Ineficácia na apuração dos resultados, nos processos de auditoria interna, por falta de dados de entrada (inputs), de acesso ao sistema e sua parametrização

Ineficácia na apuração dos resultados, nos processos de auditoria interna, por falta de dados de entrada (inputs), de acesso ao sistema e sua parametrização.

Emanuele G. de Alcântara*

Maria Laura Alchorne Trivelin**

Introdução

Na mesma proporção em que acontecem mutações na grande rede de saúde a nível mundial, nas formas didáticas e nas condições sociais e culturais, que diretamente são afetadas pelas inevitáveis e instáveis tendências políticas e econômicas atuais, assume-se o desafio de garantir a qualidade e a segurança nos serviços de saúde. Estudos atuais 1 descrevem que a gestão da qualidade aponta para uma nova possibilidade no que tange à reorientação gerencial das instituições. As novas estratégias em gestão reforçam a ideia da qualidade como instrumento chave na busca da sobrevivência criativa em um mercado altamente competitivo.

A variável que pode nortear a eficácia da administração da qualidade precisa ser objetiva, estabelecendo, assim, o contentamento do usuário, no alcance da motivação, no comprometimento dos profissionais e de todos os colaboradores envolvidos e, na relação e integração nos procedimentos de trabalho. Uma abordagem ativa, constante e coparticipativa, onde deve estar tácita a responsabilidade individual e da equipe nos diversos departamentos da organização na criação de novas maneiras de informar, comunicar e trazer resultados qualitativos e quantitativos, que possam visar lucro nos procedimentos que detém valor agregado e que não está, a princípio, ‘palpável’ à Instituição e aos usuários conforme pesquisas2.

Na atual conjuntura da avaliação da qualidade em saúde, particularmente no âmbito hospitalar, tem-se dado real importância para o sistema de Acreditação, cujo conceito prático é atuar como estratégia sistemática, periódica, designada e, por deliberação espontânea, na qual seus métodos permitem avaliar a qualidade dos serviços mediante padrões previamente definidos.

Dependendo da avaliação, a que a Instituição é submetida, pode ou não resultar em uma certificação, em uma Acreditação3 . Entretanto, o objetivo primordial dessa estratégia ou sistema de gestão da qualidade é viabilizar a educação permanente em toda a organização de saúde e, isso quer dizer, que não se almeja a atuação fiscalizadora4.

O presente estudo será realizado em um hospital de grande porte, com aproximadamente 350 leitos de internação, com atuação em serviços de alta complexidade. Há 2 anos, foi realizada a troca do sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Dentre os vários módulos deste novo sistema, havia o módulo de auditoria, porém, o mesmo nunca foi parametrizado segundo as necessidades do departamento de auditoria interna do hospital, consequentemente, após a realização das auditorias, as informações coletadas, as conformidades e não conformidades evidenciadas, não eram registradas neste sistema, dificultando o acompanhamento por parte das áreas auditadas, o controle do próprio departamento de auditoria e a mensuração dos resultados, após plano de ação executado.

 O processo funcionava da seguinte maneira: Os auditores internos procuravam seguir um cronograma, aonde estavam especificados os setores que precisariam passar pela auditoria. Ao chegar no local, era realizada uma primeira abordagem sobre determinado processo (as informações coletadas eram apenas assinaladas em um formulário e não descritas e de forma superficial). Após essa abordagem, as informações assinaladas no formulário eram compiladas em tabela de forma manual, (nenhum dado era inserido no sistema), mesmo porque este módulo estava em desuso e por muitos e era desconhecido o recurso que tal ferramenta apresentava. Havia um grande volume de arquivo físico no setor, os gestores que foram auditados não tinham acesso às informações, pois estas eram restritas ao setor da qualidade e as não conformidades não eram devidamente tratadas.

Durante um processo de avaliação para Acreditação, ocorrido no início de 2017 que o problema acima relatado tomou uma proporção maior, pois caso houvesse uma oportunidade de melhoria, muitos departamentos poderiam se beneficiar, a começar com a parametrização e/ou utilização da Aba “Auditoria” no sistema ERP utilizado na Instituição.

O Manual de Padrões de Acreditação da Joint Commission International para Hospitais foi o principal responsável pelas identificações e não conformidades encontradas. A situação padrão e pela qual o departamento de auditoria deverá se parametrizar, é descrita abaixo:

Propósito do MOI. 6 Manual JCI – 6ª edição 5

Prontuários dos pacientes e outros dados e informações estão seguros e protegidos em todos os momentos. Por exemplo, prontuários de pacientes ativos são mantidos em áreas onde somente os profissionais de saúde autorizados têm acesso, e arquivados em locais onde não é provável que ocorram calor, água, fogo ou outros danos. O hospital implementa processos para impedir o acesso  não autorizado a informações armazenadas eletronicamente.

Elementos de mensuração do MOI. 6