As Organização de Arquivos

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REGISTRO E PROTOCOLO

Nome: Letícia da Silva Moreira

Cidade: Cruz Alta (RS)

Data: 21/06/21

Objetivo: Conhecer os principais processos relacionados ao registro e protocolo de atividades e reconhecer a sua importância nos ambientes das organizações.

ACOLHIMENTO  

• Organizados em duplas, cada participante irá escolher 3 objetos pessoal de seu uso diário. Os objetos escolhidos por cada participante do grupo, não podem ser iguais e nem possuir as mesmas características. (Ex.: apenas um participante do grupo pode escolher o objeto “celular”, independente da marca ou modelo). Após a seleção dos objetos, o grupo deverá organizar os objetos em três “gavetas”, apresentar o(s) critério(s) utilizados para classificar os objetos e nomeá-los.

DUPLA:  

Gaveta 1 – nome, que objetos são guardados e por quê (critérios); Resposta: Área de Estudo e Leitura Caderno de Matemática Caderno de Português Caderno de História Livros Criminais  Os cadernos são organizados em ordem alfabética no lado esquerdo. E os livros estão colocados lado a lado do maior ao menor. Utilizamos essa região como uma área para ler e estudar. Gaveta 2 – nome, que objetos são guardados e por quê (critérios); Resposta: Área de Entretimento e Trabalho Celular Iphone Notebook ASUS Windows 8  O notebook é guardado dentro de uma pasta de couro ecológico estofado, e o celular é guardado do lado dentro da caixa do mesmo. Gaveta 3 – nome, que objetos são guardados e por quê (critérios). Resposta: Área de Cuidados e Higiene Remédios Escova de Dentes Os remédios estão dentro de uma maleta com os outros equipamentos de primeiros socorros, e a escova de dente fica ao lado para ser usada na higienização bocal.

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PROBLEMATIZAÇÃO

1-Para você, por que é importante preservar seus documentos, não só os documentos pessoais, mas também documentos como arquivos digitais?

Resposta: Preservar um documento é um cuidado necessário para qualquer organização tanto pública como privada, pois é a forma que elas possuem para comprovar o cumprimento de uma obrigação, e, como já mencionado, de prestar contas de suas atividades e colaborar para a tomada de decisão. Sendo assim, quando for necessário montar gráficos para análise e obter informações fica mais fácil de encontrar.

        

2-Na empresa onde você atua há necessidade do registro de determinadas atividades de rotina? Quais, por exemplo?

Resposta: Sim, não necessariamente pois normalmente só é registrado as atividades prontas, por exemplo atualizar planilhas de controle sobre EPIs para saber a quantidade no estoque e em uso, quando faço esse procedimento só arquivo e coloco a data da última atualização, mas até onde tenho conhecimento não se possui listas de registros para atividades.

3-De que maneiras as empresas podem registrar a circulação, em seu espaço, das informações relevantes para o trabalho?

Resposta: A empresa registra diversas informações relevantes para certos funcionários no sistema, mas para ser mais geral existe um mural para colocar dados de encontros e notificações para melhorar certos hábitos.

LEITURA DE MUNDO

• Realize a leitura do TEXTO 148. Relacione as informações do texto e o trabalho de registro e protocolo de documentos na empresa onde atua. Deve recriar um novo texto (de no mínimo 20 linhas), onde deverá ser destacado os pontos principais do texto 148 e a realidade vista por você, na sua empresa

Texto:  

     O protocolo trata-se do registro e controle dos documentos que transitam entre setores, empresas ou órgãos. Ele serve para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição. É a área responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos e pelo controle do seu fluxo na instituição.

    Na empresa, não existe certo um local que faça um controle dos documentos circulados, mas cada formulário apresenta qual setor pertence e para quem foi destinado, ou seja, não são todos os funcionário que possuem acesso a essa informações. Entretanto, temos registros de atualizações, entrada de produtos, retiradas, entre outros.

    Posso dizer que a informação corre rápido dentro dos setores e a organização do sistema digital e dos arquivos contribuem para isso. Por isso, consideramos importante aprendizagem dos documentos, principalmente das atividades indispensáveis eficazes para política de gestão documental, pois assegura o efetivo controle dos documentos arquivísticos, a partir da origem. Ou seja, na etapa de produção ou recepção de documentos, haverá o controle do fluxo documental da instituição.