A Padronização dos Procedimentos como ferramenta de gestão

A PADRONIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS COMO FERRAMENTA PARA A MELHORIA DA GESTÃO

Lidfrance Tomé Alves^[1]

Débora Machado Bueno Franco^[2]

RESUMO

A Administração Pública, em seu contexto atual, mais focada no aspecto gerencial, propõe o cumprimento de metas com eficaz aplicação do dinheiro público, reduzindo gastos e buscando o controle de resultados e o aumento da qualidade dos serviços prestados. Com base nisso, e considerando o mundo globalizado e competitivo, a normatização dos procedimentos dentro de uma organização é uma ferramenta importante para garantir a eficácia das operações, trazendo segurança e agilidade nos processos e assim diminuindo o acúmulo de trabalho. Quando as informações são claras, os processos estão devidamente documentados e cada colaborador sabe exatamente qual a sua função dentro da empresa, torna-se mais fácil acompanhar os resultados e atuar de forma preventiva, ou seja, prevenindo a ocorrência dos problemas e adotando ações que visem à eficiência na busca dos objetivos da organização. O presente artigo apresenta a proposta de estabelecer a padronização dos procedimentos adotados na Secretaria Municipal de Urbanismo, órgão da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais que tem por objetivo proporcionar e acompanhar o desenvolvimento urbano do município e facilitar a integração entre bairros mediante ampliação da infraestrutura. Através da implantação de métodos efetivos e organizados, pretende-se aperfeiçoar o desempenho das atividades dentro da Secretaria e dos servidores envolvidos, minimizando falhas e buscando a excelência na Gestão.

Palavras-chave: administração pública, padronização, controle, eficiência.

ABSTRACT

The Public Administration, in its current context, focused on the management aspect, proposes the goals achievement with effectiveness application of public money, reducing spending and seeking control of results and increasing the quality of all services provided. On this basis, and considering the globalized and competitive world, the procedures regulation within an organization is an important tool to ensure efficient operations, bringing security and agility in the processes and thus reducing the work accumulation. When the information is clear, all processes are properly documented and each employee knows exactly what their function within the company, it becomes easier to track the results and act preventively, so preventing  problems occurrence and taking actions that aimed efficiency in searching organizational goals. This article presents the proposal to establish the regulation of the adopted procedures at the Municipal Urban Secretary, a Department of São José dos Pinhais City Hall which aims to provide and monitor the urban development of the city and to facilitate the integration between neighborhoods by expanding the infrastructure. Through the application of effectiveness and organized methods, intended to optimize the performance of activities within the Secretary and the servers involved, minimizing failures and seeking excellence in management.

Key-words: public administration, standardization, control, efficiency.

1. INTRODUÇÃO

A gestão empresarial é o conjunto de atividades que buscam o desenvolvimento da organização a fim de melhorar a produtividade e a competitividade da empresa. Além disso, proporciona bases sólidas para atuar em conformidade com os regulamentos e leis que regem o ambiente dos negócios. Se bem realizada, torna-se possível antecipar as mudanças que ocorrem no mercado, e assim, aproveitar as oportunidades que surgirem, maximizando-as.

Para que se tenha controle sobre as atividades e processos da empresa, é preciso que as operações sejam padronizadas e assim parâmetros sejam estabelecidos para o gerenciamento dos procedimentos a fim de obter a melhoria dos resultados de produtividade e competitividade da organização. No setor público, da mesma forma, o conceito de eficiência está cada vez mais presente de acordo com a nova tendência mundial.

Eficiência é o que se impõe a todo agente público de realizar suas atribuições com presteza, perfeição e rendimento funcional. É o mais moderno princípio da função administrativa, que já não se contenta em ser desempenhada apenas com legalidade, exigindo resultados positivos para o serviço público e satisfatório atendimento das necessidades da comunidade e de seus membros. (Meirelles,1997)

Pode-se considerar que o princípio da eficiência apresenta dois aspectos dentro do serviço público, o primeiro diz respeito à forma de atuação do servidor público dentro das suas atribuições, ou seja, o modo como esse agente desempenha suas funções; já o segundo aspecto refere-se ao modo como as atividades estão organizadas dentro da Administração Pública, representando assim a estrutura organizacional da Instituição.

Nesse sentido, visando adequar a estrutura organizacional de forma que esta objetive alcançar os melhores resultados na prestação de serviços, a padronização e o treinamento são imprescindíveis para se ter controle sobre os processos e padrões das operações das empresas de hoje. Quando a organização estabelece parâmetros para os procedimentos internos e os funcionários têm clareza de suas atividades e competências, fica mais fácil gerenciar e acompanhar os resultados.

A etapa de padronização e definição de indicadores visa estabelecer controle sobre os resultados e remonta à ideia de se monitorar o desempenho dos processos ao longo do tempo, registrando e controlando desvios, avaliando a trajetória de desempenho do processo e possibilitando o registro do conhecimento criado sobre os mesmos (Valle e Oliveira, 2009).

É dever da Administração Pública constituir programas e ações a fim de organizar o funcionamento dos serviços prestados à sociedade. Muitas vezes, o serviço público, é rotulado pelo trabalho burocrático, com servidores desmotivados e ineficientes, mas é preciso atuar de forma a melhorar essa imagem. O cliente é o cidadão, pertencente à própria Administração ou da comunidade, que necessita da execução de um processo ou serviço.

Ainda que o foco do serviço público não seja a produtividade almejando o lucro, a qualidade na prestação de serviços deve ser mantida a fim de atender aos objetivos em função dos quais foi instituído como serviço público a ser prestado à sociedade, sempre primando pela excelência no atendimento e satisfação dos usuários.

Até pouco tempo as empresas não se preocupavam com a padronização e com o treinamento, fundamentais para se ter controle sobre os processos, padrões bem projetados e pessoas de cada operação muito bem treinadas e conscientes das metas que têm de ser atingidas. (Falconi, 2009)