CCC - AI FGV - Fundamentos de Gerenciamentos de Projetos

ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de análise Disciplina: Fundamentos do Gerenciamento de Projetos Módulo: 6 Aluno: Amanda Garcez Melgaço Turma: 01 Tarefa: estudo de Caso: evento da empresa CCC sob a visão das técnicas do gerenciamento de projetos Características do projeto

A empresa CCC - marca conhecida na confecção de roupas - irá realizar um evento musical na cidade de Porto Alegre/RS. Este evento irá ocorrer com o intuito de divulgação da marca, associando-a a um show de rock anos 80 de grande porte. Desta forma, a CCC obtém inúmeras vantagens competitivas em relação aos seus concorrentes. Para isso, a CCC adquiriu a DT Produções a fim de executar as atividades inerentes ao planejamento, controle e execução do show, já que a DT detém o know-how necessário para a produção de eventos de grande porte. Assim sendo, uma gama de atividades inter-relacionadas será realizada a fim de que os prazos sejam cumpridos e a qualidade e sucesso do evento tragam reconhecimento para a CCC.

O guia PMBOK® é um conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, um padrão, uma trilha com as melhores práticas que podem ser aplicadas em qualquer tipo de projeto de qualquer área de conhecimento. A cada 4 anos, uma nova edição do PMBOK, que é mantido pelo PMI (Project Management Institute), é disponibilizada.

“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.”. PMBOK Guide (PMI, 2017). Esse esforço é dito temporário por possuir início e fim bem definidos das atividades.

Analisando a possível estruturação do evento a ser realizado, podemos caracterizá-lo como um projeto e analisá-lo sob a ótica da gestão de projetos, já que será desenvolvido progressivamente de forma faseada (planejamento, execução do show, controle e encerramento), tem data para início e fim das atividades, escopo e recursos definidos e terá uma entrega única (singular), ou seja, o evento em si, pois evento algum é exatamente igual ao outro. Além disso, possui restrições como prazo (data do show), custo (teto orçamentário) e escopo. Assim sendo, por se enquadrar na definição de projeto de acordo com o PMBOK®, o evento da CCC pode ser gerenciado de acordo com as melhores práticas apresentadas no guia.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

Antes do evento/projeto da CCC ser planejado, deve-se avaliar a viabilidade técnica, econômica e estratégica. A sexta edição do PMBOK® apresenta quarenta e nove processos de gestão que são divididos em cinco categorias denominadas grupos de processos de gerenciamento de projetos e dez áreas de conhecimento.

Gerenciar projetos utilizando processos facilita entregas com êxito, pois os ciclos se repetem a cada fase, permitindo ajustes no planejamento e no gerenciamento como um todo.

De acordo com PMBOK Guide (PMI, 2017), os grupos de processos de gerenciamento acontecem dentro do ciclo de vida de um projeto, e são eles:

• Iniciação: são os processos que conseguem autorização para que o projeto seja iniciado. Há definição de equipe, esforço e recursos.

• Planejamento: processos que definem o que deve ser feito e como será feito.

• Execução: etapa na qual o projeto começa a ser construído verdadeiramente. São coletados dados sobre velocidade de execução, consumo dos recursos, custos e qualidade do trabalho.

• Monitoramento e controle: acompanhamento do projeto e seu progresso, onde os resultados são avaliados e medidos. Análise do planejado x realizado. É realizado durante todo o projeto.

• Encerramento: finalização de todas as atividades dos grupos de processos. Encerram-se pendências contratuais, há desmobilização de equipes e aceite dos resultados. Coleta-se dados sobre erros e acertos de cada fase para melhorias da gestão nos próximos projetos.

Segundo o PMBOK Guide (PMI, 2017), os quarenta e nove processos de gestão organizados de acordo com os cinco grupos de processos e as dez áreas de conhecimento são:

Organizando o evento da CCC de acordo com os grupos de processos e processos de gestão, de acordo com o PMBOK Guide (PMI, 2017) podemos ter:

1) Iniciação: elaborar o termo de abertura do projeto (TAP), para dar um “norte” para a equipe da DT Produções iniciar os processos de planejamento do show baseados no escopo inicial. Ocorre a estimativa de prazos, indicação do gerente de projetos e formação da equipe, estimativa de esforço e definição dos recursos, como teto máximo orçamentário e previsão de retorno financeiro. Pode-se identificar como stakeholders os executivos das empresas CCC e DT Produções, bem como todos os seus funcionários, os possíveis patrocinadores do evento, os fornecedores e terceiros contratados, o público pagante/convidado e as bandas com suas respectivas equipes.

2) Planejamento: desenvolver o plano de gerenciamento do projeto com o objetivo de guiar a execução do evento, documentar requisitos, documentar decisões, facilitar a comunicação nas equipes e fornecer baseline para medição e controle do evento como um todo. Todo o escopo do evento é definido. Pode-se planejar o cronograma detalhado de planejamento do evento, bem como o cronograma do show em si, definindo as atividades e bandas a se apresentarem. Definir empresas de fast-food e prestadores de serviço que irão atuar no show. Definir o número de pagantes/convidados que poderão estar no Centro de Eventos FIERGS, onde será realizado o show. É essencial o planejamento das aquisições, ou seja, definir o que precisa ser adquirido externamente, o que a DT produções pode oferecer e o os recursos já existentes no local do evento, como  tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, internet banda larga, videoconferência e telefonia digital. Dentro desse grupo de processo deve-se planejar detalhadamente o custo geral do evento, determinando orçamento e destinando recursos financeiros para cada equipe. Também é necessário planejar o gerenciamento dos riscos, analisando qualitativamente e quantitativamente os riscos prováveis, desenvolvendo,