Referencial Teórico

Eventos e Mercado

Falar de eventos não é tão simples assim, pois existem vários conceitos sendo que cada um deles exprime de maneira diferente o que realmente significa. Quando se pensa na palavra evento, diferentes exemplos vêm instantaneamente à mente, desde uma simples reunião de família a um megaevento empresarial que envolve muitas pessoas.

A origem da palavra eventos vem do termo eventual, o mesmo que casual, um acontecimento, que foge à rotina e sempre é programado para reunir um grupo de pessoas (CAMPOS, WYSE & ARAÚJO, 2002) Ainda, são acontecimentos programados visando à divulgação, a comercialização e o desenvolvimento de atividades científicas, culturais, desportivas, assistências, etc., servem como instrumento de incentivo ao seu público-alvo.

Neste contexto, Martin (2008) também define eventos como todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo.

O objetivo de um evento é manter um excelente meio de comunicação aproximativa, proporcionando um melhor contato entre os enumerados públicos e, além disso, reunir pessoas com diversas finalidades, tais como: confraternizações, comemorações, festividades, troca de informações, dentre outras formas de uniões interpessoais.

Portanto, os eventos são uma estratégia de comunicação que atinge o público-alvo desejado, divulga a marca de uma empresa, promove seus produtos, potencializa suas vendas e contribui para a expansão e a conquista de novos mercados. Os eventos vêm se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. (SILVA, 2010).

No caso deste artigo como está sendo relatado eventos no meio empresarial, a melhor definição é a proposta por Meirelles (1999) visto como um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia.

Porém, organizar um evento não é fácil e é preciso grande responsabilidade. Segundo o colunista Paulo Bruin (2002), acontece “ao vivo”, e qualquer falha pode prejudicar o conceito e/ou a imagem da organização para qual é realizado, e do seu organizador.

Com isso, para que se alcancem melhores resultados é preciso que se façam criteriosos planejamentos, que envolvem: objetivos, públicos, estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle, avaliação e orçamento.

Segundo a Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC, 2012), o planejamento tem papel fundamental no êxito de um evento. Ele permite prever as ações que devem ser tomadas para se atingir os objetivos propostos, organizando sua realização e otimizando os recursos investidos, de forma a minimizar a possibilidade de ocorrência de imprevistos indesejáveis. Como destaca Cesca (1997, p. 9), “é um momento em que a organização fica exposta aos seus diversos públicos, daí a necessidade de se realizar um trabalho profissional e competente, a fim de evitar divulgação negativa”.

Para que um evento seja implementado, existe a necessidade de se tomar algumas decisões que estão diretamente ligadas ao seu planejamento. O modelo proposto por Allen et al (2008) apresenta os componentes do sistema de organização de eventos divididos em três fases distintas, conforme segue no quadro abaixo:

Quadro 1: Fases de um Evento

Primeira fase	Pré-evento	Momento em que a ideia central está sendo concebida, geralmente norteada pela elaboração de um briefing (informação) desenvolvido pelo organizador do evento.
Segunda fase ou fase intermediária	Trans-evento	Momento em que o projeto inicial pode ser alterado, assim como algumas correções podem ser realizadas, de acordo com os objetivos do organizador do evento.
Terceira e última fase	Pós-evento	Momento em que toda a infraestrutura montada é retirada, bem como é realizada a desmontagem e devolução de equipamentos. O momento mais importante desta fase é a avaliação dos processos, na qual se torna possível analisar se as decisões tomadas durante o planejamento do evento foram adequadas, verificando se este alcançou seu objetivo.  Nesta fase, também é possível fazer a verificação de eventuais problemas a serem corrigidos, objetivando o não comprometimento de eventos futuros.

Fonte: Adaptado de Allen et al (2008, p. 93)

        

Já para Matias (2001), as fases do processo de planejamento e organização de eventos são: Concepção a incorporação da ideia, pré-evento o planejamento e organização, realização do evento a execução e o pós-evento a avaliação e encerramento do mesmo.

O autor também sugere que “antes de organizar um evento, é importante que a ideia seja incorporada por alguns empreendedores, que começarão a lhe dar forma mediante o levantamento do maior número possível de elementos, tais como”: Reconhecimento das necessidades do evento, elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades, identificação dos objetivos específicos, coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial.

Desta forma evidencia-se a necessidade de um planejamento estruturado que se adeque a todas as fases do evento. A separação das fases dentro do planejamento torna o projeto flexível, permitindo que os organizadores decidam qual o melhor procedimento a ser adotado.

Sendo assim os eventos vêm se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas e a cada ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. De acordo com dados do SEBRAE, acontecem, anualmente, no país mais de 330 mil eventos, envolvendo 80 milhões de participantes, o que resulta na geração de cerca de 3 milhões de empregos diretos, terceirizados e indiretos.