Os Processos Administrativos

Você foi contratado para atuar como consultor em uma empresa do ramo de Confecção Têxtil, especificamente uma Malharia, que está localizada em um bairro da periferia da cidade, chamada JC Confecções. A empresa é familiar, foi fundada há dois anos pelos irmãos José e Carlos. Atualmente, a empresa está passando por algumas dificuldades: queda nas vendas; reclamação dos clientes quanto à qualidade dos produtos; reclamação dos clientes quanto ao atendimento; comunicação interna inexistente; os colaboradores estão desmotivados e os proprietários não têm mais voz de comando. A malharia JC Confecções conta hoje com a seguinte força de trabalho: o proprietário José cuida de toda a parte administrativa (contas a pagar e receber, departamento  pessoal e financeiro), juntamente com mais duas funcionárias; o proprietário Carlos é o responsável pela produção, juntamente com mais oito colaboradores. O processo de produção das peças desenvolvidas pela malharia passa pelos seguintes processos: molde, corte, costura e estamparia. Entretanto, os colaboradores atuais dividem-se nas tarefas, não havendo uma função/ cargo já estabelecida para cada um. Como os sócios não têm experiência em administração, a empresa não tem nenhum tipo de planejamento, procedimento e definição dos cargos.

Analogia do Estudo de Caso.

Os problemas apresentado e vivenciados pela JC Confecções lembram aos problemas vivenciados por muitas empresas atualmente.Entretanto podemos perceber que são problemas que se assemelham aqueles pontuados por grandes mestres da administração que em séculos passados,XI e XX, já se preocupavam com a eficiência no processo produtivo industrial. Taylor, Henry Ford e Fayol entre outros que se consagraram e contribuíram preciosamente não só para a solução de muitos problemas nas organizações como para a constituição da própria administração. De acordo com Frederick Taylor, a administração deve ter noção clara da divisão de suas responsabilidades com o trabalhador,motivar a cooperação de modo que o colaborador compreenda a sua parcela na responsabilidade da empresa, que se houver gargalo na sua função,ou o seu sucesso afetará a si mesmo e a toda a instituição. Sendo que a própria administração deve ter bem a ideia bem clara e definida de suas atribuições, e planejamento para orientar e direcionar os colaboradores. Devendo existir incentivos para os trabalhadores, para que esses não caiam no rotina e não cumpram com suas responsabilidades.Por exemplo no caso da JC Confecções não se tem um plano de incentivos para os colaboradores, estes se encontram fadados a executar sempre a mesma tarefa e receber sempre o mesmo salário. Independente da qualidade e quantidade que produzem. Com um plano de bonificações o colaborador não deixará de receber a quantidade mínima para garantir sua própria estabilidade, porém com essa medida será implantado um sentimento de competitividade e recompensa onde estimulará o trabalhador aspirar por melhorias próprias em detrimento a um objetivo maior que é os interesses da empresa. Outro aspecto que é pontuado por Taylor é a definição dos cargos e salários. Na JC Confecções por ser uma empresa que surgiu inicialmente num contexto familiar, apresenta características de empresas de manufatura. Onde não há uma divisão clara das tarefas, onde todos os trabalhadores fazem um pouco de tudo. Necessitando assim de uma definição dos cargos e funções de cada colaborador a fim de otimizar o processo de produção. Pois muita energia e tempo são perdidos quando os colaboradores não tem clara a ideia do que devem fazer, quais os objetivos e metas a serem atingidas, enfim não tem como direcionar e controlar os trabalhadores se seus papeis e funções se apresentam de forma tão obscura. De acordo com os princípios de Taylor, Muito se reduz custos de produção quando cada trabalhador tem noção clara da sua função e qual é a melhor forma para desenvolve-la no seu ambiente de trabalho. Propiciando assim, maior produtividade com custos reduzidos o que pode e deve ocasionar um aumento salarial, ou maiores bonificações. Garantindo recompensa e motivação aos colaboradores.

    A instituição de treinamento para o pessoal, é fundamental para atualizar, especializar e qualificar os colaboradores. Vinculado com esses treinamentos está a padronização, diminuição de ocorrência de erros, e consequentemente um maior controle e qualidade do processo produção.

   Um dos grandes contrates pregado pela administração cientifica vigentes na época era a desvinculação com o  gerenciamento empírico,que levavam e levam até hoje muitas empresas ao fracasso total. Essa forma de direcionar a empresa como se conseguisse prever o futuro sem se basear em um planejamento conciso, dotado de informações e dados de probabilidade reais. É uma das propostas colocadas por Taylor, que visava desenvolver um método cientifico para cada elemento administrativo. Mas o que isso implica na JC Confecções? Não é que tenhamos que desenvolver novos métodos científicos para dar conta do recado, não é nada disso, acontece que o modelo de gerenciamento atual da JC Confecções não é o ideal, ele é dotado de decisões tomadas na base de empirismo por conta de seus sócios. Não se tem um estudo técnico para verificar os reais problemas e necessidades da empresa. Este modelo de gerenciamento é propício a falência, pois não se tem as informações elementares para se traçar as metas e objetivos a serem atingidos, não se tem a noção de onde se quer chegar, o planejamento não se tem ou é obscuro.A empresa simplesmente está a funcionar,porém sem direção. Segundo Fayol é fundamental segregar as funções administrativas e gerenciais das de finco operacionais. Ou seja seus dirigentes devem estar bem definido o papel dos gerentes.

"O trabalho do dirigente consiste em tomar decisões, estabelecer metas, definir diretrizes e atribuir responsabilidades aos integrantes da organização, de modo que as atividades de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar estejam numa sequência lógica."(Maximiano,Antonio Cesar Amaru,São Paulo 2012,p.57)

 Portanto, nesse sentido o proprietário José deverá assumir esse encargo de gerenciamento. E buscar se aprimorar, buscar conhecimentos necessários para alavancar e manter a saúde do seu próprio negócio a um longo prazo. Medida validas para Carlos, pois deve também se aprimorar visando uma gerencia a longo prazo. Embora como medida a curto prazo necessitem a colaboração de consultores especializados para socorrer a empresa.

PROOSTA DE INTERVENÇÃO

Deverá ser realizado inicialmente um levantamento geral e completo  da situação financeira da empresa, devendo assim ser contratado um técnico em contabilidade para cuidar das questões relacionadas com contas a pagar e receber, e realizar todos os relatórios para que os proprietários tenham as informações necessárias para tomada de decisões, portanto essa contratação se caracteriza mais como um investimento necessário para a sustentação da empresa e não como mais um custo aleatório. Em relação as duas funcionárias auxiliares do proprietário José , a JC Confecções deverá fazer um investimento de qualificação para essas funcionárias, ofertando um curso relacionado com seu âmbito de atuação, qualificando-as principalmente para atuarem no setor de Recursos Humanos e Financeiro. Possibilitando assim a definição especifica dos cargos e funções de cada uma, e a constituição bonificação de acordo com o cumprimento das metas e objetivos traçados. Essas mudanças iram desencadear uma mudança significativa na cultura organizacional da empresa e consequentemente auxiliar na motivação do quadro de colaboradores. Importante pontuar que a direção e gerencia da JC Confecções deverá ser atribuída ao seu proprietário José, este que deverá buscar mecanismos juntamente com seu irmão Carlos que gerenciará a equipe de produção para desenvolver divulgação dos serviços e produtos da empresa, além de estabelecer estratégias de logística, visando uma ótima relação com fornecedores, investidores, clientes entre outros.O proprietário Carlos, continuará responsável pelo processo de produção, entretanto a produção será norteada de acordo com o planejamento e metas que serão pré estabelecidos pela empresa. Será responsável por fazer o controle de estoque e direcionar a produção. Os oitos funcionários envolvidos no processo de produção deverão ter suas funções especificadas. Estrategicamente cada dois funcionários irá atuar em uma tarefa especifica: molde, corte, costura e estamparia. De forma que caso ocorra algum imprevisto ou na falta de um  o processo produtivo não tenha que ficar parado, apenas diminuir seu ritmo. Além disso deverá ser realizada uma pesquisa de mercado para verificar quais as principais reclamações dos clientes. Compreender qual o motivo da insatisfação relacionada a qualidade dos produtos,se é de natureza estética, se apresenta muitos defeitos de fabricação ou até mesmo sobre a qualidade dos materiais utilizados para produção.A partir disso será feito o planejamento de medidas para direcionar o processo produtivo. A JC Confecções deverá inovar no quesito da qualificação dos seus colaboradores, cada qual na sua função, irão passar por um processo treinamento para aprimorar a qualidade da produção, participarão de cursos de especialização técnica. Essa qualificação visa contribuir melhorias não apenas na qualidade da produção, mas como também estimular o desenvolvimento de novos produtos visando um aumento na competitividade da JC Confecções no mercado.  Sendo que os funcionários que se qualificarem e se destacarem cumprindo as metas da empresa serão recompensados com bonificações. A bonificação por metas cumpridas será um mecanismo motivacional adotado pela JC Confecções. Estimula melhorias na qualificação profissional dos nossos colaboradores não sendo necessário passar por um processo desgastante de recrutamento e seleção de novos colaboradores,que consequentemente deveriam passar por um treinamento para adaptação que ocasionaria custos para a empresa. Sendo que bonificação auxiliará na composição de um elemento para mudanças na própria cultura organizacional e nas relações interpessoais. Pois dessa forma direcionaremos toda a equipe para um só objetivo, onde os interesses da organização se sobrepõem aos individuais.