Cartilha de Gestão

Todos os procedimentos elencados neste Cartilha dizem respeito ao tratamento a ser dispensado ao(s) documento(s) produzido(s) e ou recebido(s) na Instituição Universidade Federal |do Oeste do Pará UFOPA, e para conhecimento e entendimento do que vem a ser um documento, se faz necessário uma breve passagem sobre os conceitos do que venha a ser o objeto dos normativos e procedimentos aqui apresentados.

DOCUMENTO

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, página 73, documento é considerado como:

“Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”.

SUPORTE

“Material no qual são registradas as informações”.

FORMATO

“Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da

informação e conteúdo de um documento”.

2 – TRATAMENTO

Tratamos nesta Cartilha das fases corrente, intermediária e permanente conforme segue:

2.1 – ARQUIVO CORRENTE

(primeira idade): segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística(DTA 1996, p.29), é o “conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. Essa idade corresponde a produção do documento(valor primário); tramitação; finalização do seu objetivo; guarda.

2.2 – ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

(segunda idade): segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística(DTA 1996, p.32) é o “Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação”. Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.

2.3 – ARQUIVO PERMANENTE

(terceira idade): segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística(DTA 1996, p.34) é o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”. Quando ultrapassado totalmente o valor primário do documentos, iniciam-se os valores de uso científico, social e cultural dos documentos. Os documentos assumem valor histórico, local onde provas e testemunhos ficarão armazenados.

Para que a Instituição UFOPA possa garantir o cumprimento de um princípio legal de proceder uma gestão documental e proteger os documentos de arquivo, elencados na Lei nº8.159/91, no Decreto 4.073/2002, na Portaria n. 092/2011e da Resolução nº14 do Arquivo Nacional, e outros normativos legais que tratam sobre as questões de obrigação e do tratamento a ser dispensado aos documentos, se faz necessário inicialmente entendermos o que vem a ser a gestão documental.

3 – GESTÃO DOCUMENTAL

A Gestão de Documentos, inserida no contexto das políticas públicas de acesso a informação, entendida como um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente, tem como objetivos:

Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos.

Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento.

Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos.

Assegurar o acesso à informação quando e onde se fizer necessária a instituição e aos cidadãos.

Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica.

Para que esses objetivos venham a ser alcançados, compete a cada unidade e subunidade e a cada servidor da Instituição, além do entendimento e da conscientização sobre a importância dos documentos, adotarem procedimentos rotineiros que possibilitarão a racionalidade e otimização quanto ao fluxo e destinação dos documentos.

A Gestão Documental possibilita, entre outros benefícios aos documentos, a adequação da Instituição