Os Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Caracteristica do Projeto:

A empresa CCC que atua no ramo de atacado de roupas, sempre investiu em marketing para manter-se em evidência, criou um programa de âmbito nacional para patrocinar eventos culturais e fortelecer a marca e adquiriu a DT Produções com o intuito de usá-la como incubadora e executora de eventos. Sendo assim para ganhar destaque no mercado decidiu realizar um grande projeto, que será um evento musical.

Todas as características acima citadas fazem com que o evento se enquadre como projeto pois possui temporalidade, singularidade e progressividade, a qual será exemplificada a seguir:

Temporário:

Nesse sentido, um projeto é: “esforço empreendido para realizar determinada tarefa, que é temporária, que pode ser um produto, serviço ou resultado exclusivo” (pag.19, PMI). Portanto o evento terá data definida para inicio e finalização.

Singular:

Um projeto constrói entregas exclusivas e é único. Mesmo com o mesmo escopo, cada projeto possui sua respectiva característica. No caso da CCC ao realizar um evento musical próprio, ela associará a sua marca com o objetico de gerar benéficos e isto traz como característica a singularidade.

Progressivo:

Todo projeto é elaborado progressivamente, integrando os conceitos de temporário e exclusivo.

Para poder realizar o evento, a CCC comprou a DT Produções que estará responsável por criar e elaborar o evento. Após a definição do escopo do projeto, foram definidas algumas ações para o seu desenvolvimento que seriam: parceiros no ramo de fastfood para oferecer comida aos participantes e escolha do local do evento.

Fases do Projeto e Possíveis Processos de Gerenciamento a Serem Utilizados Em Cada Fase

Um projeto possui um ciclo de vida e etapas desde a sua iniciação até o seu encerramento, sendo que o evento referido será dividido nas seguintes fases:

1- Análize da Viabilidade da Realização do Evento

2- Planejamento

3- Realização

4- Pós evento

A referida empresa CCC juntamente com a DT produções, irão realizar um projeto no qual será um evento musical em Porto Alegre, e será necessário definir as fases deste projeto, a fim de avaliar riscos, alinhar a estratégia e realiár-se de forma estruturada para que em seu encerramento, obtenha-se sucesso.

Fase Análise da Viabilidade da Realização do Evento:

Esta é a primeira fase do projeto, onde inicia-se a análise da viabilidade do evento, diagnosticando os pontos estratégicos para o negócio. Desta forma é possível avaliar as chances de sucesso do evento antes do investimento.

Neste caso a proposta é criar evento musical de rock dos anos 80 em Porto Alegre, com objetivo de elevar o Market Share da empresa CCC, focando em seu publico-alvo e onde será necessário contratar empresas para a estruturação do mesmo.

A DT produções será responsável pelo desenvolvimento de todo o projeto, e também trazer novos parceiros em busca de patrocínio para o evento.

Fase Planejamento do Evento:

O objetivo dessa fase é definir os aspectos operacionais e conceituais do dia do evento, a fim de dar forma ao evento, como por exemplo:

Escopo:

1- Local já definido, com um espaço que conta com estrutura que comporta as necessidades do evento de rock

2- Definir a duração do evento

3- Definir a quantidade de convidados

4- Definir as bandas que irão tocar

5- Definir as parcerias com fornecedores especializados e experientes

6- Definir o tipo de comida a ser oferecida

7- Infraestrutura: banheiros, logística de carga e descarga, tipo de transporte disponível para que os expectadores possam chegar facilmente ao evento, segurança, banheiros entre outros.

8- Denifir os gastos com mídia e merchandising para divulgação do evento

Tempo:

1- Definir o prazo do projeto

2- Definir cronograma

3- Definir atividade e tempo do projeto

Recursos Humanos:

1- Definir processo de recrutamento para o projeto

2- Definir a estrutura organizacional e cargos

3- Definir a quantidade de staff

Aquisição

1- Aluguel do Local

2- Pagamento das bandas

3- Infraestrutura

4- Agencia de publicidade

Riscos

1- Análise dos Riscos do projeto

Comunicação

2- Definir o fluxo de comunicação

3- Definir o publico-alvo

4- Definir a frequência de relatórios

Qualidade

1- Definir o nível de qualidade relacionado a infreestrutura e serviços oferecidos para o público alvo

Custos

1- Efetuar o levantamento dos custos envolvidos e determinar orçamento