Estudo de Caso da Empresa CCC

Por: Jorgemitsu • 13/11/2018 • Trabalho acadêmico • 2.534 Palavras (11 Páginas) • 490 Visualizações

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Atividade individual

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de gerenciamento de projeto

Módulo: Módulo 6

Aluno: Jorge Mitsumassa Nakagawa

Turma: 2018/02

Tarefa: Estudo de caso da empresa CCC

Características do projeto

Segundo VALLE et al (2014), as principais diferenças se referem ao fato de que os projetos são únicos e temporários, enquanto os trabalhos operacionais são contínuos e repetitivos. De maneira sintética, podemos afirmar que, enquanto as operações estão relacionadas às atividades rotineiras da empresa, os projetos estão relacionados às atividades não rotineiras.

Assim, enquanto o projeto termina quando os seus objetivos são atingidos, as operações adotam um conjunto de objetivos e prosseguem com o trabalho operacional.

No mercado cada vez mais competitivo de negócios, com mudanças rápidas e agressivas, as organizações estão passando por fases de mudanças e inovando para se tornar mais eficientes e ágeis para responder as mudanças deste ambiente. (PATAH, CARVALHO, 2005). Diante deste ambiente cada vez mais competitivo, o gerenciamento de projeto pode proporcionar benefícios necessários para ser uma organização competitiva (VARGAS, 2005).

Segundo a Andrade (2017), a importância da gestão de profissional de eventos é crescente e cada vez mais instituições publicas e privadas estão promovendo seus eventos. Seguindo esta tendência a empresa CCC planeja executar um grande evento musical em Porto Alegre com principais bandas de rock da década de 80, no final de ano. Assim como qualquer empresa posicionada em um ambiente competitivo, a execução do evento dentro do custo, prazo e qualidade excelente com expectativa atendida é o que se espera no final.

Para realizar o evento é necessário passar pela fase de preparação, montagem da estrutura, execução do evento, desmontagem, avaliação e o pós-evento. Segundo a Andrade (2017), estas fases se referem a de iniciação, planejamento, captação de recursos, execução, monitoramento & controle e o encerramento.

Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. (VARGAS, 2005, p. 6)

O evento é a realização de acontecimento com propósitos específicos que precisa ser monitorado, organizado, planejado, executado e controlado por pessoas

especializadas num determinado período, caracterizando assim, como um projeto.

Para que este projeto seja executado com sucesso, é necessário que seja gerenciado. Segundo PMI (2013a:5), “o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”. Com a aplicação do conceito da gerência de projeto juntamente com o know-how da equipe da DT Produções, o fator de sucesso do projeto aumenta drasticamente.

Segundo Cleveland e Ireland (2002), a gerência de projeto pode trazer benefícios para organização, administradores e clientes. Para a organização pode trazer uma melhoria de produtividade, aumento de lucro, mais sucesso e menos fracasso. Para os administradores confiança nos resultados de trabalho, redução da quantidade de mudanças para os esforços de trabalho e um respaldo rápido em diante a mudanças do mercado. Para o cliente, confiança nos colaboradores envolvidos, confiança na entrega na entrega dentro do prazo e maior satisfação com o produto.

Estes benefícios da gerência de projeto são gerados pela utilização de boas práticas, que pode ser visto como eficiência ao executar as tarefas do projeto. Uma das práticas mais famosas do mundo é Project Management Body of Knowledge, PMBOK que reúne conhecimentos em gerenciamento de projetos que é amplamente reconhecido como boa prática. Segundo VALLE et al (2014), um projeto bem-sucedido é aquele que alcançou suas metas, objetivos e propósitos e atingiu as expectativas das partes interessadas com entregas dentro do prazo e custo e qualidade conforme especificado. Além desta prática, é importante considerar a experiência que a equipe da DT possui, pois, valor gerado pela aprendizagem no sucesso e fracasso são valiosas para serem analisados juntos no contexto do projeto e alguns fatores podem ser previstos essa prática.

Segundo VALLE et al (2014), O aprendizado das melhores práticas facilita a melhoria das ações de gerenciamento de projeto, olhar para o passado e resgatar experiências malsucedidas também pode ser muito importante para o planejamento. Este também é um benefício gerado pela aplicação de boas práticas. A documentação destes registros de sucesso e fracasso é de extrema importância, pois registra as melhores práticas aplicadas e instrumentos utilizados em cada cenário, práticas menos eficientes e resultados negativos gerados nestes cenários e o que foi utilizado para resolver esta situação.

Existem hoje os fatores que são críticos para o sucesso do projeto, e estes itens devem ser organizados para serem monitorados durante o ciclo de vida do projeto, visando aumentar a chance de sucesso.

Os fatores críticos de sucesso podem ser entendidos como um conjunto de características, condições ou variáveis que podem ter um impacto significativo sobre o sucesso ou fracasso do projeto. (VALLE et al, 2014, p.24).

Fortune e White (2006) afirmam que um gerente de projeto competente é um fator crítico que colabora para o sucesso do projeto.

O profissional que irá atuar como organizador do evento deverá ter o papel de gerente de projeto, aplicar as melhores práticas para aumentar a chance de sucesso e garantir a qualidade do evento. Assim, o organizador é o principal responsável pelo resultado positivo e negativo do projeto, ou seja, deverá ter um amplo conhecimento sobre o projeto e evento. Segundo Andrade (2017), na gestão de projeto para realização de eventos, o gerente de projetos fica envolvido em muito mais detalhes, técnicas e operacionais do que outras áreas. Este profissional deve planejar, organizar, gerenciar as equipes, instruir, executar, monitorar e controlar. No evento são envolvidas várias outras pessoas para que seja possível acontecer, assim caso uma parte não consiga executar uma tarefa dentro do previsto, pode afetar outras áreas que estão esperando uma saída. Assim o profissional deve estar preparado para todo qualquer imprevisto que venha acontecer, sendo flexível e controlar a ansiedade para resolver os problemas.

Com a identificação do evento como um projeto, o organizador pode aplicar o conceito e técnicas de um gerenciamento de projeto. Aproveitando das melhores práticas e processos existentes para conduzir um evento, sem depender somente das experiências e competências individuais dos envolvidos. Aplicando estes conceitos apresentados, a empresa CCC juntamente com DT Produções poderá aumentar a sua chance de sucesso e garantir a qualidade do evento, atingindo o seu objetivo.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

Fases	Processos	Observação
Desenho	Iniciação, planejamento, monitoramento e controle	A fase de desenho pode ser caracterizada como processo de iniciação por formalizar a organização do evento para a empresa, definindo o seu objetivo, justificativa, segmento, púbico alvo, porte e outras características para definir um escopo. Faz parte desta fase, a identificação dos recursos financeiros disponíveis para realizar o evento. Identificar as partes interessadas que podem ser internas e externas, documentar e analisar as informações que estão ligadas aos seus interesses e eleger o organizador do evento. No processo de planejamento será elaborado um plano de gerenciamento de projeto que contém um direcionamento de como o evento será planejado, executado, monitorado e encerrado. A definição de escopo do produto é realizada neste momento, as informações como, show musical em Porto Alegre, envolvimento de várias bandas de rock, comercialização de comidas pela rede de fast food, local em Centro de Eventos FIERGS com Infraestrutura, são as que compõem o escopo do evento. As premissas como disponibilização do recurso pela CCC, utilizar a know how da DT Produções, participação de empresas terceiros, Rede de fast food será responsável por praça de alimentação, fornecimento de infraestrutura pela FIERGS são documentadas. Caso houver restrições como faixa etária, horário de encerramento devido ao som e etc, deverão ser listadas. Após a compreensão do seu escopo, serão listadas as atividades necessárias para a execução do evento, definir equipe, definir bandas, definir parceiros, definir infraestrutura, definir a data, contratar empresas de terceiros. Sequenciamento destas atividades levantadas, estimar pessoas necessárias e esforços para executar estas tarefas. Com estes dados documentados é possível criar um cronograma e monitorar a viabilidade de execução do projeto considerando a data definida do evento. Padrões de comunicação entre áreas envolvidas e a frequência que deve ocorrer. Levantamento de possíveis riscos do projeto e suas soluções. O monitoramento e controle nestas etapas são cruciais para que o objetivo do projeto não seja desviado e o alinhamento da expectativa em relação ao escopo e custo também devem ser acompanhados.
Preparação e Mobilização	Execução, Planejamento e monitoramento e controle	Nesta etapa, que pode ser identificado como pré-evento, serão executadas as partes iniciais do planejamento. Podemos colocar como exemplo, a contratação de bandas, empresas terceiros, parcerias e marketing. Pode ocorrer nestas tarefas os possíveis riscos/problemas que foram levantadas na fase de iniciação, assim o organizador deve estar sempre atento, principalmente na tríplice restrição e para botar em prática o seu plano de contingência, atualizar o seu cronograma e alterar o planejamento caso seja necessário.
Evento	Execução e monitoramento e controle	Nesta fase, as tarefas planejadas para serem executadas durante o evento estão sendo executadas. E principalmente monitoradas e controladas para que estejam atendendo o seu objetivo e escopo inicialmente definido. Assim, caso acontecer algum imprevisto, o organizador sempre deve estar atento para contornar e resolver durante a execução do evento. O que torna o processo mais difícil, pois as decisões precisam ser tomadas rapidamente para que o evento tenha um sucesso. A qualidade dos serviços oferecidos, comunicações e riscos precisam ser monitorados em tempo real para garantir a qualidade.
Desmobilização	Encerramento e monitoramento e controle	Na fase de desmobilização envolve um pós-evento e encerramento do projeto. É realizado o encerramento formal do evento, assegurando que o escopo do evento foi atendido e alcançou o seu objetivo. Também é realizado uma análise das ações realizadas durante a execução, avaliação do resultado e documentação para futuras consultas.

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