Gerenciamento De Processp

ETAPA 8 – GERENCIAMENTO DO PROCESSO

8.1 – CONCEITOS E VALORES

“O Gerenciamento do Processo é a implantação da filosofia de acompanhamento

Permanente do processo, uma monitoração contínua do processo como um todo

(atividades, sequência, alocação de recursos, etc...).

Depois do processo implementado, ele não deve ser abandonado a seu destino. O

processo deve ser tratado como um recurso valioso da organização. Monitorar seu

desempenho com o passar do tempo e fazer revisões periódicas, verificando a

necessidade de manutenção.

Para a realização do monitoramento do processo, é recomendado que, no mínimo, as

mais importantes medidas de desempenho (indicadores do processo) estejam sempre

vigiadas.

O gerenciamento abrange a verificação e análise contínua do andamento do

processo, medindo e avaliando sua capacidade, identificando pontos de “folga” e de

“gargalo”. Baseado nessa verificação, o gerenciamento propõe novas ações de melhoria,

como no ciclo PDSA da Qualidade.

O Ciclo PDSA (Plan, Do, Study, Act), recomenda ciclos sucessivos para o

aperfeiçoamento do processo (gerenciamento), onde a implantação de mudanças no

processo é feita como abordagem permanente (monitoração contínua), recomeçando um

novo ciclo a partir da etapa 4 desse método.” 7

Figura de PDCA

P = Planejar, padronizar, modelar o processo;

D = Fazer, treinar, implantar as mudanças;

S = Estudar, medir e avaliar o processo;

A = Agir, analisar, propor melhoria e aperfeiçoar.

“A necessidade de termos processos sincronizados e alinhados exige a aplicação do

PDSA ( Planejar, Fazer, Estudar, Analisar) em cada um dos processos da organização,

além da criação de mecanismos de feedbacks entre os diversos processos, de maneira

que influências mútuas garantam a qualidade do todo.” 11

“A figura 13 representa esse inter-relacionamento entre os processos da organização:

Figura 13: Os processos e seus feedbacks fazendo girar os ciclos do PDSA

A estrutura organizacional exigirá uma comunicação muito maior entre os processos

e, para tanto, é fundamental a difusão, em todos os níveis da organização, de um

planejamento utilizando indicadores, e a possibilidade de enviar feedbacks para os

demais processos existentes.

A gestão dos diversos processos precisa receber informações dos demais pontos e

se replanejar rapidamente de forma a responder adequadamente às expectativas.

As organizações devem possuir sistemas flexíveis, solucionadores de problemas,

capazes de perceber a realidade interna e externa, e de se alterarem sempre que

necessário para se adaptarem às realidades percebidas.

Uma estrutura organizacional onde, independente de hierarquias e competências,

cada parte possa influenciar a outra, aceitando a realidade percebida por outros sem

nenhum tipo de resistência, conseguirá ter flexibilidade organizacional.

Relacionamos a seguir alguns valores das organizações com flexibilidade

organizacional :

• livre e plena comunicação, independente de hierarquia e poderes;

• confiança mútua entre os integrantes da organização;

decisões baseadas muito mais na competência e no conhecimento de medições

estatísticas do que nas demonstrações de caprichos ou nas prerrogativas de poder;

• controle racional entre os interesses do indivíduo e os da organização, favorecendo

um sentimento de maturidade do indivíduo em relação ao trabalho;

• participação e responsabilidade de grupos múltiplos;

• controle amplamente compartilhado entre as pessoas;

• solução de conflitos através de negociação ou eliminação de causas;

• habilidade de aprender através da experiência, “aprender a aprender”, isto é, do

aperfeiçoamento contínuo;

• habilidade de adquirir e utilizar informações para as próprias atuações, em suma, de

ser auto-analítico;

• habilidade de governar seu próprio destino;

• tolerância maior diante de ambigüidades, sem medo de perder o controle da

racionalidade;

• capacidade maior de colaborar, sem medo de perder a individualidade;

• coragem para participar da evolução e das mudanças.” 6

Todos os indicadores construídos nas etapas anteriores deverão ser utilizados para

auxiliar na gestão do processo.

“Medimos para:

• saber onde devemos concentrar nossas atenções e energias;

• motivar o grupo