Procedimentos Administrativos

Etapa 2 – Processos Administrativos

Administração de empresas é uma ciência social que se consolida através de análises e estudos reais realizados por dirigentes, acadêmicos e consultores empresariais no ambiente de organizações atuantes no mercado. O objetivo desses estudos é comprovar a efetividade de determinadas técnicas e também propor ações inovadoras na área de gestão empresarial. O resultado destes estudos transformam-se em artigos, palestras, livros, entre outros, que comprovam ou não o funcionamento de determinadas ferramentas administrativas e propõe novos direcionamentos em relação à gestão de empresas.

Existem alguns fatores chaves quando é levada em consideração a organização de uma empresa, são eles: cultura, estratégia, recursos e habilidades, estrutura, sistema, pessoal (clientes internos) e a própria gestão. Sendo a cultura um processo dinâmico de toda a estrutura organizacional e um elemento que influencia todos os outros elementos da organização, torna-se, assim, necessário um esclarecimento sobre essa dimensão, uma vez que abordá-la implica termos uma ideia do conjunto que compõe a organização como um todo.

São medidas de desempenho relacionadas às expectativas dos usuários e clientes.

Eficácia: significa objetivo realizado quanto maior o objetivo realizado, mais eficaz é a organização.

Eficiência: são os meios que justificam a eficácia caracterizando como produtividade nas organizações.

Ser eficiente e eficaz ou contrario a estes vai depender de como a organização é administrada.

Com a evolução do mercado e com a preocupação das empresas em relação ao nível de serviço oferecido aos seus clientes, procuraram-se indicativos de: Responsabilidade Social empresarial que é uma forma de conduzir os negócios que torna a empresa parceira e responsável pelo desenvolvimento social. A empresa socialmente responsável é aquela que possui a capacidade de ouvir os interesses das diferentes partes (acionistas, funcionários, prestadores de serviço, fornecedores, consumidores, comunidade, Governo e meio ambiente) e conseguir incorporá-los ao planejamento de suas atividades, buscando atender às demandas de todos, não apenas dos acionistas ou proprietários. E Ética para a logística, que são fatores necessários para a elaboração de novos níveis de serviço como: prazo de execução e respectivo nível de confiabilidade, tempo de processamento de tarefas; disponibilidade de pessoal e dos equipamentos solicitados; atitude (serena) respeitosa, espírito conciliador, pontualidade, cordialidade, facilidade em sanar erros e falhas, agilidade e precisão em fornecer informações sobre os serviços em processamento, agilidade e precisão no rastreamento de cargas em processamento ou em trânsito, agilidade no atendimento de reclamações e no encaminhamento de soluções, estrutura tarifária fácil de entender e simples de aplicar; rotas simplificadas.

O planejamento empresarial é a primeira ação tomada para a administração da empresa, pois serve de base para as outras ações, tais como organização, direção e controle. Em sentido geral organização é o modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar objetos, documentos e informações, é o processo de reunir recursos físicos e humanos essenciais à consecução dos objetivos de uma empresa. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis.

É necessário haver um planejamento estratégico para orientar a empresa para o futuro em um horizonte temporal de longo prazo. Todo bom planejamento deve ter as seguintes características:

- O Planejamento deve incluir objetivos específicos, ou seja, sem objetivos gerais que podem ser medidos, mas igualmente, inclui estratégias e ações concretas para atingir tais objetivos.

- Planejamento, antes de ser feita, você deve considerar os recursos e a capacidade real da empresa, e não deve propor objetivo ou estratégias que estejam fora do escopo de possibilidades da empresa.

- O planejamento deve levar em conta todos os planos da empresa, quer a longo, curto ou em médio prazo, pois todos devem ser compatíveis com os outros planos e, assim, alcançar a eficiência na sua execução.

Para uma empresa, é imprescindível ter uma linha de ação pré-definida, não deixando que os problemas surjam sempre na última hora

* Analisar a situação atual dos negócios para descobrir como está sua empresa, tanto internamente, como em relação ao mercado. Essa etapa é fundamental, já que é o alicerce do restante do planejamento;

* Determinar os objetivos e definir com clareza aquilo que pretendemos atingir. Quanto mais detalhadamente descrevermos nossos objetivos, mais fácil será alcançá-los;

* Identificar os públicos para sabermos com quem iremos lidar. Para aumentar sua produção, por exemplo, é preciso pensar nossa maneira de agir levando em conta todas as pessoas envolvidas nesse processo;

* Definir estratégias e pôr no papel como iremos de fato alcançar nossos objetivos. Após saber onde estamos, onde queremos chegar e com quem iremos lidar, é hora de traçar o caminho a ser seguido;

* Estabelecer recursos para sabermos o que temos à nossa disposição para a concretização de nosso projeto. Nesse ponto, é importante levantar dados sobre os recursos financeiros, materiais e, sobretudo, humanos;

* Implementar e operacionalizar as estratégias definidas anteriormente, ou seja, dar vida ao projeto. Com base nas informações levantadas nas outras fases, é chegada a hora de “colocar a mão na massa”;

* Controle e a avaliação é a fase em que levantamos todos os pontos positivos, os negativos e o quanto de nossos objetivos iniciais foram alcançados. Esse feedback vai servir como uma bússola, para nortear os próximos passos da empresa.

Organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar. E é disso que as organizações (empresas) precisam, para o melhor funcionamento e resultados melhores. A organização é uma das funções administrativas, antes vem à direção e controle, após vem o planejamento.

Organização também tem os seguintes significados, agrupar, estruturar e integrar. Definir a estrutura de órgãos que deverão administrá-los, estabelecer a divisão do trabalho, definir os níveis de autoridade e de responsabilidade.

A organização tem a básica tarefa de estabelecer a estrutura organizacional, e para isso existem dois caminhos que são a especialização