Arquivo e Métodos de Organização

Atividade número 1 UC2.

1. Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa

• Para elaboração de uma planilha de entrada e saída de funcionários, a melhor forma é a ALFABETICA, podendo assim fazer uma busca direta do funcionário.

• Tipo de armazenamento deste arquivo, ARQUIVO ATIVO, estas planilhas são importantes e precisa ser solicitada constantemente, desta forma fica mais fácil e rápida a sua consulta quando solicitado.

Justificativa: Para melhor entender, nesta planilha usando Excel podemos criar uma tabela especificando de forma alfabética todos os funcionários listados nesta empresa, podendo também incluir os benefícios dados pela empresa como por exemplo horas extras, férias, dispensas medicas, afastamentos. Pode-se também   ser associado nesta planilha o cronograma de feriados anuais e municipais para controle de dias uteis trabalhados facilitando assim toda pesquisa sobre o funcionário consultado, contendo todas suas informações de dias trabalhados, horas extras e adicionais, folgas entre outros.

1. Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa

• Para o controle de distribuição de EPIs e uniformes, a melhor forma de arquivamento também é o ALFABETICO, desta forma pode ser feita a busca direta do funcionário devido a constante procura por equipamentos de uso pessoal.

• Deste modo o processo de arquivamento pode ser feito em ARQUIVO ATIVO, onde a consulta direta e constante devido ao fluxo de equipamentos de proteção e uniformes são solicitados.

Justificativa: Para facilitar o arquivamento de controle de EPIs e uniformes, é mais fácil e pratico ordena-los de forma alfabética listando por nome todos os funcionários facilitando assim a sua consulta. Da mesma forma utilizando o armazenamento deste arquivo em ARQUIVO ATIVO, onde são realizadas diariamente a busca por documentos pessoais para anotações de controle dos EPIs.

1. Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias

• Para folhas de pagamentos, decimo terceiro salário e férias o método AFLABETICO também é o mais recomendado da mesma forma podendo ser feita a busca com rapidez e facilidade.

• Para o arquivamento desta planilha o método ARQUIVO ATIVO é o melhor a ser usado, sabendo que sua consulta é feita mensalmente.

Justificativa: O método ALFABETICO na maioria das vezes é usado para criar planilhas onde a consulta por nomes é solicitada desta forma simples e rápida facilita o processo de busca e agiliza na hora do trabalho. O ARQUIVO ATIVO também é uma ferramenta de uso constante por isso se aplica para planilhas de uso continuo, como por exemplo folhas de pagamento, fichas de cadastros de funcionários, planilhas de estoques, fichas de cobranças.

1. Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais

• A fichas de registros dos colaboradores desta empresa serão registradas de forma ALFABETICO NUMERICO.

• Sua fonte de arquivamento também será o ARQUIVO ATIVO, por que são usados constantemente.

Justificativa: para esta planilha de arquivamento de colaboradores, fornecedores e clientes o método  ALFABETICO NUMERICO é a melhor escolha, desta forma pode ser feita a busca direta pelo nome do fornecedor ou pelo número de registro, sua forma de arquivamento também é a melhor opção o ARQUIVO ATIVO,         como são requisitados com frequência precisa ser de fácil acesso e de rápida consulta.  

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