A GESTÃO DE CUSTOS EM PROJETOS

GESTÃO DE CUSTOS EM PROJETOS

Estudo de caso N1

No estudo de caso, foi apresentada uma situação em que o gestor de projetos se deparou com o gerenciamento inadequado do custo do projeto de lançamento da cadeira. Alguns problemas foram considerados críticos, sob o ponto de vista desse gestor: (1º) Problema na estimativa dos custos dos projetos, com valores subestimados; (2º) Falha na comunicação entre os setores envolvidos com o projeto, pois cada setor trabalha de forma isolada, sem compartilhar as informações dos projetos anteriores, o que poderia servir como aprendizado e (3º) Previsões de vendas não representavam a realidade e, sim, um cenário ideal, que era definido pelo setor de marketing da empresa como meta a ser atingida.  

Com base nessa situação-problema, de que forma você, no papel do gestor desse projeto, conduziria essa situação? Quais outros métodos de análise de investimento você usaria para auxiliar a tomada de decisão?    

A cultura e o estilo de uma empresa afetam diretamente como ela conduz os projetos; percebendo que método atual de fabricação e vendas de seu novo lançamento uma empresa moveleira decide contratar um gerente de projetos para vencer tres desafios no lançamento de sua nova cadeira: previsão de custo mais acertivo, melhoria da comunicação e melhor previsibilidade das vendas.

Para aumentar a acertividade da previsão de custos, o novo gestor deve substituir o método de estimativa de custos de maneira análoga, que estava sendo utilizado em modelos anteriores e mostrava valores subestimados, por uma metodologia “ bottom up” onde todos os serviços e etapas do projetos devem aparecer de forma bem detalhada e precisa, contendo duração e os custos de cada item. Além disso, para otimizar o processo produtivo e minimizar o impacto do acréscimo de 15% ao ano, seria adotado re-engenharia de valores, utilizando-se uma análise do produtos da cadeira e seria proposto uma troca dos materiais e revestimentos por outros similares de forma a simplicar o produto porém com mínimo impacto o design e qualidade final.

Alternativamente, caso não seja viável a mudança para a metodologia “bottom up”, recomenda-se que o novo gestor ao menos incorpore nos orçamentos o impacto anual de 15%, melhorando sua estimativa.

Visando melhorar o fluxo da informação entre os times, o gestor passaria a utilizar boas metologias baseadas no PMBOK de comunicação eficiente, tanto lateral como verticalmente, conforme apresentado na figura abaixo:

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Utilizando-se de ferramentas para que seus “funcionários compreendam sua estrutura organizacional e seus papeis e responsabilidades na empresa e no projeto” (Gestão de Projetos: As Melhores Práticas, 4th Edition / Harold Kerzner), a exemplo de AutoDoc, Sadp para controle de projetos de engenharia ou Oracle como plataforma de custos.  

Finalmente, o terceiro item, as previsões de vendas que eram baseadas em um cenário otimista devem ser revistas. O gestor deve solicitar ao departamento de marketing uma previsão de três cenários (otimista, provável e pessimista) e utilizar o cenário provável como base para a análise financeira. Caso este setor não disponibilize os três cenários, o gestor deveria usar um deflator, baseado nos erros passados das estimativas, sob cenário otimista.

Ainda como item de grande relevância, o gestor passaria a criar modelos de base a serem seguidos pela empresa em projetos similares, mantendo especificações iniciais para os futuros projetos levando em consideração as lições apreendidas em cada fase.