EXERCÍCIO DE ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROCESSOS PEDIDO DE ADIANTAMENTO

Universidade Paulista – Unip

Curso: Administração de Empresas

Disciplina: Processos Organizacionais

Professor: Wagner Belucci

Alunas: Lydia Regina Silva                        RA: B863GI-5

           Saletiana Cristóvão                        RA: B73AAA-3

EXERCÍCIO DE ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROCESSOS

PEDIDO DE ADIANTAMENTO

Introdução

Embasadas no passo a passo de um processo de pedido de adiantamento de uma organização, realizamos um fluxograma da situação atual para melhor avaliação, e busca de falhas. Em seguida, através de estudos da matéria, apontamos soluções para melhoria no processo final.

Para concluir esse trabalho, apresentamos um novo fluxograma.

SC – Serviço de Comunicação

Análise:

         As tarefas são repetitivas e demoradas, e torna os demais departamentos amarrados a este para dar continuidade ao processo. O SC se torna ineficiente para atender a todos, que ficam presos a procedimentos burocráticos, acarretando demora ao final do processo.

Solução:

Será uma diminuição significativa na participação desse departamento dentro desse processo, distribuindo suas tarefas aos respectivos setores, que podem comunicar-se entre si por comunicação em rede (online). Desta forma o tempo em que documentos ficam parados dependendo desse serviço, que era 2:50h será visivelmente percebido ao final de todo o processo.  Assim, o SC se ocupará apenas de envio de documentos originais.

DPTO X

Análise:

Perde muito tempo na preparação do documento.

Solução:

         Esse documento deve ser padronizado, e no momento do seu uso, estará dependendo apenas de atualizações.

SA - Secretaria Administrativa

Análise:

         Fica com os documentos em seu poder por 7:21h, alternados entre dois funcionários. Na maior parte desse tempo, os documentos ficam em análise por um deles.

Solução:

O processo passará apenas por um dos funcionários, e será padronizado, de forma a facilitar e agilizar a análise, e assim com maior rapidez ser encaminhado ao departamento competente para a continuidade do processo. Registros de entrada serão feitos automaticamente, devido ao envio via rede.

DC – Divisão de Contabilidade 12:56h

Análise:

Recebe solicitações pertinentes ao seu setor em grande escala, causando acúmulo de tarefas desnecessárias. E usa mais tempo do que precisaria, por falta de boa comunicação da empresa.

Solução: Eliminação de tarefas e retrabalho, através de comunicação eficaz, que passará a receber diretamente de determinado setor e passará para o setor responsável.

Presidência

Análise:

Esse departamento está restrito a se comunicar apenas com o setor SA, tanto para receber informações, quanto para transmiti-las, causando perda de tempo. Ainda com falhas na comunicação, está participando de um processo que não compete ao seu nível estratégico.