Elaborar Plano de Ação para Empresa Super Insumos
Por: Este • 5/1/2019 • Trabalho acadêmico • 7.274 Palavras (30 Páginas) • 2.486 Visualizações
ATIVIDADE INDIVIDUAL
Matriz de análise | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Disciplina: Gestão da Qualidade | Módulo: 09 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Tarefa: Elaborar Plano de Ação para Empresa Super Insumos | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Introdução | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
O objetivo desse trabalho é estudar os problemas apresentados pela empresa Super Insumos e auxiliá-la na implantação de uma sistema de gestão da qualidade e superação das questões apresentadas por meio de um plano de ação.
O termo qualidade é muito difundida no cotidiano das pessoas, principalmente, para tratar de algo considerado bom e para comparar algo a ser comprado, por exemplo. No contexto de qualidade no meio empresarial refere-se a qualidade total, ou seja, como uma filosofia de gestão organizacional. De modo geral o conceito de qualidade está diretamente ligado a três fatores: redução de custos, aumento da produtividade e satisfação do cliente. Além desses fatores, a qualidade também deve considerar o relacionamento ético como uma de suas premissas em todos os níveis envolvidos na empresa e fora dela (meio ambiente e sociedade). Essa premissas para a operacionalização da qualidade total induz a atualização constante das empresas, para que atendam aos requisitos de qualidade para os clientes, sociedade e meio ambiente. A qualidade total implementada em uma empresa reduz a geração de custos, uma vez que reduz drasticamente a quantidade de erros nos processos, diminuindo os desperdícios de recursos, o tempo de produção e gera menos estresse e maior satisfação do trabalhador. O emprego da qualidade dentro de um processo produtivo ou em uma empresa requer planejamento, para que ocorra desde de o início das operação e não apenas na avaliação do produto final. Todas essas premissas mencionadas fornecem o conceito de qualidade total na empresa. Em resumo, pode ser definida como a operacionalização de padrões para redução de erros nos processos de produção, desenvolvimento, vendas, atendimento ao consumidor e prestação de serviços. Para a implantação da qualidade total com sucesso em uma empresa alguns princípios serão destacados a seguir, segundo OLIVEIRA, 2004:
O foco principal da empresa são os clientes, por essa razão as decisões empresariais e as tarefas operacionais devem levar em consideração as necessidades e expectativas do consumidor para atingir a maior satisfação do cliente.
Ter cultura da gerência participativa, atenta a todos os acontecimentos da empresa. Além disso, considerando maior participação dos colaboradores, com sugestões e opinões para melhoria dos processos.
Deve haver preocupação com a formação profissional dos colaboradores, por essa razão a empresa deve sempre fornecer capacitações na busca do aprimoramento e desevolvimento contínuo, proporcionando maior condições de contribuir com o sistema da qualidade.
Para que o sistema de gestão da qualidade seja e se enraíze na cultura da empresa é necessário sobretudo o grande compromisso da alta gerência com o modelo de gestão. Além disso, é necessário grande esforço e persistência para obtenção continuidade e consistência nos novos objetivos traçados.
Para o sucesso da empresa e do sistema de gestão da qualidade é necessária a atuliazação constante do sistema frente às mudanças. Para que isso ocorra a empresa deve ter parâmetros de medição de seu sistema de qualidade, para que possa avaliar se medidas adotadas estão sendo realizadas com eficácia. Um bom exemplo de realização dessas avaliações e implementação de novas medidas é o ciclo PDCA, no qual todos os processos devem ser continuamente estudados e planejados, ter mudanças implementadas e controladas e por fim realizar uma avaliação do processo realizado.
Para uma boa gestão da qualidade total a empresa deve possuir controle de todo o seu processo produtivo ou das etapas da prestação de seus serviços. Além disso, deve avaliar todas as etapas de seu processo para obter uma otimização e análise do processo, retirando todos os processos que não adicionam valor ao produto.
Uma eficiente comunicação tanta interna quanto externa a empresa são essenciais para o sucesso do sistema de gestão da qualidade. Internamente, os funcionários precisam ter conhecimento dos propósitos da empresa para que trabalhem em consoantes com tais e externamente uma boa comunicação com clientes e fornecedores estabelece um sistema de retroalimentamento, auxiliando na melhoria dos processos.
O sistema de delegação para níveis inferiores auxilia no aumento de responsabilização e envolvimento com os objetivos da empresa, auxiliando dessa forma na melhor obtenção dos resultados para o sistema de gestão da qualidade.
Serviços de pós-venda e de atendimento ao consumidor são essenciais nesse sistema de gestão, uma vez que produtos e serviços podem conter defeitos ou apresentar insatisfações por parte dos clientes. Portanto, um setor de contato direto é importante para melhoria contínua da qualidade.
Há grandes dificuldades em atender interesses, objetivos e visões dos stakeholders de uma empresa. Portanto, para um bom sistema de gestão da qualidade, torna-se importante o envolvimento deles nas etapas de decisão para criação de um produto ou serviço.
A garantia da qualidade se obtém com todos os processos anteriormente citados de forma integrada e eficiente.
São várias as ferramentas e metodologias de controle da qualidade total dentro de uma empresa. Contudo, no presente estudo serão abordadas apenas o benchmarking, o diagrama de Ishikawa, a 5W2H e o Seis Sigma, pois serão utilizadas para o desenvolvimento do plano de ação da empresa.
O Benchmarking pode ser definido conforme A Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) como: “Método para comparar desempenho de algum processo, prática de gestão ou produto da organização com o de um processo, prática ou produto similar, que esteja sendo executado de maneira mais eficaz e eficiente, na própria ou em outra organização, entender as razões do desempenho superior, adaptar à realidade da organização e implementar melhorias significativas.” Segundo CARPINETTI, 2016 para aplicação do Benchmarking são necessários alguns pré-requisitos. Primeiramente, deve haver o reconhecimento e aceitação de que existem lições a semre aprendida por meio de outras empresas. Outro pré-requisito é a aceitação de potenciais parceiros para a realização do benchmarking. Por fim, deve haver ética e respeito na realização do benchmarking, caso isso não ocorra poderá comprometer futuras iniciativas. Além desses pré-requisitos citados, é muito importante que a empresa esteja capacitada em conduzir projetos de melhoria, com uma cultura de comprometimento, melhoria continua e liderança. De forma geral pode-se dividir o processo de benchmarking em quarto etapas principais, Segundo CARPINETTI, 2016:
Portanto, segundo JUNIOR, 2012, um passo a passo resumido de como elaborar um benchmarking:
Importante destacar que em um processo de benchmarking as trocas de experiência podem ser bastante subjetivas, baseando-se em análises práticas de empresas parceiras. Contudo, essa comparação e avaliação pode ser realizada por meio de indicadores de desempenho, o que pode facilitar a comparação e a percepção do nível de desempenho da empresa frente aos parceiros e empresas do setor.
O diagrama de Ishikawa é uma ferramenta de avalição de causas que levam a determinados efeitos. De forma resumida a metodologia de elaboração do Diagrama de Ishikawa segue as seguintes etapas, segundo JUNIOR. 2012:
As causas podem ser divididas em seis categorias, chamadas de 6Ms: Método, Matéria Prima, Mão de obra, Máquinas, Medição e Meio Ambiente.
Ferramenta utilizada para a elaboração de planos de ação de forma padronizada e clara, mapeando processos e estabelecendo indicadores de indicadores. A elaboração da tabela 5W2H deixará claro o mapeamento de atividades a serem realizadas, os responsáveis por sua elaboração/ execução, os prazos, o motivo de sua realização, onde deverá ser realizada, como será realizada e qual valor associado a ela. Essa ferramenta é muito útil mo meio empresarial, uma vez que elimina dúvidas que possam surgir nos processos de execução das atividades levantadas. Esse fato agiliza a realização das atividade e permite uma melhor disseminação de informações dentro da empresa. Para elaborar a 5W2H é preciso elaborar uma estratégia de ação para identificar soluções do problema em questão e dessa forma chegar em um plano de ação. Além disso, para sua elaboração alguns cuidados devem ser tomados como, a elaboração de ações sobre as causas e não sobre os efeitos avaliados, avaliar se as ações propostas apresentam efeito colateral para serem sanados e propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se de seus custos e sua real eficácia. O termo 5W2H apresenta as iniciais das palavras em inglês que formam a ferramenta, what (o que), why (por que), where (onde), when (quando), who (quem), how (como) e how much (quanto custa). A seguir um exemplo de tabela 5W2H. [pic 1] Fonte: EDERSON MELO Figura 1 – Exemplo 5W2H
O programa seis sigma busca a melhoria de produtos e processos com a redução de defeitos, mais espeficicamente, a metodologia busca a redução de defeitos em 3,4 peças por milhão, o que traria ao processo um aproveitamento de 99,9997%, chegando a quase zero deifeito. A metodologia trabalha com a variabilidade do processo, que está relacionada com o letra sigma (σ), quanto maior o valor de sigma, menor serão os defeitos no processo. A tabela a seguir demonstra a quantidade de defeitos e o aproveitamento do processo. Tabela 1 – Defeitos por milhão x aproveitamento do processo. [pic 2] Fonte: PEARSON EDUCATION DO BRASIL Quanto menor o sigma, maior a quantidade de defeitos no processo e, consequentemente, menor a lucratividade da empresa. Implantação dos seis sigma Segundo PEARSON EDUCATION DO BRASIL, a implantação da metodologia seis sigma se dá por meio de projetos de melhoria embasados DMAIC, metodologia baseada no ciclo PDCA. A sigla DMAIC significa define (definir), measure (medir), analyse (analisar), improve (melhorar) e control (controlar). A seguir será descrito cada uma dessas etapas:
O seis sigma também pode ser utilizado para área se prestação de serviços, para isso utiliza-se a metodologia DFSS (design for six sigma). O DFSS é uma abordagem que estruturada em todas as fases da prestação de serviços | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Desenvolvimento – identificação das ações necessárias para superação das questões apresentadas pela Super Insumos. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Para que a Super Insumos implante e estabeleça o sistema de gestão de qualidade são necessários alguns elementos importantes. Primeiramente, o comprometimento da alta direção para com o sistema de gestão da qualidade, pois ele só funcionará se a alta direção estiver envolvida e engajada a fazê-lo acontecer. Além disso, a direção deve estar sempre atenta aos acontecimentos envolvendo a gestão da qualidade e ter constância de propósitos para realização da gestão da qualidade. A busca da satisfação total do cliente é um elemento extremamente importante para a gestão da qualidade, uma vez que o foco principal da empresa é e deve ser o atendimento do cliente. Por essa razão, a Super Insumos deve trabalhar para melhorar suas operações e buscar avaliar as necessidades dos clientes para isso. Além disso, o serviço de atendimento ao cliente na venda e pós venda são primordiais para o sucesso da empresa. Outro elemento importante para o sistema de gestão da qualidade é o desenvolvimento dos recursos humanos, uma vez que os colaboradores devem estar capacitados para suas atividades e sempre aprimorar sua operação para reduzir custos e atender aos clientes da melhor maneira possível. Essa gestão de pessoas está muito relacionada com outro elemento importante, o aperfeiçoamento contínuo. Além de aperfeiçoar pessoas constantemente, a Super Insumos deve se preocupar em sempre se atualizar e aperfeiçoar seus processos para melhor atender aos clientes e reduzir custos. A gestão e controle de processos se tornam essenciais para a gestão da qualidade, assim como manter o processo atualizado, a Super Insumos deve ter controles de todas as etapas de seus processo, de forma que consiga avalia-lo e determinar fonte de problemas com rapidez, de forma que não afete o cliente. Para que a gestão da qualidade funcione, a disseminação da informação torna-se essencial, pois todos os colaboradores devem estar integrados aos sistema e conhecer os propósitos e acontecimentos da empresa. A deleção de atividades faz parte do sistema de gestão da qualidade, pois responsabiliza os colaboradores a realizarem atividades importantes aos clientes e à empresa. A interface com agentes internos e externos também fazem parte do sistema de gestão da qualidade, pois para uma boa imagem e convivência deve-se avaliar e respeitar os stakeholders da empresa. Um sistema integrado de qualidade elaborado pela Super Insumos seria aquele que contemple todos esses itens citados que busquem todos a redução de custos, aumento da produtividade e satisfação dos clientes.
O Benchmarking, conforme demonstrado anteriormente, é uma ferramenta que busca a troca de informações tanto com empresas do mesmo ramo quanto empresas diversas, para a busca de soluções de problemas de processo, prática e produto. Para a empresa Super Insumos o benchmarking será realizado para com inciativas das empresas Nestlé, Brandili e Algar Telecom. São empresas de mercados totalmente diferentes da Super Insumos, mas que possuem práticas que podem enriquecer a valorização dos colaboradores na empresa. Situação problema: Algumas avaliações internas realizadas na empresa Super Insumos demonstrou que seus colaboradores encontram-se desmotivados, devido à ausência de programas de valorização dos funcionários. Dessa forma, o estudo com as empresas citadas buscará ações de práticas de valorização dos colaboradores. A coleta de dados dessa pesquisa será realizada por meio de pesquisas online.
A Nestlé é uma empresa referência na área de recursos humanos. Portanto, suas ações servem de referência para o estudo realizado para a Super Insumos. A Nestlé busca desenvolver suas metas desafiadoras pode meio do comprometimento de seus colaboradores e para isso promove o crescimento profissional e um ambiente de trabalho inspirador. Além disso, a empresa busca promover o desenvolvimento profissional, oferecer qualidade de vida aos colaboradores e benefícios adequados, diferenciados e competitivos. A empresa busca sempre se atualizar sobre a tendências para a retenção e atração de talentos, de forma que consiga se adaptar rapidamente e realizar práticas atrativas para todas as gerações. A Nestlé possui alguns programas e várias políticas direcionadas aos colaboradores, como flexibilização da política salarial para promoções e contratações, ônibus fretado para 100% da empresa, o Flex Time (horário de entrada flexível para colaboradores da cidade de São Paulo) e Home Office para gestores de São Paulo uma vez por semana. Possui licença maternidade de seis meses e 20 dias de licença paternidade. A empresa ainda possui o Programa de Qualidade de Vida baseado em três pilares – informação/ ampliação de conhecimento, estabelecimento de metas de melhoria pessoal e autogerenciamento, demonstrando preocupação com os melhores benefícios para seus colaboradores. A empresa possui incentivo aos estudos, como MBA e curso de língua e também um extenso programa de treinamentos. Seu programa de treinamentos, além de oferecer plataforma online, realiza preparação profissional para colaboradores mapeados para crescimento, antecipando o desenvolvimento de competências necessárias para o próximo cargo. A Nestlé possui programas corporativos e internos que priorizam a qualidade de vida, como o Short Friday e o Home Office já citado. Além disso, valorizam um ambiente com diálogo aberto e transparente para tornar o ambiente prazeroso e de maior satisfação.
A Brandili é uma empresa de moda infantil de 1,7 mil colaboradores localizada em Santa Catarina. Essa empresa instituiu o programa “Valeu!” que buca incentivar a troca de elogios por ações positivas realizadas no ambiente de trabalho. Esse programa procura melhorara o clima organizacional promovendo elogios de forma horizontal e não apenas verticalmente. Após implantado o programa na empresa, houve mudança no comportamento dos colaboradores, que buscam se esforçar mais para receberem os elogios e também houve redução de demissões, que pode estar relacionado com o programa, uma vez que tende a aumentar o desempenho dos colaboradores. O programa “Valeu!” ocorre da seguinte forma: a cada dois meses todos os colaboradores da empresa recebem uma raspadinha que contém um valor da empresa. Nessa raspadinha o colaborador coloca o nome do funcionário que se destaca pela execução desse valor, com ações relacionadas plausíveis dessa eleição. Dessa forma, os votos são computados e um ranking é realizado dentro da empresa. Além disso, os funcionários eleitos recebem o reconhecimento da diretoria.
A Algar é uma empresa de telecomunicações fundada em 1930 e possui como propósito e visão da ação de “gente servindo gente”. Na empresa os colaboradores são chamados de associados e a empresa é toda estruturada na ideia de colaboração. Os colaboradores são chamados de tal forma para que se sintam como fundadores e donos do negócio. A empresa possui canal aberto com a presidência, qualquer colaborador pode marcar um horário para conversar com o presidente da empresa. Existe ainda o programa “Fale com o Presidente” trimestralmente e a “Conversa Cultural” que ocorre duas vezes ao ano em que todos têm acesso a livres perguntas. Algar possui dois modelos de participação dos resultados, um anual e outro semestral, além dos programas de reconhecimento com remuneração. Outra grande preocupação da empresa é o aperfeiçoamento profissional, orçando R$ 6 milhões para treinamentos em todos os níveis. Estudos recentes realizados pela Universidade da Califórnia, em Riverside, mostram que quando os trabalhores encontram-se realizados são cerca de 31% mais produtivos. Além disso, estudos realizados com 1,2 mil trabalhadores, demonstraram que aqueles com alta avaliação em bem-estar e qualidade de vida possuíam desempenho 27% superior àqueles com índices menores.
Atualmente, A Super Insumos não possui um programa de valorização dos seus colaboradores, por esse motivo, algumas das ações realizadas pelas empresas citadas podem ser adequadas para sua realidade na busca de maior satisfação e motivação de seus funcionários. A Super Insumos deve devenvolver metas para os colaboradores com programa de incentivo, elaboração de um programa de benefícios, incentivo aos estudos, programa de treinamentos, trabalhar a ideia de estrutura de colaboração e programa de incentivos. Por outro lado, ações de abertura para home office e horário flexível como algumas empresas apresentaram precisarão de maior amadurecimento da empresa e colaboradores como um todo para serem implantados. Um programa de metas com incentivos faz com que os colaboradores passem a observar mais os números da empresa e se preocuparem com os resultados. O programa pode ser realizado com a participação dos lucros ligados às metas e com o uso de possíveis bônus para números melhores. A Super Insumos pode realiza um programa que incentive os colaboradores a estudares, colaborando com bolsas ou realizando parceirias com escolas profissionalizandos ou de idiomas para que os colaboradores tenham que investir menos no curso. Além disso, a empresa deve designar parte do orçamento para capacitação e treinamento do pessoal, como o exemplo da Nestlé, para o engajamento e incentivo do colaborador, a capacitação antecipada para ocupação de cargo no futuro é motivador e ao mesmo tempo enriquecedor para a empresa, pois terá funcionários cada vez mais preparados para a execução de trabalhos complexos. A empresa deve criar um programa de incentivos, conforme a empresa Brandili, pois a ação que ocorre na empresa motiva as pessoas a serem mais solidárias e colaborativas. A Super Insumos pode realizar um estudo para elaborar um programa que possua o mesmo tipo de iniciativa e com premiações Além das ações citadas, a Super Insumos pode trabalhar com a ideia de estrutura colaborativa, conforme demonstrado pela Algar Telecom. A empresa pode aos poucos criar ações como “liderança sem mesa” para que o ambiente seja conjunto e todos sintam-se em uma empresa mais horizontal, realizar workshops com o presidente e trabalhar a ideias de horizontalidade desde os níveis de gestão mais baixo aos maiores para então realizar um bate papo com o presidente. Essas são ideias de ações que a empresa Super Insumos podem realizar a partir de atividades realizadas pela Nestlé, Brandili e Algar Telecom. A seguir um plano de ação para execução dessas atividades ser Plano de Ação Tabela 2 – Plano de ação para área de RH
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