Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
Módulo: 6
Aluno: Paulo Henrique Neves André
Turma: 3
Tarefa: Análise de Projeto - Evento Musical CCC & DT Produções
Características do projeto
Um projeto é um produto, ou serviço, com a finalidade de gerar um resultado único e exclusivo (PMI, 2017). Nesse caso, a definição “um serviço único ou uma capacidade de realizar um serviço” encaixa muito bem para um evento musical. Diferentemente de uma operação contínua, um evento único de marketing, como o grande evento musical projetado pela empresa DT Produções, deve ser definido como projeto, pois ele atende perfeitamente à definição de que “projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” (PMI, 2013).
Ele também atende às 3 principais características de um projeto, segundo do Valle (2014):
Singularidade: é um evento único, pois as características do evento o farão único, seja o local, as atrações ou até mesmo, o público desejado;
Temporariedade: possui data prevista para iniciar e terminar (duração finita, provavelmente algumas horas ou poucos dias, se for um festival) que são definidos a partir da função do evento em questão e dos recursos disponíveis para a execução do mesmo;
Progressividade: é desenvolvido de forma gradativa, em etapas, através do incremento de vários serviços e aquisições (ambiente, som, iluminação, atrações, segurança, vendas, divulgação, etc.) que ocorre continuamente ao longo da duração do projeto.
O então definido projeto, segundo do Valle (2014), é realizado com a finalidade de promover e impulsionar mudanças na organização, de forma que várias etapas são realizadas (etapas do projeto ou de vários projetos e programas) a fim de elevar e beneficiar a organização para atingir um objetivo planejado, agregando e gerando valor para a empresa, ou para um produto da empresa. Um projeto de marketing, realizado por uma empresa de roupas, tem por finalidade manter a empresa em destaque, para que ela e seus produtos estejam em evidência, se beneficiando assim, de forma tangível (com os lucros obtidos pelo volume de venda dos produtos) e de forma intangível (valorizando a marca e sua reputação). É possível entender, que o projeto fora desenvolvido para atender fatores como: forças concorrenciais, demandas de partes interessadas ou também, oportunidade estratégica e necessidade de negócios. Então, desenvolveu-se um projeto de forma que o evento de marketing em questão pudesse alterar a estratégia de negócios da empresa CCT.
O gerenciamento de projetos é importante pois “é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos processos de gerenciamento de projetos identificados para o projeto. O gerenciamento de projetos permite que as organizações executem projetos de forma eficaz e eficiente.” (PMI, 2017). Dentro dessa lógica, é importante citar, referindo-se ao projeto de um evento como o estudado, que a aplicação de metodologias de gerenciamento de projetos vai auxiliar a empresa DT Produções a realizar tarefas como: cumprir o objetivo do projeto e satisfazer as partes interessadas incluindo o sponsor (no caso, a empresa contratante CCT), aumentar as chances de sucesso do evento, evitar e antever os possíveis riscos, cumprir o orçamento, evitar retrabalho, cumprir com os requisitos de qualidade, e poderem gerenciar melhor as mudanças, caso seja necessário.
Nessa situação, o gerente de projetos tem um papel importantíssimo e crítico para o sucesso do projeto. É dele o papel de aplicar as competências de desempenho, que de acordo com o PCDM Framework, “é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos processos de gerenciamento de projetos identificados para o projeto" (PMI, 2007). Sendo assim, o gerente de um projeto deve alinhas competências técnicas ou hard skills (iniciar, planejar, executar, monitorar e controlar e encerrar o projeto – realizadas com o auxílio de ferramentas de gestão e metodologias de gerenciamento de projetos) e competências pessoais ou soft skills (comunicação, liderança, gestão, habilidades cognitivas, efetividade e profissionalismo. De acordo com o artigo de Even3,é possível unir os dois tipos de competências, evitando assim o estresse da atividade. As competências adequadas, portanto, devem ser aplicadas dentro de todas as recomendações para gestão de eventos mencionadas, conforme segue.
1 – Planeje as tarefas de modo realista: competências técnicas - utilização de ferramentas de gerenciamento de projetos, como MS Project, para gerenciamento de cronograma e utilização da ferramenta de planejamento de escopo PM Canvas;
2 – Mantenha uma boa relação com a equipe: competências pessoais - comunicação e liderança;
3 – Antecipe os problemas: competências técnicas - gestão de riscos;
4 – Use a tecnologia a seu favor: competências técnicas - conhecimento técnico de ferramentas e softwares, e competências pessoais - contratação de serviços especializados;
5 – Divulgue o evento: competências técnicas - conhecimentos de estratégias de marketing, e competências pessoais - comunicação e networking;
6 – Tenha tempo para relaxar: competências pessoais – reconhecimento e valorização da equipe, comemorando sempre a cada milestone atingida.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
O ciclo de vida do projeto é a série de fases pelas quais um projeto passa, do início à conclusão. Ele fornece a estrutura básica para o gerenciamento do projeto. Esta estrutura básica se aplica independentemente do trabalho do projeto específico envolvido. As fases podem ser sequenciais, iterativas ou sobrepostas. (PMI, 2013)
Como mencionado por Foresti (2015), a fim de se ter um melhor controle gerencial, o gerente de projeto pode dividir o projeto em fases, onde essas fases são conhecidas como ciclo de vida do projeto.
Para um projeto tipo evento, podemos estipular as fases e os projetos como visto na Tabela 1.
Fases do Projeto
Processo de Gerenciamento
Observação e Justificativa
Análise do público alvo do evento
Processo de Iniciação
É necessário autorizar formalmente a existência do projeto e também fornecer ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos disponíveis. No caso, foi definido a DT Produções como gestora do projeto. Além disso, deve ser dado a autorização formal para que a DT Produções procure mais patrocinadores para fornecer recursos ao evento.
Processo de Planejamento
Nessa fase, será definido o escopo da fase do projeto, onde serão averiguadas as formas nas quais serão feitas as análises do público alvo baseado no estilo de eventos de rock dos anos 80, nos quais o público alvo da CCT prefere frequentar e seus requisitos a fim de obter dados confiáveis.
Isso será feito de mediante escolha da equipe e alocação de atividades e recursos, a partir de um cronograma definido, os padrões de qualidade e a forma padrão de comunicação entre a equipe e também com os stakeholders.
Processo de Execução
Conduzir e integrar as análises de forma coordenada, nas várias formas conduzidas, e desenvolver a equipe no processo, garantindo a qualidade da informação.
Processo de Monitoramento e Controle
Controlar a qualidade das análises realizadas, os recursos e o cronograma, de forma que as atividades não fujam do escopo e executar, se necessário, as mudanças.
Processo de Encerramento
Encerrar formalmente a fase do projeto, verificando se as análises das preferências dos eventos frequentados pelo público alvo tiveram resultados satisfatórios e definindo, de fato, os requisitos do produto (evento).
Evento
Processo de Planejamento
Definir os requisitos do escopo baseado no resultado da fase “Análise do público alvo do evento”, de forma que se cumpra com a qualidade, cronograma e recursos. Será definido o local, a quantidade de pessoas estimada, som e iluminação, as atrações musicais de rock anos 80, se haverá bebida e quais, formalizar a parceria com as empresas de fast food interessadas e definir o que será oferecido; além de avaliar, também, se a prestação desses serviços será internalizada ou terceirizada, e se terceirizada, por quem.
Processo de Execução
Contratar um local que possui estrutura para comportar o evento (som, iluminação, espaço físico, infraestrutura para adequar a praça de alimentação ao lado do palco) - Centro de Eventos FIERGS, contratar as bandas de Rock anos 80 que realizarão os shows no evento, contratar os prestadores de serviço e gerenciar a qualidade do serviço prestado para que tudo seja realizado dentro do escopo, orçamento e cronograma; mobilizar a equipe para executar as atividades internalizadas e realizar a aquisição dos recursos necessários para que a execução do evento cumpra com a qualidade exigida pela CCC. Conduzir os planos de contingência contra os possíveis riscos e comunicar aos stakeholders sobre o andamento da fase do projeto.
Processo de Monitoramento e Controle
Monitorar e controlar as atividades de contratação e montagem da infraestrutura no local do evento – Centro de Eventos FIERGS, monitorar as contratações (bandas e serviços) e realizar as mudanças necessárias caso alguma não cumpra os requisitos.
Controlar o cronograma do evento, garantindo que as atrações não atrasem, que a comida seja servida com a qualidade exigida, e monitorar a reação do público quanto ao evento, para averiguar se as expectativas foram atingidas.
Processo de Encerramento
Formalizar a entrega do evento realizado, levantando as lições aprendidas e desmobilizar a equipe.
Marketing
Processo de Planejamento
Definir os meios de divulgação do evento (mídias físicas, “boca a boca”, mídias digitais, multimídia), alocar os recursos, montar um cronograma e definir a equipe responsável pela divulgação. A divulgação será baseada no resultado das análises da fase “Análise do público alvo do evento”.
Processo de Execução
Realizar a aquisição das ferramentas e recursos necessários para a divulgação. Mobilizar e gerenciar a equipe, integrando a comunicação. Reportar aos stakeholders sobre o andamento e efetividade das divulgações.
Processo de Monitoramento e Controle
Monitorar os indicadores que mostram se o público alvo está recebendo informações sobre o evento e se essas informações estão corretas. Controlar a equipe, gerindo os recursos necessários para cada meio de divulgação. Realizar as adequações necessárias caso algum dos meios não esteja sendo efetivo e realocar recursos.
Processo de Encerramento
Realizar, posteriormente ao evento, um feedback com os participantes para levantar lições aprendidas e eventuais melhorias e desmobilizar a equipe.
Tabela 1 – Fases e processos de gerenciamento do projeto Evento
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