AS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS

FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS: Criação/Produção - Define normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite. Papel do arquivista: conselheiro, consultor na elaboração de manuais de produção de documentos. Pré-requisitos: conhecimento da instituição, das tecnologias disponíveis e dos tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição. Avaliação - Define prazos de guarda e destinação (eliminação/preservação permanente). Papel do arquivista: participação nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), elaboração e aplicação da Tabela de Temporalidade. Pré-requisitos: conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa, sua missão, objetivos e atividades geradoras de documentos. Aquisição - Contempla a entrada do documento nos arquivos corrente, intermediário e permanente. Refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo. É função mais evidente nos arquivos permanentes, abrange doação, dação (em troca de dívida) etc., depósito e empréstimo sob a custódia temporária. Papel do arquivista: estabelecer regras para assegurar que o acervo é completo, confiável e autêntico. Conservação/Preservação - Objetivo: manutenção da integridade física e/ou lógica do documento. Papel do arquivista: estudar os suportes diversos e suas fragilidades e definir políticas de preservação. Pré-requisitos: conhecimento acerca das diversas técnicas de preservação de papel, vinil, CD-ROM, negativos fotográficos, fitas magnéticas, microformas, etc. Classificação - Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações da instituição acumuladora. Papel do arquivista: elaborar um plano que reflita a estrutura organizacional e que facilite o acesso aos documentos produzidos pela instituição. Pré-requisitos: autorização expressa da direção da instituição e ter acesso aos processos de trabalho, dossiês e documentos (atas, relatórios, projetos etc.). Atividade-fim: É aquela que caracteriza o objetivo principal da empresa a sua empreendimento. Normalmente expresso no contrato social. Atividade-meio - É aquela que não é inerente ao objetivo principal da empresa, trata-se de serviço necessário, mas que não tem relação direta com a atividade principal da empresa, ou seja, é um serviço não essencial. Descrição - Ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento. Processo que estabelece pontos de acesso para facilitar a recuperação do documento. Papel do arquivista: atribuir, com base no documento, os pontos de acesso de acordo com as necessidades do usuário. Pré-requisitos: conhecimento da ISO 5489-1: 2001 (p. 3) que define a indexação; e da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). Difusão/Acesso - Implica na difusão de práticas voltada ao acesso das informações armazenadas: Difusão dos manuais de gestão; Difusão do plano de classificação e tabela de temporalidade; Difusão da legislação e das normas internas; Difusão das normas de atendimento ao usuário etc. Catálogo: Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos. Guia: Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. Inventário: Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.

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