A Auditoria

No exame de um grande restaurante, em que todos os clientes pagam suas contas a uma única caixa, é verificado que ela também prepara e faz depósitos diários no banco. A funcionária entrega a cópia de cada recibo de depósito ao contador, para que ele possa realizar os registros diários dos recebimentos.

Indique os procedimentos de auditoria que você aplicaria nesse caso, de modo a auxiliar a administração da empresa a aprimorar as práticas atuais e controlar (ou evitar) o risco de perda.

Princípios básicos de controles internos mais notórios são os seguintes:

        Responsabilidades;

        Segregação de funções;

        Ciclo operacional definido adequadamente;

        Recursos humanos;

        Rodízio de empregados.

No quadro a seguir temos alguns detalhamentos do programa de auditoria:

 

Para realizar estes testes, o auditor utiliza os programas de auditoria ou programas de trabalho. O programa de auditoria é o plano de ação que serve como guia e controle do exame. O programa de auditoria descreve os passos e a extensão do trabalho, proporcionando aos auditores um método organizado para administrar e evidenciar os procedimentos, através dos quais a auditoria é conduzida.

A elaboração de controles internos serve para evitar o abuso de poder, o erro, a fraude e principalmente, a ineficiência, são fundamentais para que as entidades resguardem os seus ativos, assegurem a fidelidade e integridade dos registros, demonstrações, informações e relatórios contábeis, conheçam efetivamente a realidade da entidade, estabeleçam e conheçam quais os seus compromissos com a gestão, orientem e estimulem a organização estrutural e funcional, comuniquem as diretrizes administrativas, onde o controle interno serve como facilitador para o trabalho do auditor.

De acordo com Gomes e Salas (1999, p.13),

Também como sugestão, para complementar os testes de transações e saldos, o auditor efetua os testes de revisão analítica, atentando para possíveis tendências anunciadas pela aplicação deste procedimento. Nos testes analíticos o auditor deve comparar montantes registrados, identificar e fundamentar, através de explicações, as diferenças que ultrapassem os limites, efetuarem análises e questionamentos e examinar, se necessário, os documentos que dão suporte a esta análise.

É importante ressaltar que de nada vale possuir um controle interno de procedimentos e processos, sem manter colaboradores comprometidos e integrados com as finalidades da empresa. A parte essencial para controles efetivamente corretos, está na implementação dos mesmos com excelência, evitando surpresas no instante que as informações são transmitidas para a contabilidade.

Situação 2

É comum a Industria Mecânica Joaquim S/A enviar faturas recebida de fornecedores diretamente aos chefes dos respectivos departamentos para sua aprovação. Depois de aprovadas, as faturas são enviadas ao departamento Contábil para pagamento.

Identificar o problema de auditoria presente no caso descrito e recomendar medidas de verificação para soluciona-lo.

Para esta situação aplica-se o teste de observância, que conforme a Norma Brasileira de Contabilidade – NBC T 11, de 17/12/1997 emanada pelo Conselho Federal de Contabilidade, em seu item 11.1.2.2, descreve que “os testes de observância visam à obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela administração estão em efetivo funcionamento e cumprimento”.

Para que uma empresa tenha um bom sistema de controle interno, é necessário que as seguintes funções básicas sejam realizadas de maneira eficaz:

        Autorização;

        Execução;

        Registro das transações;

        Contabilização dos ativos resultantes.

O procedimento mais adequado em compras de serviços ou de produtos é que o departamento que necessite de algo faça uma solicitação formal, preferencialmente via requisição sistêmica, para o Departamento de Suprimentos.

Ao realizar uma compra, a unidade de compra deve emitir um documento e as suas respectivas vias, que terão a seguinte destinação:

        Fornecedor;

        Armazém ou almoxarifado;

        Contas a pagar;

        Financeiro

        Compras.

Como sugestão para este processo também se pode aplicar os testes de compreensão e observância.

Os testes de compreensão são um processo técnico de obtenção de informações relativas ao funcionamento da organização e aos procedimentos estabelecidos para a realização das transações. É realizado para conhecer, detalhadamente, o funcionamento do sistema de controles internos.

Os testes de observância funcionam como uma comprovação daquilo que o auditor tomou conhecimento na fase anterior, quando realizou os testes de compreensão.

Avalia-se o resultado dos testes analíticos, por meio de fatores quantitativos e qualitativos, em todos os erros monetários materiais detectados. Através deste o auditor também conclui se o alcance da auditoria foi suficiente e se as demonstrações contábeis não estão materialmente incorretas.

Com esse procedimento de requisição, cotação, aprovação do pedido de compra com alçadas, conferência física dos estoques e registro da nota fiscal, seria uma das formas que reduziria os riscos da empresa de haver erros ou fraudes.

Situação 3

Durante a execução do seu exame de auditoria, você nota certos pagamentos debitados a despesas de promoção. Os valores são imateriais e constantes. Não há informações detalhadas, mas, os comprovantes foram aprovados pelo Presidente. Os créditos bancários são emitidos e assinados pelo Tesoureiro Assistente e endossados em seguida pelo Tesoureiro. Não há assinatura de outro Diretor. Os Administradores se recusam a fornecer qualquer outro tipo de informação.

Informe o procedimento que você utilizaria nesse caso como Auditor independente. Além disse, avalie se a prática vigente tem algum reflexo na opinião do Auditor independente.

Os objetivos do auditor independente, onde a entidade tenha a função de auditoria interna e ele espera utilizar o trabalho dessa função para modificar a natureza, a época ou para reduzir a extensão dos procedimentos de auditoria a serem diretamente executados pelo próprio auditor independente, inclusive quando ele pretende obter assistência direta dos auditores internos são:

        Determinar se o trabalho da auditoria interna ou se a assistência direta dos auditores internos pode ser utilizado e, em caso positivo, em quais áreas e em que extensão;