Atividade Individual de Gestão de Projetos

ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de análise

Disciplina: Gestão de Projetos Módulo: AI – Atividade Individual

Aluno: Fernando Luiz L. Milanez Turma: 1119-9_6

Tarefa: A atividade final desta disciplina, tem por objetivo identificar e analisar características da gestão de projetos a partir do caso de uma empresa, a CCC, que atua no ramo brasileiro de atacado de roupas.

Características do projeto

Com base nas informações disponibilizadas, iremos analisar o evento da CCC sob a ótica do Gerenciamento de Projetos, buscando correlações com o mundo de entretenimento musical, associando-o aos conceitos de Gestão de Projetos. Como requisitos da AI, focaremos em:

a. identificar os pontos de destaque que tornaram o show promovido pela CCC em Porto Alegre, um projeto;

b. descrever as fases do projeto (com base em seu Ciclo de Vida) e os processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase; e

c. definir a classificação das empresas CCC e DT Produções, de acordo com o tipo de estrutura organizacional de cada uma.

Descrição da Empresa em análise: a CCC foi fundada por uma família de imigrantes italianos e em apenas algumas décadas se consolidou como uma marca forte no ramo de atacado de roupas, com uma grande rede de lojas e vários representantes no Brasil. De forma a se destacar e obter vantagens competitivas, trilhou o caminho de associar sua marca a eventos culturais e recentemente adquiriu uma empresa, a DT Produções, que já tinha uma vasta bagagem como incubadora e produtora de eventos.

De forma a iniciarmos a análise, e no intuito de responder ao item “a” dos requisitos do Trabalho, lembramos o que seria a definição clássica de “Projeto”:

Um projeto é um esforço temporário que tem como finalidade um resultado único e possui recursos delimitados. Um projeto pode ser social, pessoal, cultural, empresarial ou de pesquisa. (EUAX Consulting, 2018).

Assim, o evento a ser criado pela DT Produções, é um projeto na sua essência, pois ocorre em uma única data ou período, é realizado por pessoas, de forma progressiva, e será produzido com recursos delimitados.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

De forma a respondermos ao item “b”, descrevemos a seguir as Fases de um Projeto de um Evento Musical, de acordo com o seu ciclo de vida.

Na primeira fase a empresa DT Produções deve definir o escopo do evento;

A segunda fase seria a de validação do escopo junto à CCC;

A terceira fase seria a de montagem do evento;

A quarta fase seria a de realização do evento propriamente dito, ou o ápice do projeto. É a fase conhecida também como a de entrega.

Para auxiliar os donos da marca CCC nas suas decisões acerca do projeto, não poderemos contar com a figura de um Gerente de Projetos, pois este cargo não é tradicional nas empresas familiares, com estrutura orgânica ou simples, funcional ou com administração centralizada, ou ainda nas que possuem organização multidivisional. Os donos da marca designarão ao Gerente Operacional da CCC a incumbência de realizar o projeto, que solicitará à DT Produções que o operacionalize.

Na condução das fases do projeto, começaremos a trabalhar com o conceito de Processos, conforme definido no Guia PMBOK®. Na Primeira Fase, de determinação do escopo, teremos o Processo de Iniciação, quando o staff da DT Produções, junto com o Gerente Operacional da CCC, deverá estruturar e produzir, provavelmente através de um brainstorm, o documento mestre, que não será um Termo de Abertura formal, mas que conterá a descrição dos requisitos iniciais e os principais objetivos do Projeto. As partes interessadas não serão formalmente listadas, embora saibamos que são as empresas CCC e DT Produções. Será produzida após a reunião uma ata com as discussões e decisões, e com algumas datas possíveis e os responsáveis designados para o Projeto. Os requisitos iniciais a serem ainda cumpridos, seriam a determinação da data (ou datas), a disponibilidade do local escolhido, a definição das bandas que possuam um repertório dos anos 80, as empresas de apoio a serem contactadas para alimentação (food trucks, cervejarias, etc.) e as que devem ser contratadas (para a venda de ingressos, a realização da limpeza, da segurança, etc.). Os objetivos seriam maximizar as vendas da empresa de vestuário através da exposição da marca CCC e a realização do evento em si.

Ainda na Primeira Fase, de montagem do escopo, podemos iniciar o Processo de Planejamento, que será realizado pelo staff da DT Produções, com a integração de todas as informações de cada um dos processos: fechamento do escopo completo, do cronograma de projeto e de implantação, da definição de custos, das eventuais fontes de receita (venda de ingressos, venda de espaços de propaganda, venda dos direitos de televisionamento, captação com parceiros), dos requisitos de qualidade do evento, dos recursos necessários, da comunicação e ainda, da preparação para o engajamento dos donos da marca no Projeto, de forma a que todos fiquem satisfeitos. Serão analisados também os riscos, a necessidade de aquisições, enfim, serão pontuados todos os fatores preponderantes para a realização do evento com sucesso e segurança. Nesta etapa de planejamento, devemos fixar a melhor data para a realização do evento considerando, por exemplo, o calendário comercial, quando tradicionalmente as vendas são maiores, e para garantir a disponibilidade do Centro de Eventos da FIERGS. Em consulta ao site da Federação, o espaço está disponível, por exemplo, nos dias 1º e 2 de maio de 2020, sexta (feriado do Dia do Trabalho) e sábado anteriores ao Dia das Mães (10/05/2020).

Neste momento também são confeccionados os orçamentos, com a grande vantagem de que grande parte das despesas previstas com a infraestrutura e tecnologia (iluminação cênica, som, multimídia e internet) será desnecessária, dada a disponibilidade destes recursos no Centro de Eventos. Não ficou clara na exposição de dados do projeto se haverá venda de ingressos. Estamos inferindo que sim, mas esta não deverá ser uma grande fonte de arrecadação ou os valores cobrados serão reduzidos, pois ficou patente no enunciado que a maior parte dos recursos será disponibilizada pela CCC. Esta etapa