ARQUITECTURA DA GESTÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO FINANCEIRA

Introdução

Nos dias atuais todas as empresas, para obterem o retorno almejado e se manterem no mercado, necessitam de controles eficientes para que os gestores possam estar a par do que está acontecendo, podendo assim, tomar suas decisões em momento oportuno.

A Contabilidade gerencial pode ser definida como o processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação, e comunicação de informação (tanto financeira como operacional) utilizada pela administração para planejamento, avaliação e controle dentro da organização e para assegurar o uso e a responsabilidade sobre seus recursos.

O atual foco das pesquisas sobre a missão das entidades empresariais está centrado no conceito de criação de valor, associando dentro do mesmo escopo o processo de informação gerado pela Contabilidade para que as entidades cumpram adequadamente sua missão.

ARQUITETURA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL GERENCIAL

A informação contábil precisa atender primariamente a dois pressupostos básicos, para que tenha validade integral no processo de gestão administrativa: necessidade da informação e planejamento e controle. A informação deve ser desejada, para ser necessária. Para ser necessária, deve ser útil. É determinada pelos usuários finais dessa informação, por seus consumidores, para atender aos usuários e consumidores e não para atender aos contadores. O contador gerencial deve fazer um estudo básico das necessidades de informações a partir das decisões-chave que serão tomadas baseadas no sistema de informação contábil gerencial.

O sistema de informação contábil deve ter apoio da alta administração da companhia e, por conseguinte, a necessidade tem que ser sentida pela mesma (retaguarda). Necessidade da informação, aliada ao respaldo ao contador e a seu sistema, é o elemento vital para o sucesso de um sistema de informação contábil. Caso esses conceitos de utilidade e necessidade da informação contábil não estejam imediatamente presentes no ambiente da cúpula administrativa da entidade, é tarefa do contador fazer nascer e crescer essa mentalidade gerencial. Para isso, é necessário apenas o conhecimento profundo da Ciência Contábil e de seu papel informativo-gerencial.

O sistema de informação gerencial exige planejamento para produção dos relatórios, para atender plenamente aos usuários. É necessário saber o conhecimento contábil de todos os usuários, e construir relatórios com enfoques diferentes para os diferentes níveis de usuários. Dessa forma, será possível efetuar o controle posterior. Só poderá ser controlado aquilo que é aceito e entendido. Além disso, se o sistema de informações gerenciais (SIG) não for atualizado periodicamente, poderá ficar numa situação de descrédito perante seus usuários. O sistema de Informação Contábil deve produzir informações que possam atender aos seguintes aspectos: Níveis empresariais, Ciclo administrativo, Nível de estruturação da informação, Nível de Estruturação, Nível Empresarial Ciclo Administrativo da informação.

FUNDAMENTOS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL

Três pontos são fundamentais para que um sistema de informação contábil tenha validade perene dentro de uma entidade. São os seguintes: operacionalidade, integração e custo da informação.

Operacionalidade; O fundamento da operacionalidade significa que todos os que trabalham com a informação contábil devem saber e sentir que estão operando com dados reais, significativos, práticos e objetivos; conseguidos, armazenados e processados de forma prática e objetiva. Com isso, tem-se uma utilização gerencial, ou seja, uma utilização prática e objetiva, que significa utilização dentro das operações. São sinais de operacionalidade informativa: relatórios práticos e objetivos; ou seja, relatórios necessários para quem os utiliza e entendidos por quem os utiliza. São características básicas de operacionalidade: relatórios concisos, elaborados de acordo com as necessidades do usuário, coletados de informações objetivas e de imediato entendimento pelo usuário, que não permitam uma única dúvida sequer, ou possibilitem pergunta indicando falta de alguma informação do objeto do relatório, apresentação visual e manipulação adequada.

Integração e Navegabilidade dos Dados; Consideramos um sistema de informação contábil como integrado quando todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação contábil estejam abrangidas por um único sistema de informação contábil. Todos devem utilizar-se de um mesmo e único sistema de informação. O que caracteriza um sistema de informação contábil integrado é a "navegabilidade" dos dados. A partir do momento em que um dado é coletado (e ele só será coletado pelo sistema se for um dado operacional), este deverá ser utilizado em todos os segmentos do sistema de informação contábil.

Custo de Informação; O fundamento do custo de informação faz parte dos princípios básicos de contabilidade, razão por que não nos alongaremos sobre esse aspecto. O sistema de informação contábil deve ser analisado na relação custo-benefício para a empresa. O SIG deve apresentar uma situação de custo abaixo dos benefícios que proporciona à empresa. Com a incorporação definitiva dos recursos computacionais, de macro e microinformática, na administração das empresas, entendemos em qualquer entidade, de microempresa a grandes corporações, tem condições de manter um sistema contábil de informação. Apenas cabe ao contador fazê-lo gerencial.

ABRANGÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Um sistema de informação contábil gerencial tem necessariamente que abranger todas as áreas de contabilidade de que se vale o conceito de contabilidade gerencial. Além disso, o sistema tem que incorporar todos os dados quantitativos necessários para mensuração e análise concatenada das informações com o movimento operacional da empresa.

O sistema deve também prover todos os meios para trabalhar a informação em seus aspectos de informação passada, informação presente, informação passada atualizada e informação futura, com análises percentuais. Ainda os números devem apresentar a situação atual, bem como outros aspectos, entre os quais podem ser citados: o período anterior; o mesmo período no ano (exercício) anterior; e a situação desejada. Os números devem sempre apresentar