A arte de administrar projetos

1 A arte de administrar projetos

A administração de um projeto é o processo de tomar decisões para realizar atividades temporárias, com o objetivo de fornecer um resultado. O resultado é uma combinação de produto físico, informações e eventos. Os projetos variam muito em termos de finalidade, complexidade e volume de recursos empregados. Apesar das variações, os princípios de administração que devem utilizar são sempre os mesmos:

 A administração de projetos é uma técnica (ou conjunto de técnicas) que se aplica a determinadas situações, nas quais há um resultado a ser alcançado dentro de restrições de tempo e custo.

 A aplicação das técnicas da administração de projetos depende tanto da natureza intrínseca da situação quanto da escolha consciente: projeto é uma atividade que alguém decide que é projeto.

 A tarefa básica da administração de projetos é assegurar a orientação do esforço para o resultado. Controlar custos, prazos e riscos é condição básica para isso.

1.2 Breve história da administração de projetos

A história das organizações e da administração começa com os projetos.

No terceiro milênio antes de Cristo, a construção da grande pirâmide de Quéops exigiu a aplicação de enormes conhecimentos técnicos e gerenciais. A pirâmide, com altura original de 146.5 metros e 230 metros em cada um dos lados, foi construída com 2.300.000 blocos todos os dias. Seria uma obra complexa e difícil no terceiro milênio depois de Cristo, com caminhões, guindastes, tratores e computadores.

Os romanos, depois deles, foram grandes organizadores, engenheiros e gerentes de projetos, para dizer o mínimo. Grandes residências, templos, cidades, estradas, portos, pontes, sistemas de fornecimento de água e de saneamento básico, piscinas aquecidas – de tudo isso os romanos dispunham há dois mil anos. Os romanos inventaram o cimento e o concreto e o usaram abundantemente. Suas obras, assim como as pirâmides, podem ser apreciadas até hoje – por exemplo, o Coliseu, na cidade de Verona, é usada até hoje para sua finalidade original. Como casa de espetáculos. Assim como ocorreu com os egípcios, poucos dos conhecimentos gerenciais dos romanos foram explicitados e deixados para a posteridade. Os conhecimentos técnicos. No entanto, passaram de uma geração e civilização para outra.

Contando-se o tempo desde os egípcios, a construção civil e naval são áreas de aplicação de administração de projetos com cinco mil anos de tradição. Isso significa que as estimativas de custos e prazos, em funções de determinadas especificações, são relativamente fáceis de fazer.

A primeira ferramenta moderna da administração de projetos é o cronograma inventado por Henry Gantt, usado para construção de navios na Primeira Guerra Mundial. Influenciado pelas ideias de Taylor, Gantt dividiu o trabalho de construção naval em tarefas menores e as representou em um gráfico (o gráfico de Gantt) por meios de barras e marcos – que mostram a duração ou as datas de inicio e termino de cada uma. Essa técnica simples imprimiu grande influencia às funções de planejamento e controle e permitiu que navios de guerra em grande quantidade fossem construídos em pouco tempo. O gráfico de Gantt permaneceu inalterado até os anos 60, quando foram acrescentados refinamentos como linhas para indicar dependências, folgas entre atividades e o caminho crítico. No entanto a ideia básica de Gantt permanece inalterada.

2 Processo de administrar um projeto

Administração, gerenciamento, gestão e management são palavras de origem latina, assim como projeto, que tem o mesmo significado: tomar decisões sobre a utilização de recursos para realizar objetivos. Administrar um projeto é um processo dinâmico, que compreende cinco processos principais interligados, acionados com o surgimento da ideia e o esclarecimento das necessidades: planejamento, organização, execução e controle, e encerramento.

Principais processos da administração de um projeto.

2.1 Planejamento

O processo de planejar (ou preparar) um projeto começa com um problema ou necessidade que determina a decisão de iniciar o projeto. Uma visão do futuro, com o problema resolvido ou a oportunidade aproveitada, dá impulso à decisão. A missão desse projeto é construir esse futuro. O processo de planejamento compreende, em seguida, o esclarecimento do problema ou oportunidade e a previsão de prazos, necessidades de recursos, custos e outras variáveis dos projetos.

2.2 Organização

Organização é o processo de dispor os recursos em uma estrutura para permitir a realização da missão e das metas do projeto. O processo de organizar um projeto consiste na montagem e estruturação de equipes e sua alocação dentro de departamentos permanentes,quando o projeto é realizado dentro de uma organização. O processo de organizar um projeto começa com a designação de um gerente de projeto.

2.3 Execução

O processo de execução consiste em realizar atividades planejadas, por meio da aplicação de energia física, intelectual e social. Liderar pessoas e acompanhar a realização de suas atividades são os processos principais dentro do processo de execução.

2.4 Controle

O processo de controle procura assegurar a realização de objetivos. Controlar é o processo de comparar as previsões com o desempenho real e implementar ações de reforço ou correção. O processo de controle compreende as seguintes ações, entre outras: avaliar o desempenho das pessoas, acompanhar os prazos e custos da realização das atividades, verificar se as entregas dos fornecedores correspondem aos contratos e avaliar a qualidade dos produtos.

2.5 Encerramento

O processo de encerrar um projeto consiste em entregar ou apresentar o produto e, eventualmente, transferi-lo para um processo produtivo ou operacional. é o que ocorre quando um protótipo se transforma em um item de fabricação seriada ou quando um novo sistema de informações entre em operação. Além disso, o encerramento compreende atividades de natureza administrativa, como o fechamento das contas e dos contratos, a desmobilização da equipe e o registro das lições aprendidas.

4 Roteiro Prático para a administração do projeto

Administrar um projeto significa planejar,organizar, executar e controlar as fases de seu ciclo de vida. Esses