Super Insumos - Gestão de Qualidade de Processos

ATIVIDADE INDIVIDUAL

        

Matriz de análise
Disciplina: Gestão da Qualidade e Processos	Módulo: Atividade Individual
Aluno: Gregory Baroni	Turma: MBA_GEQPEAD-24_18092017_2
Tarefa: Plano de Consultoria Super Insumos
Introdução
Segundo CARPINETTI (2010), “o objetivo da gestão estratégica da qualidade é remover gargalos nos processos e atividades que não agregam valor para o cliente, de modo a possibilitar a execução das atividades com perfeição”. Nessa lógica, o trabalho de consultoria aqui exposto tem como foco realizar a análise da atual situação gerencial na qual se encontra a empresa Super Insumos. Desse modo, serão levantados os possíveis pontos de gargalo, nos quais a estrutura da empresa é apequenada frente à necessidade de expansão interna demandada com a inclusão da mesma no Programa de Desenvolvimento de Fornecedores da Mega Aço. Para tanto serão utilizados alguns conceitos estritamente relacionados à gestão da qualidade e processos, para que ao fim possa existir, além de um diagnóstico conciso quanto à situação atual na qual se encontra a empresa, um plano de ação bem delineado que permita à organização caminhar no sentido da evolução de gestão e processos internos.
Desenvolvimento – identificação das ações necessárias para superação das questões apresentadas pela Super Insumos.
A saber, os pontos ponderados pertinentes às insatisfações e/ou incoerências existentes atualmente na Super Insumos são: Insumos fora da especificação; Falta de conformidade na coleta de lixo industrial; Necessidade de implementação de um plano de auditoria interna; Metas estabelecidas apenas de forma corporativa, mas não individualizada; Devoluções de lotes por falta de conformidade na fabricação de chapas metálicas; Funcionários desmotivados, em função da ausência de um programa efetivo de valorização dos colaboradores; Problemas com o processo de extravio de mercadorias, pois muitas peças são perdidas em função do não rastreamento dessas mercadorias. Inicialmente, faz-se necessário que seja aplicado um desdobramento do ciclo PDCA para averiguação concreta de cada ponto citado como “inconsistente” dentro da organização. Após descrição dos pontos a serem analisados, realizaremos por meio de ferramentas pertinentes à gestão da qualidade e processos uma análise dos pontos problemáticos propostos, evidenciando as melhores estratégias/conceitos a serem utilizados em cada ponto.  Dessa forma, temos: Identificação do problema – Ponto já estabelecido pela empresa e apontado acima dentro dos 7 tópicos descritos; Observação – Aqui, é necessário que realizemos uma análise aprofundada para que haja melhor entendimento de cada um dos pontos problemáticos propostos pela empresa; Análise – Possíveis causas atribuídas ao ponto problemático; Plano de Ação – Elaborar plano corretivo de ações para cada um dos tópicos; Ação – Após elaboração do plano de ação, é necessário que sejam disseminadas as ações corretivas estabelecidas/propostas para conhecimento de todos. Nessa etapa, também é necessário que sejam treinados os colaboradores que por ventura estiverem envolvidos nas ações elencadas dentro do plano de correção, para que todos estejam cientes das mudanças propostas dentro da companhia; Verificação – Nessa etapa é realizado um diagnóstico dos frutos e resultados obtidos com a efetivação do plano de ação e comparado às métricas pré-estabelecidas para cada ponto, verificando obtenção dos resultados esperados ou não. No caso de haverem desvios, é nessa etapa onde devem ser feitos ajustes no plano de ação; Padronização – Efetivação interna dos padrões obtidos, bem como disseminação dos mesmos na companhia;  Conclusão – Tomar nota dos ganhos obtidos pela companhia, após implementação das propostas de melhoria instauradas. Após estruturação das fases a serem utilizadas como pilares para o correto encaminhamento da análise e diagnóstico estabelecido no atual plano de consultoria, serão destrinchados alguns conceitos acerca dos tópicos propostos como problemáticos dentro da Super Insumos. O panorama geral da Super Insumos permite por meio de breve análise concluir que a empresa possui estrutura inadequada frente ao crescimento ao qual está tomando face. Pontos destacados como problemáticos, tal como, problemas com o processo de extravio de mercadorias ou até mesmo a falta de metas individualizadas dentro da companhia, citados no briefing do processo, são pontos básicos a serem atendidos em qualquer empresa que possua estrutura mediana e atenda a demandas consideráveis, como passa a ser o caso da Super Insumos no cenário em questão. No primeiro momento, frente aos pontos que concernem à falta de qualidade no processo produtivo industrial, é importante que seja destrinchado o estudo proposto pelo engenheiro japonês Kaoru Ishikawa (Tóquio 1915 — 1989). No intitulado Diagrama de Ishikawa, são parametrizados 6 pontos que têm como finalidade a correta estruturação dos problemas elencados em processos diversos, prioritariamente de cunho industrial. Os 6 M’s propostos no diagrama se apresentam da seguinte forma: Método – Qual o método utilizado na fabricação dos insumos que incorrem em deficiência quanto à especificação proposta? Tal método é, da mesma forma, utilizado em outras linhas de produção industrial que sirvam como parâmetro no mercado? Se não, deve nesse caso ser analisada a possibilidade da realização de benchmarking quanto ao método produtivo adotado; Matéria-Prima – A qualidade do material utilizado nas linhas produtivas está de acordo com os parâmetros pré-estabelecidos para correto atendimento das demandas? Existe departamento técnico treinado e destinado à realização de ensaios que garantam a qualidade necessária das matérias-primas utilizadas? Nesse caso, deve ser instaurada a criação de um setor técnico responsável, majoritariamente, pela qualidade dos materiais utilizados nas linhas de produção, com ensaios apropriados, análises laboratoriais e etc.; Mão de Obra – Os colaboradores envolvidos nos processos produtivos e no respectivo controle e desenvolvimentos dos mesmos possuem formação técnica e treinamentos de formação e reciclagem adequados e periódicos às atividades desempenhadas? O ponto deve receber vistas no plano de ação ao final da consultoria; Máquinas – Qual o desempenho e capacidade do maquinário disponível e destinado ao atendimento das demandas recebidas pela Super Insumos? O maquinário atual possui capacidade para atendimento da demanda atual? Possui capacidade excedente que será destinada à atendimento das novas demandas que virão após inclusão no programa de desenvolvimento de fornecedores? Qual o grau de qualidade resultante da produção atual e resultado da utilização do maquinário em questão? Caso seja utilizado maquinário possuidor de tecnologia ultrapassada, deve ser cogitada a ideia de atualização das máquinas. Máquinas com tecnologia avançada são capazes de reproduzir resultados com muito mais assertividade e na maioria dos casos utilizando muito menos carga de recursos, como economia de energia elétrica, por exemplo. Medidas – Qual o ponto deficitário para que a Super Insumos possua atualmente histórico recorrente de inconsistências em sua produção, envolvendo falta de conformidade e insumos fora de especificação? Existe pessoal técnico voltado à adequada programação das maquinas, além de eventual calibragem e correta manutenção das mesmas? Deve ser levada em conta a necessidade de contratação ou dedicação de pessoal treinado exclusivo ao constante monitoramento e manutenção do maquinário de produção. Meio Ambiente – O local destinado ao meio produtivo é adequado e atende aos padrões nacionais parametrizados pelas normas ISO? Existe ambiente arejado, livre de ruídos demasiados, com iluminação adequada e correta disposição de maquinários e utensílios pertinentes à linha produtiva? Nesse ponto, é necessário que sejam realizadas auditorias constantes para verificação, por exemplo, do inadequado descarte dos resíduos industriais na companhia, além da necessidade constante de verificação por meio de colaboradores ou terceiros que atuem tecnicamente na verificação da disposição ou layout das linhas produtivas, para que possuam disposição funcional e ergonômica. Após análise realizada através da ferramenta proposta acima, é de suma importância que sejam incluídas em planos de ação constantes e duradores da companhia o adequado monitoramento dos tópicos supracitados. Em relação a outro ponto destacado, o extravio de mercadorias, é essencial que seja avaliada a cadeia logística de distribuição dos insumos da companhia. Por meio do checklist que nos é proposto pela ferramenta 5W2H, desenvolvida a fim de orientar de maneira clara e incisiva os funcionários da companhia a seguirem padrões propostos para a solução de processos problemáticos, como é o caso do processo logístico em questão. Os pontos propostos na ferramenta são, a saber, os seguintes: What – O que será feito? Para que haja fim à falta de previsibilidade e controle dos insumos distribuídos, devem ser analisados pelo departamento de logística e distribuição da Super Insumos quais os gargalos existentes hoje na cadeia de distribuição. Caso o problema incida na falta de controle dos materiais, pode-se verificar a possibilidade de identificação por meio de QR Codes por exemplo, de todos os itens que saem da fábrica destinados à entrega no cliente final. Havendo a identificação dos itens no momento do carregamento dos mesmos no meio de transporte, a mesma conferencia deve ocorrer no recebimento dos itens em seu destino final. Desse modo, sabe-se que, caso os itens despachados não alcancem o local de destino, há de se preocupar com a troca da transportadora, uma vez que o material foi extraviado durante trajeto de deslocamento; Why – A necessidade de aplicação de tal ferramenta para a atual análise dá-se a partir do momento que é conhecida a inconsistência na cadeia de distribuição da Super Insumos, gerando recorrentes extravios de mercadorias; Where – A abrangência deve envolver a área de logística e distribuição da companhia, bem como a área de produto, uma vez que será necessária identificação individual de cada material destinado à distribuição; When – O processo deve ser iniciado de maneira imediata, a fim de que haja o mais breve enquadramento da Super Insumos em padrões mais elevados de qualidade interna, visto que a mesma passará a ser integrante do programa de desenvolvimento da Mega Aço; Who – O projeto deve ser encabeçado pelos gestores e supervisores operacionais das áreas de logística e distribuição; How – O processo deve ser alinhado inicialmente dentro da área de Logística da Super Insumos, e deve possuir plano de ação voltado de maneira abrangente à situação encontrada atualmente na empresa, onde há repetitiva ocorrência de extravio de mercadorias; How much – O custo direto do processo deve recair em maior grau sobre a identificação de cada item com um QR Code, ou simples código “escaneável” para controle sistêmico do inventário completo de itens despachados. O custo indireto dar-se-á pelo deslocamento de pessoal que deverá se dedicar às rotinas estabelecidas em plano de ação para cumprimento das metas estabelecidas a fim de cessar o problema de extravio na Super Insumos. Com vistas a desenvolver de maneira sustentável as questões expostas quanto à falta de programas de valorização e incentivo individual dos colaboradores, pode-se lançar mão do artifício da metodologia Seis Sigma, na qual através do roteiro DMAIC pode ser analisada a questão em evidencia. No primeiro momento, é pertinente que seja estipulada a definição (Define) de um plano de metas e desenvolvimento individual para todos os colaboradores, com métricas ajustadas e atingíveis, e estipuladas após abrangente análise (Analyse) da situação atual na qual a companhia está inserida. Desse modo, há o estímulo para que todos possam se mover dentro da companhia no sentido, além de coletivo, do desenvolvimento individual, o qual, além de evidenciar os profissionais com habilidades e atributos diferenciados, permite à companhia estabelecer um programa de bonificação e incentivo a todos os funcionários. Deve ser inicialmente levantado o esboço de como ocorre tal processo de avaliação coletiva na companhia, e posteriormente devem ser propostas melhorias (Improve) e pontos que edifiquem e ampliem o horizonte hoje visualizado pela Super Insumos. É de extrema importância que o processo possua dados registrados antes de seu início e durante sua realização, bem como dados coletados após um período pré-estipulado, para que seja feita de maneira adequada a medição (Measure) dos resultados alcançados, e desenhado um plano de desenvolvimento com base em números factíveis da organização. Por fim, o controle (Control) das métricas e processos adotados para sanar tal situação, deve ocorrer de maneira incessante, a fim de que o projeto cubra todos os blind spots que hoje acometem a Super Insumos quanto à falta de avaliação e recompensa individual dos colaboradores. Após realização das análises dos tópicos, o plano de ações pontuais gerado para atendimento de cada uma das propostas expostas durante o atua plano de consultoria, encontra-se abaixo: Ação Responsável? Prazo? Onde? Por Quê? Como? Quanto Custa? (what) (who) (when) (where) (why) (how) (how much) 1. Realização de Benchmarking quanto ao método de produção utilizado Diretoria da área de Produção 6 Meses Companhias que possuam reconhecimento nacional quanto ao processo produtivo utilizado Solucionar os gaps existentes no processo produtivo atual Estudando casos de sucesso e repassando o valor agregado aos processos da Super Insumos Valor aproximado Total de R$150.000,00 2. Estruturação de uma área técnica de qualidade voltada à certificação interna da matéria prima utilizada Áreas de Produção e Qualidade 1 Ano e 6 Meses Área de Qualidade Super Insumos Solucionar os problemas referentes às inconsistências encontradas nas matérias primas utilizadas Criação de área de testes para realização de análises laboratoriais e ensaios com as matérias utilizadas Valor aproximado Anual de R$500.000,00 3. Criação de um plano de treinamentos voltados aos profissionais diretamente ligados ao processo produtivo e/ou operação de maquinário para o mesmo Gerentes de RH, Produção e área de Compras de maquinário (Compras Indiretas) 1 ano e 6 Meses De maneira a abranger todo o corpo de funcionários diretamente ligado ao processo produtivo Padronizar e instruir os métodos de trabalho praticados na companhia, a fim de alcançar melhor qualidade Levantamento da necessidade específica de cada etapa da linha de produção e direcionamento de treinamentos para os colaboradores das mesmas Valor aproximado Anual de R$600.000,00 4. Formação de uma equipe técnica, composta por engenheiros de produção, engenheiros mecânicos e colaboradores que supervisionem o processo produtivo Diretorias das áreas de Produção e Qualidade 6 Meses Linhas de Produção Super Insumos Supervisionar e realizar a proposta de melhoria contínuas no processo produtivo da empresa Criação de um equipe voltada para recorrente análise do processo de produção vigente, buscando melhorias contínuas Valor aproximado Mensal de R$10.000,00 5. Formação de uma equipe responsável pela supervisão e desenvolvimento de novos métodos de descarte e reciclagem de resíduos industriais Diretorias de RH, Produção e Auditoria 6 Meses Linhas de Produção Super Insumos Atender de maneira satisfatória às demandas de descarte correto de resíduos produtivos Elevação do padrão de descarte e reciclagem por meio de um equipe dedicada ao atendimento de tal demanda Valor aproximado Mensal de R$15.000,00 6. Criação de um plano de metas individuais dentro da companhia, abrangendo todas as áreas e com programa de bonificação e destaque de talentos potenciais à cargos executivos dentro da Super Insumos Diretoria de RH junto à todo o corpo de gerentes e supervisores da Super Insumos 1 Ano De maneira a abranger toda a companhia Incentivar, desenvolver e destacar os profissionais da companhia Elaboração de planos de desenvolvimento e bonificação individual para incentivo aos colaboradores Valor aproximado Anual de R$600.000,00 7. Criação de um sistema de identificação de itens despachados por meio de QR Code ou Código de Barras comum Gerência da área de Logística 4 Meses Áreas de Logística e Distribuição Evitar extravio de mercadoria Elaboração de um sistema de identificação individual para o itens despachados, que permita à área de logística realizar o rastreio dos mesmos a qualquer momento na cadeia de distribuição Valor aproximado Total de R$100.000,00 8. Criação de um plano de auditoria interna trimestral Gerência da área de Auditoria de maneira majoritária, junto aos demais gerentes da companhia 1 Ano Área de auditoria interna de maneira a abranger toda a companhia Manter padrões elevados nos processos e ambientes da companhia Elaboração de auditorias constantes a fim de manter os padrões de qualidade produtiva e ambiental dentro da companhia, bem como de segurança no trabalho Valor aproximado Anual de R$100.000,00
Considerações finais
Após desenvolvimento das análises sobre as quais foram discorridos os pontos aprofundados acima, pode ser aferida a resultante que de fato, a Super Insumos passou a ter demandas para as quais não se preparou, deixando que ficassem obsoletos e não condizentes com a estrutura desejável métodos e meios de trabalho utilizados para atendimento de seu volume produtivo. Após levantamento dos pontos problemáticos e contextualização dos mesmos, é possível notar que atividades de análise e estruturação interna não eram praticadas com frequência ou assertividade, e faltava de fato um norte para que a empresa pudesse encontrar caminhos pelos quais finda-se em soluções condizentes com suas demandas. Após desenvolvimento do plano de consultoria, é crível que a organização passe a enxergar de maneira mais clara os pontos nos quais pecava, por falta de atenção dedicada ou conhecimento da própria deficiência. Com a devida execução e acompanhamento das questões propostas à Super Insumos, a companhia deve atender de maneira satisfatória todo e qualquer requisito que venha a surgir no momento em que passe a fazer parte do Programa de Desenvolvimento de Fornecedores da Mega Aço.
Referências bibliográficas
CARPINETTI, Luiz Cesar Ribeiro. Gestão da qualidade: conceitos e técnicas. São Paulo: Atlas, 2010; MARSHALL, Isnard et al. Gestão da Qualidade e Processos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2012; BOLETIM ABNT. ABNT. Disponivel em: <http://www.abnt.org.br/images/boletim/Junho-2011.pdf>. Acesso em 26 de outubro de 2017; PLANILHA 5W2H – O QUE É, COMO FAZER E QUANDO UTILIZAR. CONSULTORIA PRO LUCRO. Disponivel em: . Acesso em 27 de outubro de 2017; O QUE É O 5W2H E COMO ELE É UTILIZADO? PORTAL “SOBRE ADMINISTRAÇÃO. Dispojnivel em: < http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/>. Acesso em 28 de outubro de 2017; DIAGRAMA DE ISHIKAWA. BLOG DA QUALIDADE. Disponivel em: < http://www.blogdaqualidade.com.br/diagrama-de-ishikawa/>. Acesso em 27 de outubro de 2017; O QUE É O SEIS SIGMA? PORTAL ADMINISTRADORES. Dispnivel em: < http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/o-que-e-o-seis-sigma/30465/>. Acesso em 27 de outubro de 2017.

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