e Vida. O arquivamento físico é adequado para documentos originais que requerem assinaturas e carimbos, e também para aqueles que precisam ser acessados com frequência. Já o arquivamento digital permite uma gestão mais ágil e facilitada dos documentos, possibilitando o acesso remoto e a proteção contra perdas e danos físicos.

Tipos de Arquivos:

Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa:

Método de arquivamento: Método numérico simples.

Tipo de arquivo: Arquivo ativo (temporário) de uso constante.

Justificativa: Fica mais fácil organizar a entrada e saída da empresa de trabalho por ordem de chegada, um método numérico simples. E como as empresas precisam gerenciar funcionários o tempo todo, esse arquivo é muito utilizado, por isso é ativo e temporário.

Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa: 

Método de arquivamento: Método alfabético numérico.

Tipo de arquivo: Arquivos de prosseguimento.

Justificativa: O EPI é essencial para os funcionários, todo o estoque precisa ser revisado, o método alfanumérico é alfabético além da ordem de chegada dos produtos, facilitando o gerenciamento das funções e EPIs utilizados nos funcionários. Exemplo: Na academia, um personal trainer precisa de um uniforme com a logomarca da empresa, então coloco em uma planilha as necessidades desse funcionário em ordem alfabética e ordem de chegada. Como o EPI precisa ser sempre atualizado e está em uso constante, ele será mantido em um arquivo contínuo onde os dados são igualmente importantes e de fácil acesso.