Gestão do tempo

Gestor do tempo

O desafio de conciliar a vida profissional e pessoal

Atualmente, vivemos numa sociedade em que a circulação da informação ocorre quase de maneira instantânea e, dessa maneira, surgem diversas demandas a serem atendidas. O único ponto que permanece igual a antigamente é o tempo: 24 horas por dia.

Toda virada de ano, prometemos diversas tarefas que não conseguimos realizar no ano que passou, não é verdade?

• Fazer uma graduação;

• Ir à academia;

• Viajar com a família...

Dizemos que o ano passou rápido e que não deu tempo de fazer tudo o que queria.

Será mesmo que não houve tempo ou não soubemos aproveita-lo da melhor maneira?

Muitas vezes, acabamos usando mal o tempo que dedicamos ao trabalho ou até mesmo o tempo que passamos em casa.

Existem diversos aspectos que envolvem a gestão de tempo, tanto na vida profissional quanto na pessoal, demonstrando a importância de se saber administrar o tempo. Para isso, veremos algumas estratégias, vantagens e benefícios de fazer uma eficiente gestão de tempo.

Casos em que arriscamos nossa vida pessoal pelo professional é muito comum nos dias de hoje.

Atualmente, vivemos em um mundo sem fronteiras. As distancias são vencidas pela tecnologia e pelo poder da comunicação.

Mas, ao invés de nos sentirmos mais confortáveis, com todos os recursos tecnológicos ao nosso dispor, nos sentimos cada vez mais sobrecarregados de solicitações.

A evolução do homem através do tempo

As possibilidades se multiplicam, assim como as solicitações. Trabalho, família, saúde, educação, lazer, comunicação, amigos, todas as dimensões da vida nos solicitam e o tempo é denominador comum, é a chave para o acesso a todos esses aspectos.

Para administrar todas essas demandas, devemos definir claramente as nossas prioridades e tomar providencias para que elas sejam atendidas.

O passado é história, não muda mais. O presente é o tempo da ação, com o foco no futuro, nos objetivos que estabelecemos ou são estabelecidos para nós.

O que é gestão do tempo?

Gestão do Tempo, ou Gerenciamento do Tempo, é o processo de organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Ele diz respeito a quantidade de tempo despendido para executar cada tarefa do seu dia.

É nessa Sociedade da informação que temos que aprender a lidar com as nossas tarefas, cumprindo todas no prazo certo. A evolução da sociedade influencia o ritmo da nossa vida

Atualmente a grande parte da população não tem um bom relacionamento com o tempo, devido ao estresse com a falta do tempo, realizando tudo simultaneamente, desordenadamente, com a eficiência comprometida, tendo reclamações de ausência por parte da família.

3 conceitos de ouro do gerenciamento do tempo

• Gestão do Tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;

• Gestão do Tempo está relacionado ao conhecimento de prioridades, obrigações e sua agenda;

• Gerenciar o Tempo gasto na vida profissional é beneficiar também todas as outras áreas da sua vida.

O valor do tempo

Para entender o valor de um ano...

        ... Pergunte a um estudante que não passou nos exames finais

Para entender o valor de um mês...

        ...pergunte a uma mãe que te um filho prematuro

Para entender o valor de uma semana...

        ...pergunte ao editor de uma revista semanal

Para entender o valo de uma hora...

... Pergunte aos apaixonados que estão esperando o momento do encontro

O valor do tempo

Para entender o valor de um minuto...

        ... Pergunte a uma pessoa que perdeu o trem, ou ônibus ou avião

Para entender o valor de um segundo...

        ...pergunte a uma pessoa que sobreviveu a um acidente.

Para entender o valor de um milésimo de segundo...

        ...pergunte a uma pessoa que ganhou uma medalha de prata nas olimpíadas.

Principais conceitos sobre o tempo

• O tempo é valioso. Há pessoas e instituições que estão dispostas a pagar dinheiro por ele. Assim, quem administra o tempo pode transforma-lo em ganho de dinheiro;

• O tempo é igual para todos. Não podemos estoca-lo ou guarda-lo. Tempo perdido não volta mais;

• Quem administra bem o tempo ganha vida.

As questões da gestão do tempo

Os rumos de nossas vidas são fruto de decisões e escolhas. Assim, nós somos uma consequência dessas escolhas e das ações adotadas para efetiva-las, seja na vida profissional ou pessoal.

Diante disso podemos concluir que administrar o tempo é saber usa-lo para fazer coisas importantes e prioritárias em nossa vida.

• Estamos fazendo escolhas a todo momento;

• Devemos ser conscientes das escolhas que fizemos, e estamos fazendo, e assumir a responsabilidade pelos nossos atos;

• Podemos sempre aprender a ampliar nossas possibilidades de escolhas.

As questões da gestão do tempo

Mais do que controlar as horas, os minutos e os segundos do dia, uma boa gestão do tempo exige que você defina o rumo que desejar da à sua vida e carreira

Afinal, administrar o tempo é ir em busca do que mais importa na sua vida. Portanto, você deve definir o que é realmente importante e jamais perder esse foco.

Você dá um grande passo nesse sentido quando consegue uma boa combinação entre:

• O que deseja para sua vida;

• A contribuição que pretende dar a sociedade;

• A sua atividade profissional.

Lembre-se de que:

• Se você temo como prioridade o desenvolvimento profissional, mas as suas funções na empresa não contribuem para esse fim, você está empregando mal o seu tempo;

• Se valoriza os papéis de marido e pai, e só desemprenha o de executivo, você também está perdendo a corrida contra o relógio.

Gestão do tempo no trabalho

Para fazer diferente, devemos saber que o principio-chave do gerenciamento do tempo e da vida é organizar e executar com base em prioridades e metas.

Dessa maneira, a formula para melhorar a produtividade é baseada em três ações: PRIORIZAR, ORGANIZAR e DESEMPENHAR

PRIORIZAR:

Decida o que é mais importa, que valores levar a cabo e que metas perseguir.

ORGANIZAR:

Para atingir sua meta, agende seus próprios compromissos ou delegue tarefas a outros.

DESEMPENHAR:

Para obter os resultados desejados, realize suas atividades de acordo com o plano. Tenha disciplina!

A chave está no planejamento

Administrar o tempo é vencer as dificuldades normais que podem ocorrer em qualquer situação. Sempre procure soluções para essas dificuldades e utiliza o bom senso para:

• Priorizar as atividades;

• Fazer escolhas;

• Tomar decisões.

Defina seus objetivos

• Liste todos os seus objetivos a serem alcançados, separando-os em grupos de: longo, médio e curto prazo, de ordem pessoal e profissional;

• Reflita sobre seu trabalho atual, sobre suas atividades e sobre os resultados alcançados;

• Verifique se suas metas são realistas;

• Avalie que habilidades são necessárias para atingir tais metas;

• Faça uma programação e estabeleça prazos para alcance de cada um dos objetivos;

• Separe suas atividades por importância.

dica

Seja qual  for a sua posição na empresa, a organização (planejamento) cuidadosa do seu dia/semana/mês aumentará suas chances de sucesso e alcance dos objetivos.

Diante de uma nova organização do nosso tempo, devemos lembrar o princípio de Pareto, que diz: 80% dos retornos que obtemos provêm de 20% de nossos investimentos, ou seja, para obtermos sucesso temos que identificar quais são esses 20% responsáveis pelos 80% de nossas realizações.

Vantagens do gerenciamento de tempo

•  menos supressas

•  Mais tarefas executadas

•  Menos estresses

•  Menos trabalho                                                                                  

•  mais tempo livre                                  

•  Menos tempo perdido

•  mais oportunidades

•  melhora na reputação

•  menos esforços

•  mais tempo no que  realmente  importa

•  menos problemas

Delegue tarefas

Muitas vezes, uma tarefa delegada não é executada, não por falha do subordinado, mas sim da pessoa que delegou, que pode não ter explicado exatamente (prazo, maneira etc.) o que deveria ser feito no momento.

Não se delegam apenas tarefas desagradáveis, delegam-se também tarefas estimulantes e tarefas que tragam satisfação.

Sem um folou-up efetivo, você não conseguirá verificar se as tarefas estão sendo executadas adequadamente.

FOLLOW-UP

Esquema eficiente de acompanhamento das tarefas delegadas.

10 estratégias para uma Gestão do Tempo eficaz

• Delegue as tarefas

• Priorize o trabalho

• Fuja da procrastinação

• Agenda as tarefas

• Evite o estresse                                                                    

• Defina deadlines

• Evite fazer mil coisas ao mesmo tempo

• Comece cedo

• Faça pausas

• Aprenda dizer Não

pirâmide de Maslow

Com isso entramos no ponto da Pirâmide de Maslow, onde as necessidades  de nível mais baixo devem ser satisfeitas antes das necessidades de nível mais alto. Cada um tem de "escalar" uma hierarquia de necessidades para atingir a sua autorrealização.

Maslow define um conjunto de cinco necessidades descritas na pirâmide.

• necessidades fisiológicas (básicas), tais como a fome, a sede, o sono, o sexo, a excreção, o abrigo;

• necessidades de segurança, que vão da simples necessidade de sentir-se seguro dentro de uma casa a formas mais elaboradas de segurança como um emprego estável, um plano de saúde ou um seguro de vida;

• necessidades sociais ou de amor, afeto, afeição e sentimentos tais como os de pertencer a um grupo ou fazer parte de um clube;

• necessidades de estima, que passam por duas vertentes, o reconhecimento das nossas capacidades pessoais e o reconhecimento dos outros face à nossa capacidade de adequação às funções que desempenhamos;

• necessidades de autorrealização, em que o indivíduo procura tornar-se aquilo que ele pode ser: “O que os humanos podem ser, eles devem ser: Eles devem ser verdadeiros com a sua própria natureza”.

• É neste último patamar da pirâmide que Maslow considera que a pessoa tem que ser coerente com aquilo que é na realidade "... temos de ser tudo o que somos capazes de ser, desenvolver os nossos potenciais".

A pirâmide de Maslow mostra que para chegar no todo é necessário passar pelas partes, mas também é visto que, há indivíduos que chegam a auto realizar-se sem passar por todas as etapas da pirâmide. Como também há indivíduos que estão realizados mas que sentem que ainda falta algo ou alguma coisa. O que não quer dizer que ele não passou por todas etapas ou mesmo passou, só que a personalidade, a motivação e o meio social de cada um influência na autorrealização que quando não é conseguida gera a frustração. - Teoria Geral da Administração - Chiavenato

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