Atividade Individual FGV Modelo

Atividade 1

TAREFA

Há muitos anos, a CCC atua no ramo brasileiro de atacado de roupas. Fundada por uma família de italianos que migraram para o Brasil e aqui se estabeleceram como comerciantes, a empresa, em poucas décadas, tornou-se uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no País.

Em decorrência do maior aproveitamento do marketing cultural como estratégia para a obtenção de vantagem competitiva no mercado, muitas empresas de diferentes setores têm seguido a tendência de associar as suas marcas a eventos culturais, de modo a ganhar destaque.

Nesse cenário, a CCC, que sempre investiu em marketing para manter-se em evidência, criou, no ano passado, um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca. Além disso, adquiriu a DT Produções com o intuito de usá-la como incubadora e executora de eventos.

Aproveitando desde já o know-how da equipe da DT Produções, o plano atual da CCC é promover um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. O local escolhido para sediar o evento foi o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital.

Com base nas informações apresentadas, você irá analisar o evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo aos conceitos desenvolvidos nesta disciplina e aplicá-lo ao mundo dos eventos.

Para elaborar a sua análise, você deverá :

• identificar as características que tornam o evento promovido pela CCC (show em Porto Alegre) um projeto;
• descrever, à luz do conceito de ciclo de vida, as fases do projeto e os possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase e
• definir o tipo de estrutura das empresas CCC e DT Produções, justificando a classificação atribuída a elas. 

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Resolução:

1 – Características que tornam o evento show em Porto Alegre um projeto:

Este evento possui os três atributos básicos que caracterizam um projeto, à saber:

1. Singularidade: Apesar das músicas serem as mesmas, as condições climáticas, a interação do público, o local em que o show irá ocorrer de cada cidade tornam um show de rock um evento singular, nenhum  é igual ao outro.
2. A temporariedade, também é perceptível neste caso, o projeto de um show pode, de fato, levar meses para ser desenvolvido, pois envolve definir o tipo de show, para o tipo de público adequado, ou seja a escolha do tipo de música, até, efetivamente, a produção deste show. O que mostra que esta temporariedade faz dele um projeto.
3. Não menos, temos o quesito progressividade, isto é, existem fases para as diversas entregas, até que, enfim, o projeto torna-se completo. Em um show, a concepção do tipo de show a definição das ou da banda é uma das primeiras etapas, assim como a de outros membros da equipe que ficam por trás dos ajustes, montagem, etc. Sendo o momento final o término do show.

2 – Uma vez definido que temos um projeto podemos dimensionar e descrever, à luz do conceito de ciclo de vida, as fases do projeto show de rock e os possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase.

Considerando Matias (MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 3ª ed. Barueri: Manole, 2004, p. 111), o processo de planejamento e organização de um evento podem ser divididos nas seguintes fases:

Concepção

Nesse primeiro devem ser levantados o maior número possível de elementos que o ajudem a criar o corpo do evento, neste caso o show de rock. Os elementos mais importantes são:

Identificação dos objetivos (geral e específicos);

Coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores (Além da CCC teremos as participações das redes de fast food), entidades e outras instituições em potencial;

Reconhecimento das necessidades desse evento;

Elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades;

Listagem dos resultados desejados;

Estimativas de exequibilidade econômica e técnica;

Estimativas de tempo e recursos necessários;

Estabelecimento de diretrizes;

Elaboração dos contornos dos projetos.

Podemos determinas que a fases de concepção possa durar até um mês, para o levantamento preciso de todas as informações necessárias.

Pré-evento;

A fase fundamental para a organização do evento está no processo de organização, aqui devem estar inseridos a coordenação executiva e os controles financeiro, técnico-administrativo e social do evento.

Serviços iniciais:

Identificar os órgãos governamentais, neste caso prefeitura da cidade de Porto Alegra, entidades e empresas da cidade em questão com interesses voltados à execução do evento para fornecer patrocínio, subvenções, doações e outros;

Levantar os nomes e confirmar a presença das bandas ou banda convidadas;

As responsabilidades de todos os profissionais e prestadores de serviço envolvidos nas fases do pré-evento, per ou transevento e pós-evento devem ser estabelecidas mediante contrato;

Caso necessário abrir uma conta bancária especial para o evento (receita e despesas) sob a inteira responsabilidade da empresa organizadora.

Serviços de secretaria

Preparação da correspondência preliminar;

Expedição da correspondência preliminar para entidades governamentais, empresas e pessoas que possam colaborar de alguma forma com o evento;

Tomada de preço e confecção de material administrativo necessário ao evento;

Controle e arquivo da correspondência recebida e expedida;

Obtenção dos cadastros de pessoas que poderão se inscrever como participantes (mailing list);