A Comunicação na empresa

A COMUNICAÇÃO NA EMPRESA

As organizações só se tornam viáveis quando possuem meios apropriados para adquirir informações a respeito de si mesmas e de seu ambiente. E subsistem quando há comunicação interna e externa bem estabelecida. Seus objetivos e metas são cumpridos á medida que os processos eficientes de comunicação as impulsionam na direção do que foi previamente estabelecido.

PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS

Há vários fatores que impedem a eficácia de uma mensagem.

Da parte do emissor podem ser considerados:

* Incapacidade verbal, oral ou escrita para expor o próprio pensamento.

* Falta de coerência entre os diversos fragmentos de frases ou de pensamento.

* Intromissão de opiniões, juízos e valores quando somente os fatos podem gerar soluções.

* Uso de termos técnicos desconhecidos do receptor.

* Imprecisão vocabular ou uso de frases longas para impressionar o leitor.

* Acúmulo de pormenores irrelevantes.

* Excesso de adjetivos e advérbios e de frases feitas, clichês.

Da parte do receptor são empecilhos da comunicação:

* Nível de conhecimento insuficiente para a compreensão da mensagem.

* Falta de experiência.

* Ausência de atenção (distração).

* Falta de disposição para entender.

As habilidades técnicas para aprimorar a comunicação empresarial envolvem respostas às seguintes questões:

* Como transmitir informações?

* Como instruir?

* Como ser breve e claro?

Cartas comerciais: Técnicas de Elaboração

Conceito: Carta é um documento destinado ao público externo e serve como cartão de visita da empresa, uma vez que leva a imagem da companhia a clientes, fornecedores e autoridades.

⦁ Defeitos dos textos Comerciais

1. Ruídos -prejudicam a clareza de um texto e a eficácia da mensagem, tais como pressa e falta de atenção que geram o uso de palavras imprecisas e acúmulo de adjetivos.

Ex: casualmente, circunstância, conjuntura atual, com referência a, de acordo com, efetivamente, eventualmente, mui respeitosamente, ao mesmo tempo, via de regra, verdadeiro caos, lacuna preenchida, motivo de ordem superior...

2. Estrangeirismos (palavras estrangeiras); advérbios, adjetivos, conjunções desnecessárias.

Ex: *O diretor não estará na empresa hoje, porque se encontra doente.

-O diretor não estará hoje na empresa. Ele está doente.

3. Acúmulo de gerúndios, particípios, tempos compostos, voz passiva. Evite-se iniciar frases com “sendo”...

Ex: *Sendo aprovado na entrevista, será contratado.

-Se for aprovado na entrevista, será contratado.

4. Gírias e expressões como “hein, sei, ta, aí, então, sabe como é”.

5. Laconismo é fonte de equívocos, ambigüidades, incompreensão; daí ordens mal executadas, discussões que seriam evitadas com o uso de palavras precisas e na quantidade adequada.

6. Linguagem prolixa, com pleonasmos, redundâncias, figuras de linguagem...

⦁ Outros obstáculos ao entendimento de uma mensagem

⦁ A confusão que se faz entre fato e opinião.

Ex: A secretária digitou errado o relatório porque estava desatenta. (opinião)

A secretária Íris de Almeida digitou o relatório de vendas de março de 2008. O relatório apresenta 10 erros de ortografia. (fato)

2. A confusão que se faz entre indícios e observações apuradas.

Ex: Se o relatório apresenta erros de digitação é porque foi a Íris de Almeida que o digitou. (indício)

O relatório de vendas de março apresenta erros de ortografia. As indicações do profissional que o digitou são I.A que correspondem a Íris de Almeida.

3. A tendência a ver só semelhanças e não diferenças, ou a visão preconceituosa dos fatos.

Ex: Secretárias auxiliares são assim mesmo. (preconceito)

Secretárias sem curso superior de secretariado executivo encontram dificuldades nas atividades de uma empresa moderna. (sem preconceito)

4. A polarização que se identifica como tendência de reconhecer apenas os extremos, negligenciando posições intermediárias.

Ex: Os protestantes são fanáticos.

Os católicos são fariseus.

Os advogados são exploradores.

5. A falsa identidade baseada em palavras, que é conseqüência de falsos silogismos, de raciocínios apressados ou falaciosos.

Ex: