O Manual de Autos Findos

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MANUAL DA GESTÃO

AUTOS FINDOS

Brasília, fevereiro de 2009

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Índice

Gestão Documental fora dos arquivos....................................................................................2

Distribuição.............................................................................................................................2

Varas.......................................................................................................................................2

Gestão nas unidades arquivísticas...........................................................................................3

Procedimentos Preliminares....................................................................................................3

Procedimentos de Eliminação.................................................................................................3

1.         Formação de processo administrativo..............................................................................3

2.         Estratégia de eliminação        3

3.         Triagem – Fase I do fluxo (anexo II da Res nº 23/2008 - CJF)        3

4.         Aplicação da Tabela de Temporalidade (anexo I Res nº 23/2008 - CJF) – Fase II do Fluxo................................................................................................................................4

5.         Verificação de pendências conforme lista do anexo IV da Res nº 23/2008 - CJF...........6

6.         Fase III: Aplicação do Plano Amostral (anexo III da Resolução nº 23/2008 – CJF ) ao conjunto de processos, após o transcurso do prazo determinado na Tabela (anexo I).....6

7.         Fase IV “Análise final casuística dos processos selecionados para eliminação pela Comissão Permanente de Avaliação Documental de cada instituição da Justiça Federal”............................................................................................................................7

8.         Publicação do edital.        7

Gestão Documental fora dos arquivos

A gestão documental dos documentos judiciais começa ainda fora dos arquivos. Todas unidades da Justiça Federal participam e cooperam para o processo de gestão proporcionando um arquivamento inteligente ao final do seu curso.

Distribuição

Quando uma petição nova é protocolada, cabe à Distribuição classificá-la por classe e assunto, de acordo com as Tabelas Únicas de Classe e Assunto instituídas pelo Conselho da Justiça Federal (Resolução nº 24/CJF de 18/09/2008, publicada em 19/09/2008). Neste momento, já é possível saber a destinação final de alguns processos, pois o artigo 8º, §1º, e estabelece as classes e os assuntos de guarda permanente.

        O ideal é que haja uma etiqueta com a indicação “Guarda Permanente” que deve ser fixada na capa do processo cuja petição se enquadrar nos critérios do artigo 8º, §1º, e.[pic 3]

Varas

Nas Varas, a sistematização do procedimento de “arquivamento inteligente” dá-se através da Lista de verificação de pendências processuais impeditivas da baixa definitiva de processos (anexo IV da Res. nº 23/2008 - CJF). As irregularidades que figuram nesta lista envolvem, em geral, omissões no cumprimento de atos processuais ocasionando um impedimento à baixa do processo. Esta checagem deve ser realizada, preferencialmente, logo após o trânsito em julgado da decisão e execução ou cumprimento da sentença antes de enviar ao arquivo. Tal procedimento justifica-se tendo em vista a necessidade de um planejamento prospectivo da gestão documental, considerando a destinação final dos documentos, conforme estipulados em seus prazos de guarda.

        Endomarketing: todos os servidores são atores da gestão, por isso é importante que haja interatividade entre as áreas administrativa e judiciária,[pic 4]

Gestão nas unidades arquivísticas

A gestão nas unidades arquivísticas começa com o acervo acumulado. Sabe-se que a quantidade de processos é muito grande e que, muitas vezes, esse acervo é guardado de um modo inadequado. Por isso propomos o seguinte passo-a-passo:

Procedimentos Preliminares

1. A primeira providência é fazer um levantamento e diagnóstico do acervo documental a ser analisado nas subseções;
2. O segundo passo é desenvolver um sistema de movimentação processual adequado à gestão documental, prevendo suas fases (Anexo 3 – fases da gestão documental. 
3. Após a realização do diagnóstico, pode-se passar à organização do acervo, segundo uma lógica que facilite a gestão. Muitos arquivos organizam seu acervo por varas quando o ideal seria organizar por ano de arquivamento, matéria (penal ou cível) ou classe. Com isso já se está fazendo uma seleção do arquivo permanente. Nesse estágio, já se pode identificar e separar as classes/matérias permanentes, bem como aqueles abarcados pelo corte cronológico.
4. Antes de iniciar os procedimentos de eliminação convém fazer uma comunicação à OAB e demais entidades federais tais como AGU, Fazenda, autarquias federais etc de que a partir desse momento a Justiça Federal inicia seu processo de gestão documental para guarda e eliminação de autos judiciais e informando que os processos a serem eliminados serão publicados na página da respectiva Seção ou TRF. Essa comunicação só deve ser feita uma única vez.

 Procedimentos de Eliminação

1.         Formação de processo administrativo

Este processo servirá para registrar os procedimentos concernentes à gestão documental. Dele devem constar as portarias, atas de reuniões e relatórios que descrevam todos os passos adotados, correspondências referentes às providências e decisões essenciais da gestão, como por exemplo a escolha das classes a serem trabalhadas, ofícios, trabalhos desenvolvidos pelos servidores, lista dos processos com problemas ou pendências descobertos ao longo do processo de gestão e as providências tomadas etc.