Atividades Práticas Supervisionadas

1.1 As organizações e a administração

Não existe uma regra que defina como se tornar um administrador de sucesso. Para serem bem sucedidas, as organizações dependem da qualidade de sua administração. São os administradores que definem um objetivo, e guia a organização para alcança-lo. O administrador pode ainda ficar responsável por toda a organização, por uma equipe ou apenas um membro.

1. A organização

São grupos estruturados de pessoas que se juntam para alcançar objetivos comuns, tendo um propósito ou uma finalidade. É esse propósito que dá às organizações uma razão para existir.

1. A administração

Mary Parket Follet definiu a administração como a arte de produzir bens ou serviço por intermédio de pessoas.  De um modo geral podemos definir administração como um processo de coordenação do trabalho dos membros da organização e de alocação dos recursos para alcançar os objetivos de uma forma eficaz e eficiente.

A eficiência é uma medida da relação entre os resultados alcançados e os recursos consumidos. Sua principal preocupação é com o uso econômico dos recursos.

A eficácia implica escolher os objetivos certos e conseguir atingi-los. Sua principal preocupação é com os fins.

Apesar das diferenças entre os conceitos eles estão correlacionados. Uma administração de sucesso consiste em ter simultaneamente eficácia e eficiência na utilização dos recursos organizacionais.

1. Os administradores

Os administradores ou gestores são os membros que tem como função tomar as principais decisões para guiar as organizações de forma a alcançar seu objetivo. O que os diferencia dos outros membros é que eles coordenam as atividades dos outros, que, por essa razão, lhes prestam contas do seu trabalho.

1. Níveis organizacionais

É possível distinguir três níveis hierárquicos que os administradores podem ser classificados: estratégico, tático e operacional.

• Nível estratégico: São administradores de topo, que atuam na estratégia que abrange toda a organização.
• Nível tático: São gerentes, com foco em uma unidade ou área funcional.
• Nível operacional: Supervisores de 1ª linha, atuação operacional especifica de uma operação ou tarefa.

Apesar de todos possuírem diferentes funções, elas estão interligadas, e essa sintonia permite a organização alcançar seus objetivos.

1. O processo de administração

Henri Fayol definiu a administração, como um processo dinâmico que compreenderia cinco funções interligadas: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Com o tempo as funções de comandar e coordenar foram agregadas para formar uma nova função: dirigir.

Apesar de serem quatro funções diferentes, elas estão relacionadas e são interdependentes.

1. As funções da administração

• Planejamento: Consiste na definição dos objetivos e estratégias e no desenvolvimento de planos que coordenem as atividades da organização.
• Organização: É a função que faz a distribuição das tarefas e dos recursos entre os membros organizacionais. O resultado do processo de organização é a estrutura organizacional.
• Direção: Função que exige mais ação que planejamento ou organização. Está relacionada com gestão de pessoas. Significa liderar motivar e coordenar os trabalhadores no desenvolvimento de suas tarefas e atividades.
• Controle: É a função que assegura que os objetivos estão sendo alcançados. É por meio dessa que a organização se mantém no rumo pretendido ou planeja mudança.

Na prática, todas as funções são executadas de uma forma inter-relacionada e não necessariamente sequencial.

1. A abrangência das funções da administração

• Nível organizacional: Cada uma dessas funções da administração varia em termos de importância e intensidade de acordo com o nível hierárquico do gestor. À medida que se sobe da hierarquia organizacional, os administradores planejam mais e dirigem menos.
• Tipos de organização: Pública e empresa privada com fins lucrativos. O trabalho dos gestores de ambos os tipos de organização tem mais semelhança que diferenças.
• Dimensão da organização: No caso dos níveis hierárquicos, as diferenças estão na importância e na intensidade, não nas atividades do administrador. Seja qual for o tamanho da organização, os administradores planejam, organizam, dirigem e controlam. Pois as funções dos administradores são essencialmente as mesmas.

1.3 As áreas funcionais da organização

Áreas funcionais é a forma de como uma organização, geralmente, é dividida. Tais áreas representam tarefas especializadas que são desempenhadas por departamentos específicos da organização, variando na quantidade; ou seja, a organização pode ser dividida em inúmeras áreas funcionais, dependendo de seus objetivos e atividades principais. As mais comuns são: Áreas de recursos humanos, finanças, marketing e produção.

1.3.1 Área de produção

Responsável pelo processo de produção de bens e prestação de serviços, a área de produção é uma das principais razões da existência de uma organização. É um conjunto de atividades inter-relacionadas que forma o produto ou serviço responsável pelo desenvolvimento da empresa.

A administração de operações, envolve alguns fatores fundamentais para que seja eficiente e alcance a eficácia. São eles:

• Planejamento de produto: desempenhar um projeto de produto, analisando pontos estratégicos do mercado;
• Instalações: características físicas das instalações;
• Processo produtivo: métodos utilizados na produção, tecnologias, dentre outros;
• Organização do trabalho: definição de tarefas a serem realizadas;
• Planejamento de produção: é o planejamento da produção pelas exigências organizacionais;
• Administração de estoques: controle de entrada e saída;
• Controle: monitoramento do desempenho do sistema de operações;
• Compras: administração, das necessidades, da organização para a produção de bens e prestação de serviços.

1.3.2 Área de marketing

Esta área está principalmente focalizada nos clientes, pois, sua função é atraí-los e satisfazê-los, procurando influenciar se comportamento e, assim, alcançar o propósito da organização.

Responsável pela pesquisa de mercado, produto, preço, distribuição, comunicação e vendas, a área comercial é fundamental para a sobrevivência da empresa ou organização.