Importância do controle interno

Controles financeiros

O sistema de controle interno é fundamental para assegurar a fidedignidade e integridade dos registros, bem como fornecer relatórios contábeis, financeiros e operacionais eficientes para o suporte nas rotinas desenvolvidas diariamente e para a correta tomada de decisões.

As formas de controles internos estão mais sofisticadas e a cada momento são mais importantes para a gestão empresarial, propõem mudanças nos processos, na estrutura e nas estratégias de negócios. Uma empresa que queira competir com vantagens no mercado atual deve utilizar desta ferramenta.

A estrutura de controle interno pode ser definida como os processos executados para fornecer segurança razoável com relação ao cumprimento dos objetivos da empresa, quanto à eficiência e eficácia nas operações, integridade dos relatórios financeiros e cumprimento às leis e normas aplicáveis.

O controle interno pode ser definido como um conjunto de procedimentos realizados pela administração da empresa, que tem por objetivo a conferência de dados, a verificação da eficácia dos sistemas implantados na empresa de forma a proteger o patrimônio de possíveis desvios ou fraudes, resguardando assim os interesses dos sócios, diretores e administradores, objetivando o alcance de metas. De acordo com o Instituto Americano dos Contadores Públicos Certificados apud Crepaldi (2011), controle interno compreende:

O plano de organização e todos os métodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos, e verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a eficiência nas operações e estimular o seguimento das políticas administrativas prescritas. (CREPALDI, 2011, p.376).

Importância do controle interno

A implantação de um sistema de controle interno, além de proporcionar maior credibilidade, segurança e integridade aos informes administrativos e contábeis, minimiza riscos, como erros involuntários ou frades nas operações desempenhadas cotidianamente.

É possível constatar a importância do controle interno “a partir do momento em que se verifica que é ele que pode garantir a continuidade do fluxo de operações com as quais convivem as empresa”. (CREPALDI, 2011, p.385).

Disponibilidades (Caixa e bancos)

Dentro da empresa, o caixa representa os recursos imediatamente disponíveis para pequenas despesas diárias e pagamentos não previstos. O banco compreende os saldos bancários em conta corrente, que a empresa disponibiliza para saques ou aplicações.

São considerados como disponibilidades:

• O numerário em mãos, em trânsito e os saldos bancários que possam ser livremente utilizados;

• Os cheques à vista em poder da entidade;

• As aplicações em título negociáveis com conversibilidade imediata; e

• As aplicações em ouro. (ATTIE, 2009, p. 298).

O controle das disponibilidades visa garantir que recursos financeiros estejam disponíveis para honrar os compromissos de curto prazo. Abaixo algumas medidas que servem para fortalecer tal controle e que podem ser utilizados de forma quase padrão pelas diversas empresas:

• Segregação de funções entre a custódia de valores e a contabilização;

• Sistema de autorização e aprovação para pagamento;

• Conciliações bancárias periódicas e revisadas por pessoa independente a de sua preparação;

• Utilização de fichas de razão individuais para as diversas contas do disponível;

• Utilização de duas pessoas independentes para a assinatura de cheques;

• Abertura de contas bancárias pela administração;

• Sistema de fundo fixo para valores mantidos em mãos;

• Cancelamento da documentação comprobatória após o pagamento;

• Controle de pagamentos para evitar atrasos e consequentemente multas ou juros de mora; e

• Controle diário dos recebimentos e acompanhamento entre o valor depositado e o efetivamente recebido. (ATTIE, 2009, p. 300).

O controle das contas caixas e bancos exigem procedimentos claros e adequados para corrigir irregularidades, abster-se de fraudes e dar transparências aos processos desenvolvidos, evitando desperdícios e desfalques, proporcionando assim uma melhor utilização dos recursos de liquidez imediata. De acordo com Pottmeier estes procedimentos são:

• Conferência de valores;

• Movimentação interna da empresa confrontada com a movimentação realizada pelas entidades financeiras;

• Verificação nas contas bancárias dos recebimentos de clientes mediante depósitos;

• Exame de cheques de clientes e comprovantes de caixa, com o intuito de analisar se estão corretos. (POTTMEIER, 2000, p. 44).

Contas a receber

As operações de vendas de mercadorias, produtos ou serviços a prazo, ou seja, para posterior recebimento geram para as empresas um direito, este é registrado no ativo como contas a receber, sendo baixada após o pagamento por parte do comprador.

“As contas a receber referem-se aos direitos de que a entidade é titular, decorrente dos eventos econômicos de venda a prazo de mercadorias, produtos e serviços relativos a seu objeto social”. (ATTIE, 2009, p. 318).

É preciso adotar procedimentos de controles para acompanhamento do cumprimento pelos clientes, dos prazos de pagamentos concedidos. Tais procedimentos tendem a diminuir os riscos de prejuízos, não só porque permitem que providências imediatas sejam tomadas com relação as contas em atraso, como também porque apresentam um importante instrumento de avaliação do desempenho da área de cobrança da empresa.

Para a empresa manter um bom controle das contas a receber precisa ter em boa forma de organização:

• Um sistema de cadastro dos clientes, com todas as informações possíveis sobre nome completo, dados pessoais, endereço, referências familiares e comerciais, etc.;

• Um serviço de cobrança bem organizado;

• Uma carteira de títulos