Funções Administrativas

FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS – P.O.D.C.

Antes de aplicar as definições de Planejamento, Organização, Direção e Controle, é fundamental, primeiramente, a caracterização de tais conceitos.

PLANEJAMENTO

Planejar é definir metas, objetivos e, dentre eles, os recursos e meios para alcançá-los. Ao definir os objetivos, é necessário designar os insumos que serão utilizados, além de caminhos alternativos para o caso de algum imprevisto. Segundo Chiavenato (2003, p.168), “O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência.”. Ainda nesse contexto, é cabível afirmar que o planejamento é à base das funções administrativas, e se não for perfeitamente executado, pode colocar em risco os resultados de uma organização.

O planejamento é divido em três níveis:

• Estratégico: por ser bastante amplo, enfatiza toda a organização, tendo então que ser avaliados os ambientes externos e internos.
• Operacional: busca o alcance de metas específicas em curto prazo, envolvendo atividades separadamente.
• Tático: procura alternativas para realizar a missão da empresa, tornando um planejamento de médio prazo, normalmente anual e envolve cada departamento.

ORGANIZAÇÃO

A organização consiste em como colocar em prática o que foi planejado. É a função que raciona o trabalho, os recursos e a autoridade na empresa para alcançar os resultados.  Para atingi-los, as atividades precisam estar unidas em uma estrutura lógica, assim como os cargos e as tarefas devem estar bem definidas. Chiavenato (2003, p.173) trata a organização como “o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer suas atribuições e as relações entre eles.”

Os principais componentes da função de organização são a divisão do trabalho e a integração do trabalho. Uma forma de demonstrar esses componentes é através da departamentalização que consiste em dividir e integrar o trabalho através de uma estrutura previamente estabelecida.

DIREÇÃO

A direção tem a função de colocar em prática o que foi imposto no planejamento e na organização. É responsável por orientar e estimular o funcionário para alcançar as metas organizacionais, estabelecendo a eles, tarefas de acordo com suas aptidões. É necessário haver uma boa comunicação entre as partes supervisor e trabalhador, fornecendo informações aos subordinados para que estes tenham conhecimento sobre as atividades de seu departamento. Para Chiavenato (2007, p.175) ”Dirigir significa interpretar os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir.”.

Em suma, dirigir é motivar, liderar, orientar, comunicar e administrar as habilidades de cada funcionário visando torná-los eficientes e eficazes.

CONTROLE        

        

O controle é a quarta função administrativa e tem como objetivo assegurar os resultados desejados pela empresa, através do monitoramento do desempenho e se necessário, a aplicação da ação corretiva. O controle pode ser divido em quatro fases de forma cíclica:

1. Estabelecimento de padrões ou critérios: a empresa pretende seguir um padrão de desempenho, para estabelecer se os resultados obtidos são aceitáveis ou não.
2. Observação do desempenho: é a verificação do funcionamento da empresa.
3. Comparação do desempenho com o padrão estabelecido: consiste em relacionar os resultados com o objetivo pré-estabelecido, ou seja, o padrão.
4. Ação corretiva: constatar as diferenças entre o desempenho e o padrão, e buscar corrigir os erros a fim de fazer o que realmente foi planejado.

O controle irá averiguar se tudo o que foi planejado, organizado e dirigido está conforme o resultado obtido e tomar os procedimentos necessários para melhoria.